Inköp

Välkommen till inköpsmodulen! Här hanterar du leverantörsfakturor och inköp kopplade till dina projekt. Det gör det enkelt att hålla koll på kostnader och se till att rätt fakturor godkänns och bokförs.

Översikt

I inköpsmodulen kan du:

• Ta emot och registrera leverantörsfakturor
• Ladda upp fakturadokument och låta AI automatiskt fylla i formulärfälten
• Koppla inköp till specifika projekt så att kostnaderna hamnar rätt
• Godkänna eller neka fakturor via attesteringsfunktionen
• Exportera fakturor till Fortnox
• Hantera inkommande e-postbilagor som ännu inte kopplats till en faktura
• Se vilka mail som inte gick att tolka automatiskt, så inget försvinner spårlöst
• Filtrera och söka bland alla inköp

Navigera till Inköp i huvudmenyn eller gå direkt till /inkop.

Kom igång

När du öppnar inköpsmodulen ser du tre flikar: LEVERANTÖRSFAKTUROR, INKOMMANDE och EJ HANTERADE. Under fliken LEVERANTÖRSFAKTUROR listas alla fakturor. Längst upp hittar du ett statusfilter, ett projektfilter, ett fält för faktureringsmånad och ett fritextfält som hjälper dig att snabbt hitta rätt faktura. Du kan filtrera på status, plocka fram fakturor som saknar projekt, begränsa till en viss faktureringsmånad eller söka fritt på fakturanummer, leverantörsnamn, projektnamn eller referens.

Listan öppnar på statusen Nyinkomna, alltså de fakturor som väntar på att bli hanterade. Har ni redan godkänt allt kan listan därför se tom ut -- då står det en rad ovanför tabellen som säger hur många fakturor filtret döljer, med knappen Visa alla statusar. Se avsnittet "När listan ser tom ut" nedan.

Om ditt företag har en egen fakturaadress för e-post visas den längst upp på sidan, ovanför flikarna. Klicka på adressen för att kopiera den till urklipp -- vidarebefordra sedan fakturamejl dit, så dyker bilagorna upp under fliken INKOMMANDE.

Har ni inte fakturaskanning står det i stället Fakturaskanning är inte aktiverad på samma rad, med länken Läs mer i Inställningar. Raden försvinner alltså inte längre spårlöst när adressen saknas -- du får ett besked om varför den inte finns. Under tiden uppgiften hämtas visas ingenting alls, så du får aldrig ett felaktigt "inte aktiverad" innan svaret har kommit.

Så hanterar du leverantörsfakturor (guide)

Överst på listan, detaljsidan och nyskapandesidan finns en hopfällbar guide -- klicka på Så hanterar du leverantörsfakturor (med en frågecirkel-ikon) för att fälla ut den. Guiden förklarar hela flödet från inkommande mejl till bokförd faktura i Fortnox och går igenom:

1. Flödet -- Inkommande -> Nyinkommen -> Konterad -> Godkänd -> Bokförd
2. Miniminivån för att få godkänna -- differens 0 kr, leverantör vald, fakturanummer/datum/förfallodatum ifyllda, konto på varje rad
3. Kontering -- prioritetsordningen systemet använder: manuellt val på raden -> leverantörsspecifikt konto -> globalt förvalt konto
4. Koppla rad till projekt -- inklusive påslag och vidarefakturering
5. Attestering och låsning -- hur GODKÄNN, NEKA, TA BORT GODKÄNNANDE och Fortnox-export påverkar status och redigering
6. Vanliga situationer -- kreditnotor, underentreprenörer, omvänd moms och hur du snabbt löser differenser
7. AI-tolkning -- det inbyggda opt-in flödet: ladda upp dokument, klicka Tolka faktura, granska ifyllda fält och klicka Lägg till rader för att infoga raderna

Guiden är hopfälld som standard och kommer ihåg om du har öppnat den innan, så du behöver inte öppna den igen varje gång. Den är avsedd som en snabbreferens -- alla detaljer som står i guiden finns även utför har i manualen.

Tolka en leverantörsfaktura

När du öppnar en leverantörsfaktura ser du ett formulär med många fält. Här förklarar vi vad varje del betyder så att du kan granska och godkänna fakturor med självförtroende.

Fakturans grunduppgifter

Momstyper

Fakturarader

Varje rad i fakturan beskriver en post -- till exempel en tjänst, ett material eller en kostnad:

Differensberäkning (Diff)

Under fakturarader visas en summeringssektion med bland annat Diff exkl. moms. Det är skillnaden mellan fakturans angivna totalsumma och summan av alla fakturarader.

• Diff inom 50 öre -- visas i grå text. Systemet tolererar öresavrundning på upp till 50 öre, så en så liten differens blockerar varken sparande eller godkännande.
• Diff över 50 öre -- visas i rött. Det innebär att summan av dina rader inte matchar fakturans totalbelopp. Du behöver lägga till, ändra eller ta bort rader tills differensen är noll eller inom 50-öresgränsen.

Differensen är viktig för att du ska veta att alla kostnader är korrekt fördelade på rader (och därmed på rätt projekt och konto) innan fakturan godkänns.

Funktioner

Flikar

Inköpssidan har tre flikar i den övre navigationsraden:

Inköpslistan (fliken LEVERANTÖRSFAKTUROR)

Överst på fliken visas fyra nyckeltal som ger en snabb bild av betalningsläget:

Klicka på ett nyckeltal igen för att ta bort filtret. Det aktiva nyckeltalet markeras med en grön ring.

Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss). Den återställer statusfiltret, projektfiltret, faktureringsmånaden, fritextsökningen, betalningsfiltret och eventuell sortering till sina standardvärden med ett enda klick. Knappen är inaktiverad när ingenting avviker från standardläget.

Listan visar alla inkommande och behandlade leverantörsfakturor. Varje rad innehåller:

Längst ned i listan visas en summeringsrad med antal fakturor, totalt belopp exkl. moms, total moms och totalt belopp inkl. moms.

