Vanliga frågor

Här samlar vi svar på de vanligaste frågorna om systemet. Använd rubrikerna för att hitta rätt avsnitt.

Inloggning och konto

Hur loggar jag in? Gå till systemets webbadress och ange din e-postadress och lösenord. Kontorspersonal loggar in under fliken Användare, anställda som bara ska registrera tid via personalappen loggar in under fliken Personal.

Jag har glömt mitt lösenord -- vad gör jag? Klicka på Glömt lösenord? på inloggningssidan och ange din e-postadress. Du får ett mejl med en länk för att välja ett nytt lösenord. Du behöver alltså inte kontakta din administratör för att återställa lösenordet själv.

Hur byter jag lösenord? Gå till Inställningar > Användaruppgifter. Fyll i ditt nuvarande lösenord, skriv in det nya lösenordet och bekräfta det. Lösenordet ska vara minst 8 tecken och innehålla minst en stor bokstav, en liten bokstav och en siffra. Väljer du ett lösenord på 12 tecken eller fler räcker längden. Klicka SPARA.

Hur ändrar jag mina kontaktuppgifter? Gå till Inställningar > Användaruppgifter. Där kan du ändra förnamn, efternamn, e-post och mobilnummer. Klicka SPARA när du är klar.

Hur byter jag företag? Klicka på ditt namn uppe i högra hörnet och välj ett annat företag i listan. Denna funktion är bara tillgänglig om du har tillgång till flera företag.

Hur byter jag språk i systemet? Klicka på ditt namn uppe i högra hörnet och välj Språk i menyn. Du kan välja mellan svenska och engelska. Bytet sparas på ditt konto och gäller nästa gång du loggar in också.

Jag ser inte alla menyer -- varför? Vilka menyer du ser beror på din behörighetsroll. Det finns fyra roller: Administratör, Chef, Användare och Läsare. Kontakta din administratör om du behöver åtkomst till fler delar av systemet.

Användare och behörigheter

Hur lägger jag till en ny användare? Gå till Inställningar > Hantera användare (kräver administratörsbehörighet). Klicka Skapa ny användare, fyll i uppgifterna, välj roll och klicka Skapa användare. Detta skapar ett inloggningskonto -- om personen även ska finnas som anställd för tidrapportering behöver du också lägga upp en personalpost under Register > Personal (se nästa fråga).

Vad är skillnaden mellan att lägga till personal och att lägga till en användare? Det här är två olika säker som ofta blandas ihop:

• Register > Personal är information om en anställd som person -- namn, personnummer, lön, anställningstyp, adress. Används för tidrapporter, projektkostnader och löneunderlag. En personalpost kan finnas utan att personen kan logga in.
• Inställningar > Hantera användare är ett inloggningskonto med e-post, lösenord och behörighetsroll. Det styr vem som kan logga in i administrationssystemet och vad de får göra.

Vilken sida ska jag använda?

Vad är skillnaden mellan rollerna?

• Administratör -- full åtkomst till alla funktioner inklusive inställningar, användarhantering och Fortnox-koppling.
• Chef -- kan attestera tidrapporter, hantera personal och godkänna leverantörsfakturor.
• Användare -- standardroll för dagligt arbete. Kan registrera tid, skapa offerter och fakturor, arbeta med projekt.
• Läsare -- kan bara visa data, inte skapa eller redigera något.

Utöver dessa fyra finns även rollen Bokföringsbyrå, se nästa fråga.

Vad är rollen Bokföringsbyrå? Bokföringsbyrå är en roll för externa bokföringskonsulter. Den tilldelas inte via den vanliga rollistan när du skapar en användare, utan genom att klicka Bjud in bokföringsbyrå längst ned på Inställningar > Hantera användare (kräver administratörsbehörighet). Personen loggar in som vanligt men kommer bara åt en egen sida där de kan sätta bokföringskonto och momstyp per leverantör -- inga andra delar av systemet är synliga för rollen.

Hur inaktiverar jag en användare utan att ta bort den? Gå till Inställningar > Hantera användare. Klicka på krysscirkeln under Åtgärder för den användare du vill inaktivera. Bekräfta i dialogen. Användaren kan inte längre logga in men finns kvar i systemet och kan återaktiveras. Vill du istället ta bort användaren permanent klickar du på papperskorgsikonen bredvid -- det går inte att ångra.

Vad händer om jag har för många användare för mitt paket? Om du lägger till en användare som överskrider paketgränsen uppgraderas paketet automatiskt till nästa nivå. Du får ett meddelande som förklarar vilken paketändring som gjorts.

Kundfakturor

Vad betyder "förfallen" på en faktura? En förfallen faktura är en faktura där betalningsdatumet har passerat utan att full betalning mottagits. Förfallna fakturor markeras i rött.

