Kundfakturor

Översikt

I Kundfakturor skapar och hanterar du fakturor till dina kunder. Här följer du en faktura från att den skapas som utkast tills den är betald -- och du kan skicka betalningspåminnelser, registrera inbetalningar, hantera ROT/RUT-avdrag och exportera till Fortnox.

Modulen består av två separata sidor: Kundfakturor (alla fakturor) och Skickade (fakturor som skickats till kund). Du navigerar mellan dem via undermenyerna.

Kom igång

1. Gå till /kundfakturor i huvudmenyn.
2. Du möts av fakturalistan med alla fakturor för ditt företag. Standardfiltret är satt till Utkast.
3. Använd filtren längst upp för att hitta rätt faktura, eller klicka på LÄGG TILL KUNDFAKTURA för att skapa en ny.

Tolka en faktura

När du öppnar en faktura ser du ett antal fält och belopp. Här förklarar vi vad varje del betyder, så att du kan läsa och förstå fakturan utan att behöva gissa.

Fakturans grunduppgifter

Märkning från projektet

Har projektet en märkning följer den automatiskt med till fakturan, både när du skapar en ny faktura och när du öppnar en befintlig:

• Är fältet Märkning tomt fylls projektets märkning i.
• Byter du projekt på fakturan följer märkningen med till det nya projektet -- men bara om det som stod i fältet var det förra projektets märkning.
• Har du själv skrivit något i Märkning rörs det aldrig. Din text vinner alltid.

Det betyder att en faktura som skapades innan projektet fick sin märkning ändå får den när du öppnar fakturan igen. Vill du ha en annan märkning på just den här fakturan skriver du bara över fältet och sparar.

Fakturarader

Varje rad på fakturan representerar en tjänst eller vara som du fakturerar för:

Obs: Det finns ingen ROT-kryssruta på fakturaraderna. ROT- och RUT-avdrag registrerar du separat under fliken ROT & RUT, se avsnittet "ROT/RUT-avdrag -- så fungerar beräkningen" nedan.

Summering längst ned

Under raderna ser du:

• Delsumma -- summan av alla rader före moms
• Moms -- total moms beräknad per momssats
• Totalsumma -- det belopp kunden ska betala (delsumma + moms)

Om du har registrerat ROT/RUT-avdrag visas även:

• ROT/RUT-avdrag -- det belopp som dras av
• Att betala -- det belopp kunden faktiskt ska betala efter avdrag

På en kreditfaktura visas den sista raden som Att kreditera i stället för Att betala, både på skärmen, i förhandsvisningen och i den genererade PDF-filen.

Fakturastatus

Varje faktura har en status som visar var i processen den befinner sig. Förståelsen av statusflödet är viktig för att du ska kunna följa upp dina fakturor korrekt.

Statusflöde

Utkast -> Skickad -> Betald
                  -> Delbetald -> Betald
                  -> Förfallen -> Betald
                  -> Krediterad   (när en kreditfaktura täcker hela beloppet)
                  -> Makulerad

Vad varje status betyder

Kreditfaktura (t.ex. i listfiltret och kolumnen Typ av faktura) är en dokumenttyp, inte en status. En kreditfaktura går genom samma livscykel som en vanlig faktura: Utkast -> Skickad -> Betald. Se Kreditfakturor för hela flödet.

Funktioner

Fakturalistan

Överst på sidan visas fyra nyckeltalskort: Antal fakturor, Obetalt belopp, Förfallna och Betalda denna månad. Korten räknas alltid över samtliga fakturor för företaget -- oavsett vilket filter du har valt i listan under.

Listan visar alla fakturor med de viktigaste uppgifterna på rad. Du kan sortera på valfri kolumn och filtrera på flera kriterier samtidigt. Kolumnerna går att dölja och visa via tabellinställningar (kugghjulsikonen till höger om sökfältet).

När du öppnar sidan synkas betalningsstatus automatiskt mot Fortnox i bakgrunden. Om nya betalningar hittats uppdateras listan direkt -- du behöver inte göra något. Synkroniseringen sker högst en gång i timmen per företag för att inte belasta Fortnox API onödigt.

Filtren och kolumnsorteringen sparas automatiskt. När du öppnar en faktura och klickar TILLBAKA återgår du till listan med exakt de filter och den sortering du hade -- du behöver inte sätta om dem. Du kan också dela URL-adressen med en kollega och de ser samma filtrerade vy.

Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss). Den återställer alla aktiva filter och eventuell sortering till standardläget med ett enda klick. Knappen är inaktiverad när ingenting avviker från standardläget.

Tillgängliga filter:

Kolumner i tabellen:

• Fakturanr
• Offertnummer
• Kund
• Projekt
• Pris exkl. moms
• Pris inkl. moms
• Typ av faktura (Faktura / Kreditfaktura)
• Leveransmetod (E-post eller E-faktura via Peppol)
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Status
• Omvänd betalningsskyldighet
• Anteckning

Åtgärder per rad:

Direkt i åtgärdskolumnen finns tre ikonknappar:

• Sändikon (pappersflygplan) -- markera fakturan som skickad (en bekräftelsedialog visas; ingen e-post skickas)
• Nedladdningsikon -- ladda ner fakturan som PDF
• Papperskorgikon -- radera fakturan (en bekräftelsedialog visas)

Du kan också högerklicka på en fakturarad eller klicka på menyn (⋯) längst till höger i raden för att öppna en åtgärdsmeny med:

• Öppna -- öppnar fakturans detaljvy
• Skapa kreditfaktura -- öppnar fakturans detaljvy med krediterings­dialogen öppen. Tillgänglig för fakturor med status Skickad, Delbetald eller Förfallen
• Radera faktura -- tar bort fakturan (en bekräftelsedialog visas)

Duplicera faktura finns inte i listans meny -- den ligger i fakturans detaljvy, under FLER FUNKTIONER. Öppna fakturan först och kopiera den därifrån. Menyerna visar numera bara poster som faktiskt går att använda på just den ytan, så du slipper klicka på något som är permanent utgråat.

Exportera till Excel:

Via kugghjulsmenyn kan du exportera de synliga kolumnerna till en Excel-fil. Exporten följer ditt aktuella filter och kolumninstellningar.

Skapa ny faktura

Klicka på LÄGG TILL KUNDFAKTURA för att öppna sidan för att skapa en ny faktura.

Fakturanumret fyller du inte i själv -- det tilldelas när du sparar, ur ditt företags egen löpande serie (till exempel F2026-001). Använder ditt företag Fortnox ersätts numret av Fortnox-numret vid exporten. Läs mer under "Vilket fakturanummer ser kunden?" nedan.

Överst finns en verktygsrad med knapparna TILLBAKA, SPARA, SKICKA, FÖRHANDSGRANSKA, EXPORTERA TILL FORTNOX (inaktiv tills fakturan är sparad) och FLER FUNKTIONER. SKICKA fungerar först sedan fakturan sparats -- klicka SPARA så tar du dig till fakturans detaljvy där utskicket faktiskt går att göra (se "Fakturans detaljvy" nedan).

Flik 1 -- RADER

Här fyller du i fakturans grunduppgifter och lägger till fakturaraderna.

Fakturainformation:

Fakturarader:

Varje rad i fakturan innehåller:

• Artikel -- välj från artikelregistret via sökbar lista (fyller automatiskt i beskrivning, enhet, pris, antal och kontokod)
• Beskrivning -- fritext
• Enhet -- t.ex. tim, st, m2
• Antal -- sätts automatiskt till artikelns Antal/FORP vid artikelval
• Inköpspris -- pris per enhet exklusive moms och påslag
• Moms % -- momssats (när du ändrar momssats fylls kontokod i automatiskt via momskontomappning). Är Omvänd moms ikryssad sätts raden till 0 % när fakturan sparas
• Rabatt -- rabatt i procent eller kronor per styck (växla med %/kr-knappen). Kryssrutan SEP. visar rabatten som en egen rad på fakturan
• Påslag -- påslag i procent eller kronor per styck som läggs på inköpspriset. Kryssrutan SEP. visar påslaget som en egen rad på fakturan
• Delsumma -- radens summa, beräknas automatiskt
• Kontokod -- bokföringskonto, valbart från aktiva konton i Fortnox

Det finns ingen ROT-kryssruta på raderna -- ROT/RUT-avdrag registrerar du separat under fliken ROT & RUT när fakturan är sparad.

Ändra ordning på raderna:

Längst till vänster på varje rad finns ett draghandtag (ikonen med prickar). Ta tag i handtaget och dra raden dit du vill ha den -- släppmålet markeras medan du drar. Vill du hellre använda tangentbordet klickar du på handtaget så att det får fokus och flyttar raden med pil upp och pil ner. Den nya ordningen sparas när du klickar SPARA, och det är den ordningen kunden ser på fakturan.