Filter du kan använda:

• Status: Alla (ej makulerade eller ej godkända) / Nyinkomna / Godkänd / Exporterad / Bokförd / Ej godkänd / Makulerad. Listan öppnar på Nyinkomna
• Projekt: Alla projekt / Saknar projekt. Välj Saknar projekt för att bara visa fakturor som inte är kopplade till något projekt alls -- varken på fakturans huvud eller på någon fakturarad. Det är din eftersläpning: de fakturor vars kostnad ännu inte hamnat på ett projekt.
• Faktureringsmånad: Välj ett år och månad (t.ex. 2026-05) för att bara visa fakturor vars fakturadatum faller inom den månaden. Lämna fältet tomt för att visa alla månader. Filtret sparas automatiskt och återställs med Rensa filter.
• Betalning: Klicka på något av nyckeltalen Att betala, Förfallna eller Betalda denna månad för att filtrera listan. Klicka igen för att ta bort filtret.
• Sök: Fritext på fakturanummer, leverantörsnamn, underentreprenör, projektnamn eller er referens. Sökningen går alltid över alla statusar, så du hittar även makulerade och ej godkända fakturor -- annars kunde en sökning på ett fakturanummer ge noll träffar bara för att fakturan var makulerad

Filtren och kolumnsorteringen sparas automatiskt. Det innebär att du kan dela adressen med en kollega och de ser samma filtrerade vy. Det innebär också att när du öppnar en faktura och klickar TILLBAKA återgår du till listan med exakt de filter och den sortering du hade -- du behöver inte sätta om dem.

Filtren gäller den webbläsarflik du arbetar i och nollställs när du stänger den. Ett projekt- eller månadsfilter du satte förra veckan kommer alltså inte tillbaka nästa gång du öppnar inköpsmodulen och får listan att se tom ut.

När listan ser tom ut -- raden som förklarar varför

Döljer filtren fakturor visas en rad direkt ovanför tabellen som säger det rakt ut:

Raden visas bara när något faktiskt är dolt. Träffar som din sökning sorterar bort räknas aldrig som "dolda av filtren" -- det är sökningens uppgift.

Listan sorteras som standard på kolumnen SKAPAD i fallande ordning, så de senast registrerade fakturorna visas överst.

Extra funktioner via menyknappen (tre punkter):

• Visa/dolj kolumner -- Anpassa vilka kolumner som visas i tabellen

Åtgärder per rad:

Klicka på en rad för att öppna fakturadetaljvyn. Du kan radera en faktura direkt i listan genom att klicka på papperskorgsikonen i kolumnen ATGARD. Raderingsknappen visas inte för fakturor med status Godkänd eller Bokförd -- dessa är låsta och kan inte raderas direkt från listan.

Manuell uppdatering:

Klicka på knappen Uppdatera i verktygsfältet för att hämta de senaste fakturorna direkt. Knappen visas med en roterande ikon medan hämtningen pågår och inaktiveras tillfälligt under den tid det tar. Använd den när du vet att en ny faktura har registrerats och inte vill vänta på nästa automatiska uppdatering.

Automatisk uppdatering:

Fakturalistan uppdateras automatiskt var 5:e minut när du är på fliken LEVERANTÖRSFAKTUROR, och dessutom varje gång du växlar tillbaka till webbläsarfliken efter att ha varit borta. Väntar du på att en ny faktura ska dyka upp och inte vill vänta på nästa automatiska uppdatering, klicka på Uppdatera i verktygsfältet för att hämta direkt.

Inkommande e-postbilagor (fliken INKOMMANDE)

Fliken INKOMMANDE visar e-postbilagor som har mottagits via e-post men som ännu inte kopplats till en leverantörsfaktura. Detta gör det möjligt att ta emot fakturor per e-post och sedan bearbeta dem.

Besked om automatisk tolkning

Överst på fliken står det om bilagor som kommer in via mejl tolkas automatiskt eller inte, och varför:

Beskedet speglar företagets läge just nu, så du slipper gissa varför vissa bilagor tolkas och andra inte.

Tabellen visar:

Knapparna i åtgärdskolumnen gör följande:

• Öppna -- Öppnar bilagan i en ny flik i webbläsaren. Använd det här om du vill granska dokumentet innan du tolkar det.
• Tolka -- Startar AI-tolkning. Systemet analyserar dokumentet och skapar automatiskt en leverantörsfaktura med ifyllda fält. Medan tolkningen pågår ändras knappens text till "Tolkar..." och den inaktiveras. Om en ny faktura skapas visas ett bekräftelsemeddelande och bilagan försvinner från listan. Om dokumentet istället visar sig vara en dubblett eller inte en faktura (se nedan) skapas ingen faktura, och bilagan blir kvar i listan med en förklarande etikett.
• Radera -- Tar bort bilagan från inkorgen. En bekräftelsedialog visas innan raderingen genomförs. Använd det här för att rensa bort felaktiga eller skräpiga bilagor som inte är fakturor.

Dubbletter och dokument som inte är fakturor:

Om AI-tolkningen upptäcker att fakturan redan finns registrerad markeras bilagan med etiketten Dubblett och en länk till den befintliga fakturan. Bilagan tas inte bort automatiskt -- du kan öppna den befintliga fakturan för att kontrollera att det verkligen är samma faktura, och sedan radera bilagan själv.

Om dokumentet inte verkar vara en faktura -- till exempel ett kontoutdrag, en orderbekräftelse, en följesedel eller en offert -- markeras bilagan med etiketten Ingen faktura och en kort förklaring av vad AI:n tror att det är istället. Knappen byter då text till Tolka ändå, så du kan tvinga fram en tolkning om dokumentet faktiskt ska registreras som en faktura.

Du kan klicka Uppdatera för att hämta nya bilagor.

Fliken INKOMMANDE uppdateras också automatiskt var 15:e sekund, så nya e-postbilagor dyker upp utan att du behöver göra något.

Mail som inte kunde hanteras (fliken EJ HANTERADE)

Fliken EJ HANTERADE visar mail som kommit in till företagets fakturaadress men som inte kunde placeras vare sig som en faktura eller under fliken INKOMMANDE -- till exempel för att mailet saknade bilaga eller för att en bilaga inte gick att ta emot. Tanken är att inget mail ska försvinna spårlöst: allt som kommer in men inte kan tolkas hamnar synligt här istället.