Vad betyder "delbetald"? En delbetald faktura innebär att kunden har betalat en del av beloppet men inte hela. Resterande belopp visas under kvarstående. Statusen uppdateras automatiskt när betalningar importeras från Fortnox.

Vad är ROT-avdrag? ROT (Renovering, Ombyggnad, Tillbyggnad) är ett skatteavdrag för privatpersoner som anlitar hantverkare. När du skapar en kundfaktura med ROT-avdrag anger du kundens personnummer och avdragsbelopp. Systemet beräknar vad kunden ska betala och vad som begärs från Skatteverket. ROT-avdraget är 30 % av arbetskostnaden upp till ett maxbelopp per person och år.

Vad är RUT-avdrag? RUT (Rengöring, Underhåll, Tvätt) fungerar på samma sätt som ROT men gäller för hushållstjänster. Avdraget är 50 % av arbetskostnaden.

Vad är omvänd moms (reverse charge)? Omvänd moms innebär att köparen, inte säljaren, redovisar momsen. Det gäller vid försäljning av byggtjänster mellan två momsregistrerade företag i byggbranschen. På fakturan visas texten "Omvänd skattskyldighet" och momsen sätts till 0 %. Köparen redovisar både utgående och ingående moms i sin momsdeklaration.

Hur exporterar jag fakturor till Fortnox? Öppna fakturan och klicka EXPORTERA TILL FORTNOX. Fakturan skapas i Fortnox och får ett Fortnox-fakturanummer. Om du vill att betalningsstatus ska synkas tillbaka, använd HÄMTA BETALNINGAR under Inställningar > Fortnox.

Hur skickar jag en påminnelse? Öppna fakturan, gå till fliken PÅMINNELSER och klicka SKICKA PÅMINNELSE. På en förfallen faktura finns samma knapp direkt i verktygsraden, och på sidan Skickade kundfakturor kan du klicka på klockikonen på fakturans rad. I dialogen kontrollerar du mottagarens e-postadress, anger påminnelseavgift (förifylld med 60 kr) och eventuell dröjsmålsränta och kan skriva ett kort meddelande. Kunden får ett mejl med fakturan bifogad som PDF, och påminnelsen sparas under fakturans flik PÅMINNELSER. Påminnelser går att skicka på fakturor som är skickade, delbetalda eller förfallna och som har ett belopp kvar att betala. Varje påminnelse skickas manuellt -- systemet skickar inga påminnelser automatiskt.

Leverantörsfakturor

Hur registrerar jag en leverantörsfaktura? Gå till Inköp > Leverantörsfakturor och klicka Ny leverantörsfaktura. Välj leverantör, fyll i fakturanummer och belopp, och lägg till rader med konto och belopp. Du kan även ladda upp en PDF och använda automatisk tolkning.

Vad är godkännandeflödet för leverantörsfakturor? En leverantörsfaktura kan ha följande statusar: Nyinkommen (nyregistrerad eller inkommen via e-post), Godkänd (attesterad av behörig person, raderna låses), Ej godkänd (nekad, t.ex. vid fel eller reklamation), Exporterad och Bokförd (skickad respektive bokförd i Fortnox, fakturan är då helt låst) samt Makulerad. Bara en användare med rollen chef eller administratör kan godkänna och exportera en faktura -- vanliga användare kan öppna och fylla i fakturor men inte ändra status. Godkännandet går att ta bort igen (Ta bort godkännande) så länge fakturan inte har exporterats till Fortnox.

Vilket konto väljs automatiskt på nya rader? Systemet använder förvalda konton som du konfigurerar under Inställningar > Fortnox > Förvalda konton. Om leverantören har ett specifikt konto konfigurerat används det. Annars används det globala standardkontot. Om inget är konfigurerat måste du välja konto manuellt.

Hur tolkas leverantörsfakturor automatiskt? På sidan för en ny faktura kan du ladda upp en PDF och klicka Tolka faktura. Systemet analyserar dokumentet med AI och fyller i leverantör, fakturanummer, datum, belopp, moms och rader automatiskt -- du väljer själv om du vill använda de tolkade raderna. Varje tolkning kostar 3 kr från ditt kontosaldo. Under Inställningar > Leverantörsfakturor > Tolkning & Saldo kan du också slå på Tolka automatiskt, så tolkas fakturor som kommer in via e-post utan att du behöver klicka något själv. Aktuellt saldo och påfyllning hanterar du under Inställningar > Abonnemang.

Projekt och projektresultat

Hur tolkar jag projektresultatet? Hur resultatet räknas ut beror på projektets faktureringsmodell, som du väljer på projektet: Fastpris eller Löpande.