Bara handtaget går att dra -- resten av raden fungerar som vanligt, så du kan fortfarande markera text i fälten. Visas inget handtag på en rad går ordningen inte att ändra i just den vyn.

Rader utan bokföringskonto:

En ifylld rad som saknar Kontokod markeras med röd ram, och en tipstext förklarar att Fortnox-exporten avvisas tills kontot är ifyllt. Fyll i kontot innan du exporterar, så slipper du felet vid EXPORTERA.

Längst ned beräknas automatiskt: delsumma, moms och totalsumma.

Knappen HÄMTA FRÅN PROJEKT (visas när ett projekt är kopplat) öppnar en dialog med två flikar -- Leverantörsfakturor och Timmar -- där du kan importera rader från projektets registrerade material respektive tidrapporter direkt till fakturan. På fastprisprojekt ersätts knappen av texten "Fastprisprojekt faktureras via betalningsplanen på projektet", eftersom grundkontraktet då faktureras via projektets betalningsplan i stället.

Flik 2 -- BILAGOR & DOKUMENT

Bilagor kan inte laddas upp förrän fakturan är sparad. Fliken visar meddelandet "Spara fakturan först för att kunna lägga till bilagor". Klicka SPARA och öppna sedan fakturan i detaljvyn för att komma åt uppladdningsfunktionen.

Flik 3 -- BETALNINGAR

Här registrerar du inbetalningar mot fakturan (tillgänglig efter att fakturan är sparad -- se detaljvy nedan).

Flik 4 -- PÅMINNELSER

Hantera betalningspåminnelser (tillgänglig efter att fakturan är sparad -- se detaljvy nedan).

Fakturans detaljvy

När du klickar på en befintlig faktura öppnas detaljvyn där du kan redigera alla uppgifter.

Verktygsrad

Överst i detaljvyn finns knappar för:

Leveransmetod och e-fakturastatus

Under verktygsraden visas en märkning som visar hur fakturan kommer att levereras till kunden. Märkningen är E-post (med ett brevikon) eller E-faktura (med ett sändikon). Leveransmetoden sätts automatiskt baserat på kundens Peppol-id -- det går inte att ändra per faktura. Vill du byta leveranssätt för en kund ändrar du kundens Peppol-id under kundkortet.

För fakturor som har skickats som e-faktura visas dessutom en statusmärkning bredvid leveransmetoden:

ÄTA-länk (informationsremsa)

Om fakturans rader är kopplade till en eller flera ÄTA-poster på projektet visas en blå informationsremsa längst upp i fakturans detaljvy, direkt under verktygsraden. Remsan visar vilken ÄTA (eller vilka ÄTA) raderna tillhör och innehåller en klickbar länk som tar dig direkt till projektets ÄTA-flik. Remsan visas bara om kopplingen finns -- fakturor utan ÄTA-koppling påverkas inte.

Projektets ekonomi-panel

När fakturan är ett utkast och kopplad till ett projekt visas panelen Projektets ekonomi till höger om formuläret. Panelen uppdateras i realtid när du redigerar fakturaraderna – du kan direkt se hur fakturan påverkar projektets totalekonomi.

Obs: Panelen visas bara för fakturor med status Utkast som är kopplade till ett projekt. Är fakturan skickad, betald eller av annan slutgiltig status visas inte panelen.

Hopfällbara paneler

Projektets ekonomi-panelen, Förhandsgranskning-panelen och Leverantörsfakturor-panelen kan alla minimeras till en smal remsa längs sidan. Klicka på pilen (›) i övre hörnet av panelen för att minimera den. Klicka på pilen (‹) i remsan för att expandera den igen. Ditt val sparas automatiskt och gäller nästa gång du öppnar en faktura.

Leverantörsfakturor-panelen

Om fakturan är kopplad till ett projekt visas panelen Leverantörsfakturor med koppling till projektet på höger sida. Panelen är komprimerad som standard -- klicka på den kollapsade remsan märkt Leverantörsfakturor för att öppna den.