Tabellen visar:

Klicka på en rad för att fälla ut den och läsa mailets textinnehåll. Om mailet hade bilagor som sorterades bort visas dessutom varför, till exempel att filen var för stor, att filtypen inte kunde läsas eller att den var tom.

Orsaker:

Klicka på Markera som hanterad när du har läst mailet och gjort det som behövdes -- till exempel bett avsändaren skicka om fakturan som en vanlig bilaga. Mailet försvinner då från listan. Att markera mail som hanterade kräver rollen chef eller administratör; övriga användare kan öppna och läsa mailen men ser ingen knapp för att kvittera dem.

Fliken uppdateras automatiskt var 5:e minut, och dessutom varje gång du växlar tillbaka till webbläsarfliken efter att ha varit borta. Eftersom mail sällan kommer in tätare än så räcker den takten gott. När du markerar ett mail som hanterat uppdateras både listan och siffran på fliken direkt -- du behöver inte vänta på nästa automatiska uppdatering.

Registrera ny leverantörsfaktura

Klicka på LÄGG TILL LEVERANTÖRSFAKTURA i verktygsfältet för att registrera en ny faktura. Du kommer till en sida med ett formulär uppdelat i två paneler: formuläret till vänster och en förhandsvisning av det uppladdade dokumentet till höger.

Ladda upp och AI-tolka dokument

Till höger finns en panel för fakturadokumentet. Du kan dra och släppa en fil eller klicka Välj fil för att ladda upp ett dokument (PDF, JPG eller PNG, max 10 MB). När filen har laddats upp visas den som en förhandsvisning i panelen.

AI-tolkning startar inte automatiskt. När du är redo klickar du på den gröna knappen Tolka faktura som visas i dokumentpanelens rubrikrad. Medan tolkningen pågår ersätts knappen av en roterande indikator. När AI:n är klar fylls formulärfälten i, bland annat:

• Fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum
• Belopp inklusive moms, momsbelopp och momssats
• Momstyp (AI:n identifierar omvänd byggmoms och UIF automatiskt)
• OCR-nummer, er referens och ordernummer
• Valuta
• Leverantörsnamn (med automatisk matchning, se nedan)
• Fakturarader med beskrivning, antal, enhet, pris och momsprocent
• Fakturatyp (AI:n identifierar automatiskt om dokumentet är en kreditnota -- baserat på rubriker som "Kreditfaktura", "Kreditnota" eller negativa totalsummor -- och sätter fältet Typ till Kreditnota samt gör alla belopp negativa)
• Projekt (om fakturan bär en projektmärkning som matchar ett av dina projekt, se nedan)

Automatisk projektkoppling

Bär fakturan ett projektnummer försöker systemet koppla den till rätt projekt automatiskt. Det letar i tur och ordning på tre ställen:

1. Ett uttryckligt projektnummer på fakturan
2. Fältet Ordernummer
3. Fältet Er referens

De två sista används bara när märkningen innehåller minst ett tecken som inte är en siffra, till exempel "P2026-025". En helt numerisk referens -- ett ordernummer som "402464" -- godtas aldrig, eftersom den av ren slump kan råka se ut som ett projektnummer. Ett felaktigt projekt är sämre än inget: kostnaden skulle bokföras på någon annans jobb istället för att synas som en faktura utan projekt.

Hittas ingen matchning lämnas projektfältet tomt och du får välja projektet själv. Det är helt normalt -- många leverantörsfakturor är gemensamma kostnader som bank, försäkring, telefoni eller bränsle och hör inte till något projekt alls.

Gula markeringar -- AI-ifyllda fält

När AI:n har tolkat fakturan markeras de fält som fyllts i automatiskt med en kort gul markering. Det gör att du snabbt ser vilka värden som kommer från AI-tolkningen och vilka du har fyllt i själv. Granska alltid de gulmarkerade fälten extra noga -- AI:n är oftast rätt men kan ibland feltolka handskrivna eller otydliga fakturor.

De gula markeringarna tonas bort efter ungefär 3 sekunder, men du kan alltid se vilka fält som har värden ifyllda. Ta för vana att jämföra de ifyllda värdena mot dokumentförhandsvisningen till höger.

Leverantörsmatchning

När AI:n identifierar leverantörens namn sker en automatisk matchning mot befintliga leverantörer i systemet. Matchningen använder fuzzy-logik som är smart nog att hantera vanliga variationer:

• Bolagsformer som AB, HB och KB ignoreras vid matchning (så "Byggmaterial AB" matchar "Byggmaterial")
• Skiljetecken och extra mellanslag ignoreras
• Smärre stavningsvariationer hanteras

Det innebär att du inte behöver oroa dig för om leverantörsnamnet på fakturan är skrivet exakt lika som i ditt register.

• Matchning hittad: Leverantören väljs automatiskt. Om AI:n hittar skillnader i leverantörens uppgifter (t.ex. ny adress, nytt bankgiro) visas en dialog där du kan välja vilka fält som ska uppdateras.
• Ingen matchning: En dialog visas där du kan välja att skapa en ny leverantör direkt. Leverantören skapas med de uppgifter som AI:n läst från fakturan (organisationsnummer, adress, bankgiro med mera). Om AI:n identifierade omvänd moms sparas det som leverantörens standardmomstyp -- nästa faktura från samma leverantör får då rätt momstyp automatiskt.