• Fastpris: Resultat = avtalat totalvärde − kostnad. Det avtalade totalvärdet är kontraktssumman plus värdet av eventuella godkända fasta ÄTA:or -- det spelar alltså ingen roll exakt hur mycket som hittills fakturerats, resultatet utgår från vad som är avtalat.
• Löpande: Resultat = fakturerat − kostnad, det vill säga summan av kundfakturor kopplade till projektet minus kostnaderna.

Kostnader inkluderar lönekostnader (från tidrapporter), materialkostnader och underentreprenörskostnader (från leverantörsfakturor) samt artikelkostnader. Resultat % visar resultatet i procent av kostnaden, inte av intäkten.

Vad är en arbetsorder? En arbetsorder är en deluppgift inom ett projekt. Du kan dela upp ett projekt i flera arbetsordrar för att organisera arbetet och följa kostnader per delmoment. Tidrapporter kopplas till en specifik arbetsorder.

Varför skiljer sig den interna timkostnaden från den anställdes lön? Under Register > Personal öppnar du den anställdes personalkort och går till fliken Timlön. Där finns fältet Uppräkningsfaktor (standard 1,60), som multipliceras med timlönen för att räkna fram projektets interna timkostnad -- så att sociala avgifter och andra personalkostnader räknas in, inte bara bruttolönen.

Tidregistrering

Hur registrerar jag tid? Gå till Tidregistrering. Välj projekt och arbetsorder, ange antal timmar och välj löneart. Du kan registrera tid för en hel vecka i taget med veckovyn.

Vad är attestering? Attestering innebär att en chef godkänner en tidrapport. Attesterade timmar låses och kan inte ändras av den anställde. Löneunderlaget under Rapporter visar enbart attesterade tidrapporter.

Vad är skillnaden mellan frånvaro och ersättning? Frånvaro är tid då den anställde inte arbetar (semester, sjukdom, vab, etc.). Ersättning är tillägg utöver ordinarie lön (obekväm arbetstid, traktamente, reseersättning, etc.). Båda registreras i tidregistreringen men hanteras separat i löneunderlaget.

Varför syns inte mina timmar i löneunderlaget? Löneunderlaget visar enbart attesterade tidrapporter. Be din chef att attestera dina tidrapporter. Du kan se attesteringsstatus i tidregistreringsvyn.

Varför visas 0 kr som timpris på en rad i löneunderlaget? Timpriset hämtas i en bestämd ordning: eventuell override på personalkortet för lönetypen, sedan gällande lön på personalkortet (den lönerad vars startdatum infaller senast men fortfarande på eller före rapportdatumet), och till sist företagsstandard för lönetypen. Om ingen av dessa finns visas 0 kr. Lägg till en lönerad under Register → Personal → den anställde → Löner, eller sätt en företagsstandard på lönetypen under Register → Lönetyper. Samma logik används för personalkostnader i projektens Resultatöversikt, så ett saknat timpris påverkar båda vyerna.

Artiklar och prislistor

Vad är "dölj för personal"? När du markerar en artikel som Dölj för personal syns den inte för anställda när de registrerar tid eller väljer material. Artikeln är fortfarande tillgänglig för administratörer och på fakturor. Använd det för artiklar som bara ska hanteras av kontorspersonal.

Vad är en prislista? En prislista är en samling artiklar med specifika priser som kan kopplas till en kund. När du skapar en faktura för en kund med en kopplad prislista används priserna från listan automatiskt istället för artikelns standardpris.

Hur skapar jag en prislista? Gå till Register > Prislistor, klicka Ny prislista, ge den ett namn och lägg till artiklar med priser. Du kan sedan koppla prislistan till en eller flera kunder under kundkortet.

Fortnox-integration

Hur kopplar jag till Fortnox? Gå till Inställningar > Fortnox > Integration (kräver administratörsbehörighet). Klicka KOPPLA TILL FORTNOX och godkänn åtkomst i Fortnox webbgränssnitt. När kopplingen är klar, synka kontoplanen först -- andra funktioner som intäktskonton bygger på den.

Jag har inte tillgång till Fortnox -- vad gör jag? Du kan bjuda in din bokföringsbyrå eller Fortnox-ansvarige. Gå till Inställningar > Fortnox > Integration och scrolla ned till "Bjud in Fortnox-ansvarig". Ange deras e-postadress och klicka SKICKA INBJUDAN. De får en länk som är giltig i 7 dagar och kan koppla Fortnox utan att ha ett Crewrig-konto.

Vad är scopes i Fortnox? Scopes är behörigheter som bestämmer vilka Fortnox-moduler systemet har tillgång till (kunder, fakturor, bokföring, leverantörer, betalningar). Om en modul saknas visas den med röd markering på integrationssidan. Klicka VALIDERA SCOPES för att kontrollera statusen.