När panelen är öppen ser du:

• Projektets nummer och namn som underrubrik
• En scrollbar lista över de leverantörsfakturor som är kopplade till projektet, med fakturanummer, leverantör, datum och belopp
• En PDF-förhandsvisning av den faktura du klickar på i listan

Panelen är till för att du ska kunna kontrollera underliggande kostnader medan du arbetar med fakturan. Klicka på HÄMTA FRÅN PROJEKT i verktygsraden för att importera rader från projektets leverantörsfakturor direkt till kundfakturan.

Fortnox-export

Obs: Om knappen EXPORTERA TILL FORTNOX är nedtonad saknar ditt Fortnox-konto behörighet till modulen Kundfakturor. Kontakta din Fortnox-admin eller validera scopes under Inställningar > Fortnox.

Klicka på EXPORTERA TILL FORTNOX för att öppna exportdialogen. Dialogen frågar: "Vill du bokföra fakturan vid exporten?"

Fakturan sparas automatiskt innan den exporteras. Det betyder att ändringar du precis gjort -- till exempel ett bokföringskonto du fyllt i -- kommer med i exporten utan att du behöver klicka SPARA först.

När exporten är klar visas en bekräftelseruta med Fortnox fakturanummer. Knappen i verktygsraden uppdateras till FORTNOX #[nummer] och inaktiveras, så att du tydligt ser att fakturan är synkad.

Om exporten misslyckas får du ett felmeddelande som pekar ut vad som behöver rättas:

Kontrollerna körs innan fakturan skickas iväg, så en faktura fastnar aldrig halvvägs i exporten.

Fakturanummer och Fortnox-utkast

Är ditt företag kopplat till Fortnox visas texten "Utkast" i fältet för fakturanummer så länge fakturan inte har exporterats dit. Det innebär att fakturan inte har något officiellt fakturanummer än. När du exporterar till Fortnox får fakturan ett riktigt löpnummer från Fortnox nummerserie, och det numret visas i stället.

Om du ser "Utkast" som fakturanummer betyder det alltså att fakturan finns lokalt i systemet men inte skickats till bokföringen än. Det är inget fel -- det är så det ska se ut tills du exporterar.

Företag som inte använder Fortnox ser aldrig "Utkast" här. Deras fakturor får sitt nummer ur systemets egen serie (till exempel F2026-001) redan när fakturan sparas.

Låst formulär vid Fortnox-export

När en faktura har exporterats till Fortnox låses formuläret för redigering. En gul banner med hänglåsikon visas överst med texten "Fakturan är exporterad till Fortnox och kan inte redigeras". Fakturainformationen samt flikarna RADER och ROT & RUT är inaktiverade och kan inte ändras. Undantaget är fältet Status som alltid går att ändra manuellt -- du kan till exempel sätta fakturan som Makulerad även efter att den exporterats till Fortnox. Flikarna BETALNINGAR och BILAGOR & DOKUMENT förblir interaktiva -- du kan alltså fortfarande registrera betalningar och ladda upp bilagor även på en exporterad faktura. Du kan också alltid ladda ner PDF och skriva ut.

Ladda ner och skriv ut

Klicka på FÖRHANDSGRANSKA i verktygsraden för att öppna förhandsgranskning-panelen och starta PDF-nedladdningen direkt. Inne i panelen finns även separata knappar:

• LADDA NER PDF -- laddar ner fakturan som en färdig PDF-fil, exakt samma dokument som kunden får via e-post
• SKRIV UT -- öppnar utskriftsdialogen med samma PDF-fil

Obs: Om fakturan inte är sparad ännu visar knapparna ett meddelande om att du behöver spara fakturan först.

Skicka testmail

Till höger om fakturaforhandsvisningen finns knappen SKICKA TEST. Den öppnar en dialog där du anger en e-postadress (förifylld med din inloggade adress) och skickar fakturan som PDF-bilaga utan att påverka fakturans status. Använd det har för att kontrollera att fakturan ser korrekt ut innan du skickar på riktigt.

Flikar i detaljvyn

Detaljvyn har fem flikar: RADER, ROT & RUT, BILAGOR & DOKUMENT, BETALNINGAR och PÅMINNELSER.

Flik 1 -- RADER

Samma uppbyggnad som vid nyskapande (se ovan). Du kan redigera befintliga rader, lägga till nya och ta bort rader.

Flik 2 -- ROT & RUT

Här hanterar du ROT- och RUT-avdrag kopplade till fakturan. Längst upp visas en informationsruta med avdragssatserna.