Formulärfält

Formuläret innehåller följande fält:

Fakturarader

Under formuläret finns en flik RADER där du kan lägga till fakturarader. Varje rad innehåller:

Automatiska berakningar i raderna:

• Belopp beräknas om automatiskt när Antal, A-pris eller Rabatt % ändras.
• Vidarefakt. beräknas om när Belopp eller Påslagning % ändras.
• Om du ändrar Vidarefakt. manuellt beräknas Påslagning % baklänges.
• Auto-ifyllning av belopp: Om du klickar i ett tomt beloppfält fylls det automatiskt: om Antal och A-pris är ifyllda används antal × á-pris × (1 − rabatt); annars fylls resterande skillnad mot fakturans totalbelopp i. Den första tomma beloppscellen markeras med en grön ring och ett tips som förklarar autofyllningen.
• Kontokrav: Om en rad har ett belopp men saknar konto blockeras sparandet. Kontofältet på de berörda raderna markeras med röd kant och ring. Fyll i konto på varje sådan rad -- markeringen försvinner när du väljer ett konto och du kan spara som vanligt. Felet visas också med ett varningsmeddelande: "En eller flera rader har belopp men saknar konto".
• Projektpropagering från huvudet: Om du väljer ett projekt i formulärhuvudet kopieras det automatiskt till alla befintliga fakturarader. Du kan sedan ändra projektfältet per rad om kostnaderna ska fördelas på flera projekt.
• Förvalda konton: När du lägger till en ny rad fylls kontofältet automatiskt med det konto som konfigurerats under Inställningar > Fortnox > Förvalda konton. Om ett leverantörsspecifikt konto finns satt för den aktuella leverantören används det, annars standardkontot.
• Förvald momssats: Nya rader ärver momssatsen som står i fakturans huvud (Momssats-fältet). Om fakturan har 12 % moms får alla nya rader 12 % som startvärde -- du slipper byta momsen rad för rad.

Per-rad projektkoppling för kostnadsfördelning:

En viktig funktion är att varje fakturad har sitt eget projektfält. Det innebär att du kan ta en leverantörsfaktura från till exempel en betongleverantor och fördela kostnaderna på flera projekt -- rad 1 till Projekt A, rad 2 till Projekt B. Respektive projekts ekonomi uppdateras automatiskt. Projektfältet i formulärhuvudet sätter ett förval, men radernas projektfält är oberoende.

Under raderna visas en summeringssektion med: summa rader exkl. moms, moms från rader, summa rader inkl. moms och Diff exkl. moms (skillnaden mellan fakturans totalsumma och radsummorna). En differens på upp till 50 öre visas i grå text och räknas som normal öresavrundning; en större differens visas i rött.

Du kan lägga till fler rader med knappen Lägg till rad och ta bort rader med papperskorgsikonen.

Det finns även en flik BILAGOR & DOKUMENT för bifogade filer.

Kontroll av kontering innan du sparar

Innan fakturan sparas kontrollerar systemet automatiskt konteringen på raderna. Om något avviker visas en dialog, Granska kontering, med en eller båda av följande varningar:

• Avviker från förvalt konto -- en eller flera rader använder ett annat konto än leverantörens förvalda konto. Klicka på knappen i dialogen för att lägga det förvalda kontot på alla rader direkt, eller fortsätt ändå om avvikelsen är avsiktlig.
• Flera rader på samma konto -- flera rader med samma konto, momssats, projekt, rabatt och påslag kan slås ihop till en rad för en renare bokföring. Klicka Slå ihop rader för att göra det automatiskt.

Dialogen är rådgivande. Du kan alltid välja att fortsätta ändå -- knappen byter då text till Spara ändå -- utan att rätta varningarna.

Klicka SPARA när du är klar. Du förs direkt till detaljvyn för den nyskapade fakturan, där du kan granska uppgifterna och godkänna den omedelbart utan att behöva gå tillbaka via listan.

Fakturadetaljvyn

Klicka på en rad i listan för att öppna detaljvyn. Sidan visar formuläret till vänster och en PDF-förhandsvisning till höger (om ett dokument finns uppladdat).

I rubriken längst upp i formuläret, bredvid leverantörens namn och fakturanummer, visas en märkning som anger hur fakturan anlände: Manuellt, E-post eller E-faktura. Märkningen är rent informativ och kan inte ändras.

Verktygsfältet

Överst finns ett verktygsfält med följande knappar:

PDF-förhandsvisning

Förhandsvisningen till höger visar fakturans uppladdade dokument. I övredelen av PDF-panelen finns knappen Öppna i nytt fönster (med en pil-ut-ikon). Klicka på den för att öppna fakturadokumentet i en ny flik i webbläsaren, vilket ger dig en större vy av dokumentet medan du fyller i formuläret. Knappen visas bara när ett fakturadokument är uppladdat och visas i förhandsvisningen.

Tolka om fakturan (Är fakturan feltolkad?)

I formulärets gröna rubrikrad, till höger om leverantörens namn och fakturanummer, finns länken Är fakturan feltolkad?. Klicka på den för att låta AI:n läsa om fakturans PDF och fylla i uppgifterna på nytt -- användbart när en faktura ligger kvar med tomma eller felaktiga fält.

Länken visas bara när fakturan har ett uppladdat dokument. Utan PDF finns inget att tolka.

Innan tolkningen startar visas en bekräftelsedialog som talar om exakt vad som händer:

• Detta skrivs över: fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, totalbelopp, moms, momssats, OCR, er referens, ordernummer, valuta och fakturatyp ersätts med det AI:n läser ur PDF:en.
• Detta lämnas orört: leverantör, projekt, momstyp och de fakturarader som redan finns. Tolkade rader läggs till först när du klickar på Lägg till rader under fliken RADER.
• Kostnaden: en omtolkning kostar lika mycket som en vanlig fakturatolkning (3 kr exkl. moms) och dras från företagets Crewrig-saldo. Dialogen visar aktuellt saldo för chefer och administratörer, och spärrar knappen om saldot inte räcker.

Ingenting sparas i databasen förrän du klickar SPARA. Vill du ångra en omtolkning innan dess räcker det att lämna sidan utan att spara.

Rapportera en feltolkning

Knappen Rapportera feltolkning finns i bekräftelsedialogen, och -- när omtolkning är blockerad -- direkt i rubrikraden under förklaringen. Den öppnar ett formulär där du beskriver vad AI:n läste fel, och skickar det som ett supportärende (samma ärenden som du följer under Inställningar → Mina ärenden). Har fakturan inget uppladdat dokument visas ingen av dem: då finns ingen tolkning att felsöka.

Till din beskrivning bifogas automatiskt fakturans tekniska uppgifter -- bland annat faktura-id, leverantör, status, belopp, momstyp, antal rader och en referens till det uppladdade dokumentet -- så att supporten kan köra om exakt samma fil genom tolkningen. Du ser hela den bifogade informationen i dialogen innan du skickar; klicka på Teknisk information som bifogas för att fälla ut den. Ingenting samlas in i bakgrunden.