Hur synkar jag data med Fortnox? Använd synk-knapparna på Inställningar > Fortnox > Integration. Rekommenderad ordning: synka kontoplanen först, sedan kunder och leverantörer. Betalningar kan hämtas närsomhelst. Under synkning visas en blå förloppsruta med statustext.

Varför är vissa synk-knappar gråa? Knappen kräver en Fortnox-modul som ditt konto inte har tillgång till. Håll muspekaren över knappen för att se vilken modul som saknas. Kontakta din Fortnox-admin för att få tillgång.

Rapporter

Vad är debiteringsgrad? Debiteringsgraden visar hur stor andel av arbetstiden som kan faktureras kund. Om en anställd arbetar 40 timmar varav 30 är på kundprojekt är debiteringsgraden 75 %. Över 75 % anses bra, under 50 % är värt att undersöka.

Varför ser jag inga data i rapporten? För Artikelstatistik och Personalstatistik: kontrollera att rätt period är vald. Prova att välja Alla för att se om det finns någon data alls. För Löneunderlag: du måste klicka HÄMTA för att ladda data, och enbart attesterade tidrapporter visas.

Hur exporterar jag data från en rapport? Klicka EXPORTERA EXCEL eller använd kugghjulsikonen och välj "Exportera Excel". Filen laddas ned direkt till din dator. Exporten innehåller de kolumner och rader som just nu visas.

Företagsinställningar

Hur laddar jag upp företagets logotyp? Gå till Inställningar > Företagsuppgifter. Klicka på uppladdningsytan eller dra och släpp en PNG- eller JPEG-bild (max 2 MB, minst 400 px bred). Logotypen visas på fakturor och utskrifter.

Hur ändrar jag utseendet på systemet? Gå till Inställningar > Utseende. Där kan du välja:

• Tema -- ljust, mörkt eller följ systemets inställning.
• Typsnitt -- systemtypsnittet eller ett av flera alternativ (Inter, Roboto, Open Sans, Lato, Source Sans 3).
• Primärfärg och accentfärg -- välj bland de förinställda alternativen eller ange en egen hexkod.

Ändringarna syns direkt i förhandsvisningen längst ned på sidan. Använd ÅTERSTÄLL för att gå tillbaka till standardinställningarna.

Vad är momsregistrering och F-skatt i företagsuppgifter? Under Inställningar > Företagsuppgifter finns två kryssrutor: Momsregistrerad (visar ett fält för momsregistreringsnummer när ibockad) och F-skatt (anger att företaget innehar F-skattsedel). Informationen används på fakturor och utskrifter.

Felrapportering och support

Hur rapporterar jag ett fel? Skriv till support-boten i chatten nere till höger. Beskriv vad som hände och vilken sida du var på, så registrerar boten det åt dig.

Var hittar jag felrapporter? Under Inställningar > Mina ärenden. Där ser du de ärenden du själv har rapporterat, med status och eventuella svar från supporten, och du får ett mejl när statusen ändras. Varje användare ser bara sina egna ärenden -- det gäller även administratörer.

Crewrig-assistenten

Vad är Crewrig-assistenten? Crewrig-assistenten är en inbyggd AI-chatt som kan slå upp uppgifter åt dig och utföra åtgärder i systemet -- till exempel sammanställa hur ett projekt går ekonomiskt, registrera tid och frånvaro eller lägga upp en ny kund. Du hittar den via knappen med en stjärnikon längst ned till höger, bredvid support-chatten. Känsligare åtgärder, som att skapa eller ändra data, måste du alltid bekräfta innan assistenten utför dem.

Tips: Assistenten är en tilläggsfunktion som slås på per företag. Ser du inte stjärnikonen är den inte aktiverad för ditt företag -- kontakta din administratör.

Kostar det något att använda assistenten? Användning debiteras företagets saldo på samma sätt som fakturatolkning. Om saldot inte räcker får du ett meddelande om det i chatten. Du fyller på och ser aktuellt saldo under Inställningar > Abonnemang.

Övrigt

Hur exporterar jag data från systemet? De flesta listor och tabeller har en EXPORTERA EXCEL-knapp. Klicka på den för att ladda ned innehållet som en Excel-fil. Exporten inkluderar de kolumner och filter som är aktiva.

Stödjer systemet flera företag? Ja. Varje användare tillhör ett företag. Systemadministratörer kan växla mellan företag. All data är strikt separerad mellan företag.

Vilka webbläsare stöds? Systemet fungerar bäst i moderna webbläsare som Chrome, Firefox, Safari och Edge. Vi rekommenderar att alltid använda senaste versionen.