Om kunden är markerad som ROT/RUT-berättigad i kundkortet men inga avdrag ännu lagts till på fakturan visas en liten accentfärgad punkt bredvid fliknamnet ROT & RUT som en påminnelse om att lägga till avdrag.

Avdragssatser:

ROT och RUT har dessutom ett gemensamt tak på 75 000 kr per person och år. Se avsnittet "ROT/RUT-avdrag -- så fungerar beräkningen" nedan.

Registrerade avdrag:

Om det redan finns sparade avdrag visas de i en lista med typ, namn, personnummer, arbetskostnad, avdragsbelopp och fastighetsbeteckning. Du kan redigera eller ta bort varje post.

Lägg till avdrag:

När du sparar beräknar systemet avdragsbeloppet automatiskt. Längst ned visas en fakturasammanfattning med delsumma, moms, ROT/RUT-avdrag och vad kunden faktiskt betalar.

Flik 3 -- BILAGOR & DOKUMENT

Här laddar du upp filer som ska följa fakturan. Dra och släpp filer direkt i uppladdningsytan eller klicka på knappen ELLER VÄLJ FILER ATT LADDA UPP... för att välja filer via filväljaren.

Filformat som stöds: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), bilder (JPG, PNG, GIF, WebP) och textfiler (.txt, .csv) -- max 10 MB per fil.

Uppladdade filer listas under uppladdningsytan med filnamn, storlek och uppladdningsdatum. Via ikonknapparna på varje fil kan du ladda ned eller ta bort den (en bekräftelsedialog visas vid borttagning).

Bifoga arbetsdagbok: Har fakturan rader hämtade från tidrapporter kan du klicka BIFOGA ARBETSDAGBOK. Crewrig bygger då en arbetsdagbok för exakt de tidrapporterna (plus externa personer på projektet under samma period) och sparar den som bilaga, så att den följer med när fakturan skickas. Klickar du igen får du frågan om den gamla ska ersättas.

Knappen är nedtonad om fakturan inte går att bygga en dagbok av, och texten bredvid knappen säger varför: Fakturan har inga rader hämtade från tidrapporter eller Fakturan saknar projekt. Har tidrapporterna som fakturan bygger på hunnit tas bort sedan raderna hämtades får du beskedet Tidrapporterna som fakturan bygger på finns inte längre.

Tips: Filer som laddats upp här skickas automatiskt med som e-postbilagor när du klickar SKICKA eller SKICKA IGEN -- kunden får alltså både fakturan som PDF och dina uppladdade filer i samma e-post.

Flik 4 -- BETALNINGAR

Överst visas en betalningsstatus med tre sammanfattningskort: totalbelopp, betalt och kvar att betala.

Registrera betalning:

Om det återstår belopp att betala visas ett formuler med följande fält:

Klicka på REGISTRERA BETALNING för att spara. Systemet uppdaterar automatiskt fakturans status till Delbetald eller Betald beroende på inbetalt belopp.

Betalningshistorik:

Under formuläret visas en tabell med alla registrerade betalningar (datum, metod, belopp och registreringstidpunkt) samt en summeringsrad. Varje rad har en papperskorgikon -- klicka på den för att ta bort en enstaka betalning om den registrerats fel. Fakturans betalningsstatus räknas om automatiskt när en betalning tas bort.

När fakturan är helt betald visas en bekräftelse med grön statusbanner.

Flik 5 -- PÅMINNELSER

Här skickar du betalningspåminnelser till kunden och ser vilka påminnelser som redan gått ut på fakturan.

Överst i fliken står en kort förklaring. Om fakturan går att påminna om visas texten "Skicka en manuell betalningspåminnelse till kunden. Fakturan bifogas som PDF i mejlet." tillsammans med knappen SKICKA PÅMINNELSE. Går den inte att påminna om står det istället "Påminnelser kan skickas när fakturan är skickad och har ett utestående belopp." och ingen knapp visas.

När går det att skicka en påminnelse?

Knappen SKICKA PÅMINNELSE visas när alla tre villkoren är uppfyllda:

• Fakturan har status Skickad, Delbetald eller Förfallen
• Det finns ett utestående belopp kvar att betala
• Fakturan är inte en kreditfaktura

Påminnelsedialogen:

Längst upp i dialogen visas fakturanummer, kundnamn, utestående belopp och förfallodatum så att du kan kontrollera att du påminner om rätt faktura.