Har du redan försökt tolka om fakturan noteras det i rapporten, så att supporten vet om du rapporterar det första eller andra försöket. När rapporten skickats visas ärendenumret (B-nnn) i bekräftelsen.

När länken är inaktiverad

Länken visas alltid, men är nedtonad med en förklaring när omtolkning inte är tillåten. Under förklaringen finns då i stället länken Rapportera feltolkning (se ovan) -- en faktura som du inte själv kan tolka om är just den vars feltolkning du behöver kunna anmäla:

Omtolkning av en godkänd faktura

En godkänd faktura är låst, så en omtolkning skulle inte gå att spara. Därför tar systemet automatiskt bort godkännandet innan tolkningen startar -- bekräftelsedialogen säger det uttryckligen. Fakturan går tillbaka till status Nyinkommen och måste attesteras om när du har granskat och sparat de nya uppgifterna.

Attestering och godkännandeflöde

Överst i formuläret finns sektionen Attestering. Här ser du leverantörens namn och kan:

1. Skriva en kommentar i fältet KOMMENTAR
2. Klicka GODKÄNN (grön knapp) för att godkänna fakturan
3. Klicka NEKA (röd knapp) för att neka fakturan

Statusen uppdateras direkt och en bekräftelse visas. Att godkänna eller neka en faktura kräver rollen chef eller administratör. Knapparna syns för alla användare, men om du saknar behörighet visas ett felmeddelande när du klickar -- kontakta din administratör i så fall.

Viktigt om godkännande och differens:

Knappen GODKÄNN är inaktiverad (nedtonad och inte klickbar) så länge differensen mellan fakturans totalsumma och radsummorna är större än 50 öre. En mindre differens räknas som normal öresavrundning och blockerar inte godkännandet.

Om du försöker godkänna men knappen är inaktiv, kontrollera summeringssektionen under raderna. Där ser du aktuell differens. Lägg till eller justera rader tills differensen är noll eller under 50 öre, spara fakturan, och då blir GODKÄNN-knappen klickbar.

Notera att sparandet i sig också kräver att alla rader med belopp har ett konto. Om du klickar SPARA och en rad saknar konto blockeras sparandet och kontofältet på den raden markeras med röd kant -- du behöver välja ett konto innan du kan gå vidare till att godkänna fakturan. Precis som vid vanligt sparande kan godkännande och export till Fortnox också stoppas av dialogen Granska kontering (se ovan) om raderna avviker från förvalt konto eller kan slås ihop.

Varning om AI-tolkningen vid godkännande:

Dialogen Granska kontering visar också varningen Fakturan verkar aldrig ha tolkats när en manuellt skapad faktura är på väg att attesteras med en PDF men varken tolkade uppgifter eller fakturarader. Kontrollera beloppen mot PDF:en, eller tolka om fakturan via länken Är fakturan feltolkad? i formulärets rubrikrad. Varningen är rådgivande -- du kan alltid klicka Godkänn ändå.

Har AI:n tolkat fram fakturarader som du inte har lagt till med Lägg till rader får du ingen varning. Det är vanligt att kontera hela beloppet på en rad, och godkännandet kräver ändå att raderna stämmer mot fakturans belopp.

När en faktura har godkänts eller nekats visas vem som granskade fakturan och tidpunkten för granskningen direkt under attesteringssektionen.

MAKULERA -- avskriva en faktura:

Knappen MAKULERA (röd knapp) finns tillgänglig för alla fakturor som inte är låsta -- det vill säga fakturor med status Nyinkommen eller Ej godkänd. För en nyinkommen faktura visas MAKULERA vid sidan om GODKÄNN och NEKA. För en nekad faktura (Ej godkänd) visas GODKÄNN och MAKULERA -- knappen NEKA visas inte.

Klicka på MAKULERA när du vill avskriva fakturan slutgiltigt. En bekräftelsedialog visas innan åtgärden genomförs.

Tips: Om du har godkänt en faktura av misstag och vill makulera den, klicka först på TA BORT GODKÄNNANDE för att återställa den till Nyinkommen, och makulera den sedan.

Ta bort godkännande

Om du har godkänt en faktura av misstag, eller om det visar sig att uppgifterna behöver ändras, kan du klicka på TA BORT GODKÄNNANDE i verktygsfältet. Fakturan återgår då till status Nyinkommen och alla fält blir redigerbara igen.

Använd den här funktionen när:

• Du godkände av misstag och behöver ändra uppgifter
• Du upptäcker att raderna är felaktigt fördelade på projekt
• Beloppet behöver korrigeras
• Du behöver lägga till fler rader

Observera att du inte kan ta bort godkännande från en faktura som har status Exporterad eller Bokförd. Båda statusarna innebär ett permanent läge -- när en faktura exporterats till Fortnox (oavsett om den bokförts direkt eller inte) kan godkännandet inte längre återkallas.

Formulär och rader

Formuläret är samma som vid registrering av ny faktura (se ovan). Du kan redigera alla fält och spara med SPARA. Fakturarader hanteras på samma sätt under fliken RADER med möjlighet att lägga till, redigera och ta bort rader.

Exportera till Fortnox

Obs: Om knappen EXPORTERA TILL FORTNOX är nedtonad saknar ditt Fortnox-konto behörighet till modulen Leverantörsfakturor. Kontakta din Fortnox-admin eller validera scopes under Inställningar > Fortnox.

Knappen EXPORTERA TILL FORTNOX skickar fakturan till Fortnox. Knappen är bara aktiv när fakturan har status Godkänd. Vid klick visas en dialog där du väljer hur fakturan ska hanteras:

• Bokför: Ja -- Fakturan exporteras och bokförs direkt i Fortnox. Status ändras till Bokförd. Fakturan är permanent låst.
• Bokför: Nej -- Fakturan exporteras till Fortnox utan bokföring. Status ändras till Exporterad. Fakturan låses på samma sätt som en bokförd faktura -- du kan varken redigera den, ta bort godkännandet eller radera den.

Efter lyckad export visas Fortnox verifikationsnummer på knappen (t.ex. FORTNOX #12345) och den inaktiveras. Om exporten misslyckas visas knappen EXPORTERA TILL FORTNOX (FÖRSÖK IGEN) med röd markering.

Om fakturabilden inte kom med

Fakturabilden skickas till Fortnox i ett separat steg direkt efter exporten. Om det steget inte gick igenom dyker knappen BIFOGA PDF I FORTNOX upp i verktygsfältet. Knappen visas bara när fakturan är exporterad till Fortnox, har ett Fortnox-nummer, har ett uppladdat fakturadokument och bilagan inte har bekräftats.

Håll muspekaren över knappen för att se förklaringen "Fakturabilden nådde inte Fortnox vid exporten. Klicka för att skicka den igen." Har ett felmeddelande sparats från förra försöket visas det på raden under.

Klicka på knappen för att skicka bilden igen. Knappen byter text till BIFOGAR... medan det pågår och du får svaret direkt:

• "Fakturabilden är nu bifogad i Fortnox" -- bilden kom fram och knappen försvinner
• "Fakturabilden fanns redan i Fortnox" -- bilden låg redan på verifikatet, knappen försvinner
• "Kunde inte bifoga fakturabilden i Fortnox" -- försöket misslyckades och knappen ligger kvar så att du kan försöka igen

Den vanligaste orsaken till att bilagan uteblir är att Fortnox-kopplingen saknar behörighet för PDF-uppladdning (scoperna Inbox och/eller Koppla filer). Koppla då om Fortnox under Inställningar > Fortnox > Integration och klicka på BIFOGA PDF I FORTNOX igen. Själva fakturan är ändå exporterad och bokförd -- det är bara bilagan som saknas i Fortnox.

Du behöver inte hålla koll på det här själv. Systemet gör dessutom automatiskt om bilagan varje natt för fakturor som exporterats de senaste 30 dagarna, så en faktura som fastnat brukar rätta till sig av sig själv till nästa dag.

Låsning av fakturor

Fakturor kan låsas på tre nivåer:

Mjukt läge -- Godkänd faktura

När en faktura godkänns (status Godkänd) låses formuläret för redigering. En blå banner med hänglåsikon visas överst med texten "Fakturan är godkänd och låst. Ta bort godkännande för att redigera." Knappen SPARA försvinner och GODKÄNN-knappen inaktiveras.

Du kan låsa upp fakturan igen genom att klicka på TA BORT GODKÄNNANDE i verktygsfältet. Fakturan återgår då till status Nyinkommen och kan redigeras på nytt.

Hårt läge -- Exporterad till Fortnox (ej bokförd)

När en faktura har exporterats till Fortnox utan bokföring (du valde Bokför: Nej vid export) får den status Exporterad och låses på samma sätt som en bokförd faktura. Alla fält och knappar är inaktiverade, knappen SPARA försvinner och det är inte möjligt att ta bort godkännandet eller radera fakturan. Knappen EXPORTERA TILL FORTNOX visar Fortnox-numret och är inaktiv. Du kan fortfarande se fakturans uppgifter och dokumentförhandsvisningen.

Hårt läge -- Bokförd i Fortnox

När en faktura har exporterats till Fortnox och fått status Bokförd låses den permanent. En gul banner med hänglåsikon visas överst med texten "Fakturan är bokförd i Fortnox och kan inte redigeras". Alla fält och knappar är inaktiverade och det finns ingen möjlighet att låsa upp fakturan. Du kan fortfarande se fakturans uppgifter och dokumentförhandsvisningen.

Slutgiltigt läge -- Makulerad faktura

När en faktura makulerats (status Makulerad) låses den på samma sätt som bokförda fakturor. En röd banner med hänglåsikon visas överst med texten "Fakturan är makulerad och kan inte redigeras". Alla formulärfält och de flesta åtgärdsknappar är inaktiverade.

Om fakturan inte har exporterats till Fortnox visas knappen ÄNDRA TILL EJ GODKÄND i attestersektionen. Klicka på den för att reklassificera fakturan till status Ej godkänd, vilket gör den redigerbar igen. Har fakturan redan exporterats till Fortnox är makuleringen permanent och knappen visas inte.

Ändra projekt på en låst faktura (endast administratörer)

Det händer att man behöver korrigera vilket projekt en faktura är kopplad till även efter att den har godkänts, exporterats eller bokförts -- till exempel om projektet sattes fel i brådskan. Projektfältet i formulärhuvudet och på varje fakturarad är därför redigerbart för administratörer (systemadmin eller företagsadmin) även när fakturan i övrigt är låst. Makulerade fakturor är alltid helt låsta, även för administratörer.

Knappen SPARA PROJEKT visas i verktygsfältet när du är administratör och fakturan är låst. Klicka på den för att spara enbart projektändringen. Övriga fält och fakturans bokföringsmässiga status påverkas inte.

Viktigt att veta:

• Att byta projekt påverkar inte Fortnox-exporten. Projektfältet ingår inte i det som skickas till Fortnox och en ny spara startar aldrig en ny export.
• Om du väljer ett projekt med status Avslutat visas en bekräftelsedialog. Väljer du att fortsätta öppnas projektet igen (status ändras till Pågående) och projektbytet sparas.
• Användare som inte är administratörer kan inte ändra projektet på låsta fakturor.

Inköpsstatus

En faktura kan ha följande statusar:

Nyinkommen -> Godkänd    -> Exporterad  (Bokför: Nej vid export)
                         -> Bokförd     (Bokför: Ja vid export)

Nyinkommen -> Ej godkänd -> Godkänd    (GODKÄNN)
                         -> Makulerad  -> Ej godkänd  (ÄNDRA TILL EJ GODKÄND, ej exporterad)

Koppla till projekt

Genom att koppla ett inköp till ett projekt syns kostnaden i projektets ekonomi. Det gör det enklare att följa upp projektkostnader och se om projektet håller sin budget.

Så här kopplar du ett inköp till ett projekt:

1. Öppna inköpet (eller skapa ett nytt)
2. Välj rätt projekt i fältet Projekt
3. Klicka SPARA

Kostnaden visas nu under projektets kostnadsredovisning.

Tips: Om fakturan innehåller kostnader för flera projekt kan du koppla varje fakturarad till ett eget projekt via projektfältet på raden. Då behöver du inte dela upp fakturan i flera poster.