Klicka Skicka påminnelse för att skicka. Kunden får ett mejl på svenska med fakturan bifogad som PDF, och påminnelsen läggs till i tabellen. Om mejlet inte går fram sparas ingen påminnelse -- du får ett felmeddelande och kan försöka igen.

Påminnelsetabellen:

Har inga påminnelser skickats visas istället texten "Inga påminnelser har skickats för den här fakturan."

Tips: Du behöver inte gå in på fliken för att påminna. På en förfallen faktura finns knappen SKICKA PÅMINNELSE direkt i verktygsraden högst upp, och på sidan Skickade finns en klockikon på varje förfallen fakturarad. Alla tre vägarna öppnar samma dialog.

Vilket fakturanummer ser kunden?

Fakturanumret som står på PDF:en, i förhandsvisningen och i påminnelsemejlen är alltid ett och samma -- men var numret kommer ifrån beror på hur ditt företag arbetar:

Förhandsvisningen på skärmen och den nedladdade PDF:en visar alltid samma sak, så det du ser är det kunden får.

Skicka faktura

Från fakturalistan

Klicka på brevikonen på en fakturarad för att markera fakturan som skickad. En bekräftelsedialog visar fakturanummer, kundnamn och belopp. När du bekräftar ändras status från Utkast till Skickad. Ingen e-post skickas via den här genvägen -- fakturan markeras bara som skickad i systemet.

Från fakturans detaljvy

Klicka på knappen SKICKA i verktygsraden för att öppna skicka-dialogen. Där visas:

• Till -- redigerbart e-postfält, förifyllt med kundens fakturamail
• Bcc -- valfritt fält för kopia till en annan adress (till exempel din egen)
• Fakturanummer, kund och belopp som bekräftelse

När du klickar Skicka i dialogen skickas fakturan som PDF-bilaga till angiven e-postadress -- eventuella filer från fliken BILAGOR & DOKUMENT bifogas automatiskt i samma e-post. Fakturans status ändras från Utkast till Skickad.

Om fakturan redan är skickad, delbetald eller betald visas knappen som SKICKA IGEN. Du kan då skicka om fakturan utan att betalningstatus eller betalt belopp ändras.

Obs: Om kunden saknar registrerad fakturamail är Till-fältet tomt. Fyll i mottagarens adress manuellt innan du skickar.

Fakturan måste exporteras till Fortnox innan den skickas

Använder ditt företag Fortnox går det inte att skicka en faktura som ännu inte är exporterad dit. Öppnar du skicka-dialogen på en sådan faktura visas en röd ruta:

Fakturan är inte exporterad till Fortnox än och saknar därför fakturanummer -- PDF:en skulle skriva "Utkast" där numret ska stå. Exportera till Fortnox först, sedan kan den skickas.

Så länge rutan visas är knappen Skicka i dialogen nedtonad, och det gäller båda vägarna -- både e-post och e-faktura (Peppol). Gör så här i stället:

1. Stäng dialogen och klicka EXPORTERA TILL FORTNOX i verktygsraden.
2. När fakturan har fått sitt Fortnox-nummer klickar du SKICKA igen. Nu går den iväg med det riktiga fakturanumret.

Spärren finns för att en faktura utan fakturanummer inte går att bokföra hos mottagaren -- kundens ekonomiavdelning kan avvisa den som ofullständig. Tidigare visades bara en gul varning här, men den stoppade inte utskicket.

Företag utan Fortnox-koppling berörs aldrig, eftersom deras nummer ur F-serien redan är det riktiga. De kan skicka direkt. Brevikonen i fakturalistan, som bara markerar fakturan som skickad utan att mejla något, påverkas inte heller av spärren.

Betalningsvillkor och förfallodatum

Betalningsvillkoret anger hur många dagar från fakturadatumet som kunden har på sig att betala. Standardvärdet är 30 dagar, men du kan ändra det per faktura.

När du anger eller ändrar betalningsvillkoret räknar systemet automatiskt ut förfallodatumet. Exempel:

• Fakturadatum 1 januari + 30 dagars betalningsvillkor = förfallodatum 31 januari
• Fakturadatum 1 januari + 10 dagars betalningsvillkor = förfallodatum 11 januari

Om du ändrar fakturadatumet efter att ha satt betalningsvillkoret uppdateras förfallodatumet automatiskt.

När förfallodatumet har passerat utan att hela beloppet betalats ändrar systemet automatiskt statusen till Förfallen. Det betyder att det är dags att följa upp med kunden, till exempel genom att skicka en betalningspåminnelse via fliken PÅMINNELSER.