Vilket projekt räknas fakturan till?

En faktura kan bära projekt på två ställen: i formulärhuvudet och på varje enskild rad. Systemet svarar alltid på samma sätt, både i inköpslistan och i projektens ekonomi:

1. Bär någon fakturarad ett projekt vinner raderna. Då är det radernas projekt som gäller, även om huvudet är tomt eller pekar på ett annat projekt.
2. Bär ingen rad något projekt gäller huvudkopplingen.
3. Finns projekt varken på huvudet eller på raderna saknar fakturan projekt. Det är precis de fakturorna filtret Saknar projekt plockar fram.

Det betyder att en faktura vars huvud är tomt men vars rader ligger på ett projekt ändå visas med projektnamn i kolumnen PROJEKT -- kostnaden är korrekt bokförd på projektet och fakturan räknas inte som projektlös.

På projektets egna sidor visas dessutom bara den del av fakturan som faktiskt hör till projektet. En faktura som är fördelad mellan två projekt bidrar alltså med sin andel till respektive projekt, inte med hela beloppet till båda.

Vanliga frågor

Hur godkänner jag en faktura?

1. Öppna fakturan genom att klicka på raden i listan
2. Skriv eventuellt en kommentar i fältet KOMMENTAR under Attestering
3. Klicka på GODKÄNN
4. Fakturans status ändras till Godkänd

Att godkänna fakturor kräver rollen chef eller administratör. Knappen syns för alla, men om du saknar behörighet visas ett felmeddelande när du klickar -- kontakta din administratör i så fall.

Varför kan jag inte spara fakturan?

Den vanligaste orsaken är att en eller flera fakturarader har ett belopp men saknar konto. Systemet blockerar sparandet och visar meddelandet "En eller flera rader har belopp men saknar konto". Kontofältet på de berörda raderna markeras med röd kant.

Så här löser du det:

1. Scrolla ned till fakturarader och titta efter rader med röd kant i kontokolumnen
2. Välj ett bokföringskonto (4000--7999) i det röda fältet -- kontokolumnen fylls normalt i automatiskt med förvalda konton, men om det saknas behöver du välja manuellt
3. Upprepa för varje rad med röd kant
4. Klicka SPARA igen

Den röda markeringen försvinner så fort du väljer ett konto på raden.

Varför kan jag inte godkänna fakturan?

Den vanligaste orsaken är att det finns en differens på mer än 50 öre mellan fakturans totalsumma och summan av fakturarader. Knappen GODKÄNN är inaktiv så länge differensen är större än så -- en mindre avvikelse räknas som normal öresavrundning och blockerar inte.

Så här löser du det:

1. Scrolla ned till raderna och titta på summeringssektionen under dem
2. Kontrollera värdet vid Diff exkl. moms -- om det avviker med mer än 50 öre är det problemet
3. Lägg till eller justera rader så att radsumman matchar fakturans totalsumma
4. Klicka SPARA
5. Nu bör GODKÄNN-knappen bli aktiv

Om differensen redan är noll (eller under 50 öre) och knappen fortfarande är inaktiv, kontrollera att du har rollen chef eller administratör och att fakturan inte redan är godkänd -- vanliga användare ser knappen men får ett felmeddelande vid klick.

Vad betyder de gula fälten?

När du ser fält med en gul markering innebär det att de har fyllts i automatiskt av AI-tolkningen. AI:n har läst fakturadokumentet och identifierat värdena. De gula markeringarna är en visuell signal så att du vet vilka fält du bör dubbelkolla mot originalfakturan i förhandsvisningen till höger.

Hur nekar jag en felaktig faktura?

1. Öppna fakturan
2. Skriv gärna en kommentar om varför fakturan nekas
3. Klicka på NEKA
4. Fakturans status ändras till Ej godkänd

En nekad faktura får status Ej godkänd och tas inte med i betalningsunderlaget. Formuläret förblir redigerbart så du kan kontrollera uppgifterna.

Om fakturan bedömdes felaktigt nekad kan du godkänna den ändå via knappen GODKÄNN i attestersektionen -- fakturan får då status Godkänd direkt.

Om fakturan ska avskrivas slutgiltigt klickar du på knappen MAKULERA i attestersektionen. En bekräftelsedialog visas.

Hur kopplar jag ett inköp till ett projekt?

1. Öppna fakturan du vill koppla
2. Välj projektet i fältet Projekt
3. Klicka SPARA

Kostnaden syns nu i projektets ekonomivy. Om fakturan innehåller kostnader för flera projekt kan du koppla varje rad till sitt eget projekt via projektfältet på radnivå.

Hur exporterar jag en faktura till Fortnox?

1. Öppna fakturan i detaljvyn
2. Klicka på EXPORTERA TILL FORTNOX
3. Välj om fakturan ska bokföras direkt i dialogen som visas
4. Efter lyckad export visas verifikationsnumret på knappen

Fakturan finns i Fortnox men saknar fakturabild -- vad gör jag?

Öppna fakturan i detaljvyn och leta efter den gula knappen BIFOGA PDF I FORTNOX i verktygsfältet. Den visas bara när systemet ser att bilagan inte kom fram vid exporten. Klicka på den så skickas fakturabilden igen och du får svaret direkt.

Misslyckas det beror det oftast på att Fortnox-kopplingen saknar behörigheterna Inbox och Koppla filer. Koppla om Fortnox under Inställningar > Fortnox > Integration och försök igen. Systemet gör också ett nytt försök automatiskt varje natt för fakturor som exporterats de senaste 30 dagarna.

Hur fungerar AI-tolkning av fakturor?

AI-tolkning är ett opt-in steg -- det startar inte automatiskt när du laddar upp en fil. Ladda upp fakturadokumentet (PDF eller bild) och klicka sedan på den gröna knappen Tolka faktura i dokumentpanelens rubrikrad. AI:n analyserar dokumentet och fyller i formulärfälten, bland annat leverantörsnamn, belopp, datum, OCR-nummer, momstyp och fakturarader.

De fält som AI:n fyllt i markeras med en gul markering så att du tydligt ser vilka värden som tolkats automatiskt. Granska alltid de ifyllda värdena innan du sparar -- jämför med dokumentförhandsvisningen till höger för att säkerställa att AI:n tolkat rätt.

AI:n försöker även matcha leverantörsnamnet mot dina befintliga leverantörer. Om den inte hittar en exakt träff använder den fuzzy-matchning som ignorerar bolagsformer (AB, HB, KB) och skiljetecken, så att till exempel "Byggmaterial i Stockholm AB" matchar "Byggmaterial i Stockholm".

Varför fick jag ett varningsmeddelande om kontering när jag försökte spara?

Det är dialogen Granska kontering. Den visas när en eller flera rader avviker från leverantörens förvalda konto, eller när flera rader med samma konto, momssats, projekt, rabatt och påslag skulle kunna slås ihop till en. Den är rådgivande -- du kan klicka på förslaget för att rätta det automatiskt, eller välja att fortsätta ändå om avvikelsen är avsiktlig.

Kan jag tolka om en faktura i efterhand?

Ja. Öppna fakturan och klicka på länken Är fakturan feltolkad? i formulärets gröna rubrikrad. AI:n läser om det uppladdade dokumentet och fyller i uppgifterna på nytt. En bekräftelsedialog visar först vilka fält som skrivs över, vad som lämnas orört och vad tolkningen kostar (den dras från företagets Crewrig-saldo, precis som en vanlig tolkning).

Fakturan måste ha ett uppladdat dokument -- annars visas ingen länk. Fakturor som är exporterade eller bokförda i Fortnox, samt makulerade fakturor, kan inte tolkas om; där visas länken nedtonad med en förklaring. Är fakturan godkänd krävs rollen chef eller administratör, och godkännandet tas bort automatiskt så att uppgifterna går att rätta -- fakturan måste sedan attesteras om.

AI:n tolkar fakturan fel gång på gång -- hur rapporterar jag det?

Klicka på Är fakturan feltolkad? i formulärets rubrikrad och välj Rapportera feltolkning i dialogen. Går fakturan inte att tolka om -- den är exempelvis bokförd i Fortnox -- hittar du länken Rapportera feltolkning direkt i rubrikraden, under förklaringen till varför omtolkning är avstängd. Beskriv vad som blev fel och skicka. Fakturans tekniska uppgifter och en referens till det uppladdade dokumentet bifogas automatiskt, så supporten kan köra om samma fil genom tolkningen och se vad som gick snett. Du följer ärendet under Inställningar → Mina ärenden.

Vad händer om jag tolkar en bilaga som redan finns registrerad, eller som inte är en faktura?

Under fliken INKOMMANDE analyserar AI-tolkningen dokumentet innan den skapar en faktura. Om fakturan redan finns registrerad markeras bilagan som Dubblett med en länk till den befintliga fakturan, och ingen ny faktura skapas. Om dokumentet inte verkar vara en faktura -- till exempel ett kontoutdrag eller en följesedel -- markeras den som Ingen faktura, och knappen byter till Tolka ändå om du vill tvinga fram en tolkning ändå.

Vad är fliken EJ HANTERADE?

Den visar mail som kommit in till företagets fakturaadress men som systemet inte kunde koppla till en faktura eller till fliken INKOMMANDE -- oftast för att mailet saknade en användbar bilaga. Öppna en rad för att läsa mailets innehåll, och klicka Markera som hanterad när du har åtgärdat det (till exempel bett avsändaren skicka om fakturan). Att kvittera mail kräver rollen chef eller administratör.

Vad är UIF momstyp?

UIF står för Unionsinterna förvärv och används när du köper varor från ett annat EU-land. Leverantören tar då inte ut moms på fakturan, utan du som köpare redovisar momsen själv i din momsdeklaration. Välj momstypen UIF när du registrerar en faktura från en EU-leverantör som saknar svensk moms.

Kan jag ta bort en faktura?

Du kan radera en faktura genom att klicka på papperskorgsikonen i listan eller via raderingsknappen i detaljvyn. En bekräftelsedialog visas innan fakturan raderas. Bokförda fakturor bör inte raderas -- kontakta din ekonomiansvarige om du behöver korrigera en bokförd faktura.

Hur hittar jag fakturor som saknar projekt?

Välj Saknar projekt i projektfiltret längst upp i listan. Då visas bara de fakturor som inte är kopplade till något projekt vare sig på fakturans huvud eller på någon fakturarad -- alltså de kostnader som ännu inte hamnat på ett jobb.

Observera att många fakturor helt korrekt saknar projekt: gemensamma kostnader som bank, försäkring, telefoni, bränsle och programvara hör inte till något enskilt projekt. Gå igenom listan och koppla de fakturor som faktiskt avser ett projekt.

Varför står det ett projekt i listan trots att jag inte satte något i fakturahuvudet?

Därför att kolumnen PROJEKT tittar på hela fakturan, inte bara på huvudet. Så snart en fakturarad bär ett projekt räknas fakturan till det projektet -- och det är radernas projekt som gäller framför huvudkopplingen. Det är samma regel som projektens ekonomiredovisning använder, så listan och projektsidorna visar alltid samma bild.

Står det +1 eller +2 efter projektnamnet betyder det att fakturans rader är fördelade på flera projekt. Namnet som visas är det första av dem; håll muspekaren över texten för att se hur många projekt fakturan är fördelad på, och öppna fakturan för att se exakt vilken rad som ligger var.

Varför syns inte mitt projekt i listan?

Projekt måste finnas registrerade i systemet för att kunna väljas. Be din projektansvarige eller administratör att skapa projektet om det saknas.

Kan jag ändra projektet på en faktura som redan är godkänd eller bokförd?

Ja, men bara om du är administratör (systemadmin eller företagsadmin). Projektfältet är redigerbart för administratörer även på låsta fakturor -- med undantag för makulerade fakturor som alltid är helt låsta. Klicka på SPARA PROJEKT i verktygsfältet för att spara enbart projektändringen utan att påverka övriga uppgifter. Om det valda projektet har status Avslutat visas en bekräftelsedialog som erbjuder att återöppna projektet.

Vanliga användare (inte administratörer) kan inte ändra projektet på låsta fakturor.