Omvänd moms (omvänd skattskyldighet)

Omvänd skattskyldighet är en momsregel som gäller i byggsektorn. Den innebär att det är köparen, inte säljaren, som redovisar momsen till Skatteverket.

När gäller omvänd skattskyldighet?

Omvänd skattskyldighet gäller när du säljer byggtjänster till en annan byggverksamhet (B2B inom bygg). Det gäller inte när du säljer till en privatperson eller till ett företag utanför byggsektorn.

Vad innebär det på fakturan?

När du markerar kryssrutan Omvänd moms på fakturan:

• Momsen slås inte på fakturabeloppet -- kunden betalar bara beloppet exklusive moms
• Samtliga fakturarader sätts till 0 procent moms när fakturan sparas, oavsett vad som stod i kolumnen Moms % på raden. Det gäller även rader som hämtats in från ett projekt eller lagts till innan du kryssade i rutan, så att momsuppdelningen på den utskrivna fakturan aldrig kan säga emot summeringen.
• På den utskrivna fakturan och i förhandsvisningen visas texten "Omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster gäller." direkt under totalsumman -- både på skärmen och i PDF-filen
• Kunden ansvarar för att själv rapportera momsen i sin momsdeklaration

Hur använder du det?

1. Öppna fakturan och gå till fliken RADER
2. Markera kryssrutan Omvänd moms i fakturainformationen
3. Fakturasumman visar nu enbart beloppet exklusive moms

Automatik från kunduppgifterna

Om du har markerat Omvänd betalningsskyldighet på kunden (under Kunder > Övriga uppgifter) så sätter systemet Omvänd moms automatiskt när du väljer kunden på en ny faktura. Nya fakturarader får då 0 % moms och bokföringskonto 3231 (försäljning inom byggsektorn ex moms) som standard. Kontokoden kan du ändra manuellt per rad, men momssatsen sätts alltid till 0 procent så länge Omvänd moms är ikryssad.

När du väljer kund på en ny faktura ärver fakturan även kundens betalningsvillkor och markering för ROT/RUT-berättigad. Om du byter kund på en befintlig faktura uppdateras dessa inställningar på samma sätt – och fälten Projekt och Kontaktperson rensas automatiskt eftersom de är knutna till den valda kunden. Väljer du en kund med betalningsvillkor 0 dagar räknas förfallodatumet till samma dag som fakturadatumet.

Om du är osäker på om omvänd skattskyldighet gäller för en viss faktura, kontakta din ekonomiansvarige eller revisor.

ROT/RUT-avdrag -- så fungerar beräkningen

ROT- och RUT-avdraget är en skattereduktion som privatpersoner kan få för arbetskostnaden på hushållsnära tjänster och renoveringsarbeten. Här förklarar vi hur beräkningen går till steg för steg.

Vad är arbetskostnad?

Arbetskostnaden är den del av fakturabeloppet som avser just arbete -- alltså inte material, maskiner eller andra varor. Det är bara arbetskostnaden som ger rätt till avdrag. Du anger själv arbetskostnaden per person under fliken ROT & RUT.

Hur beräknas avdraget?

1. Du anger arbetskostnaden per person i fältet Arbetskostnad (kr)
2. Systemet beräknar avdraget automatiskt på exakt det belopp du anger -- det lägger inte på och drar inte av någon moms:
   • ROT-avdrag: 30 % av arbetskostnaden
   • RUT-avdrag: 50 % av arbetskostnaden
3. Avdragsbeloppet dras av från det kunden ska betala

Inklusive eller exklusive moms?

Skatteverket räknar avdraget på arbetskostnaden inklusive moms. Ange därför arbetskostnaden inklusive moms. Skapar du fakturan från en à-conto-post eller en ÄTA kan avdraget fyllas i automatiskt med arbetskostnaden från posten, precis som den står där. Kontrollera då att beloppet är inklusive moms, och ändra det under fliken ROT & RUT innan du skickar fakturan om det behövs.

Tak per person och år:

Taket på 75 000 kr är gemensamt för ROT och RUT. Har en person redan fått 50 000 kr i ROT-avdrag under året återstår alltså högst 25 000 kr i RUT-avdrag.

Passerar avdragen för samma person på en och samma faktura något av taken går fakturan inte att spara. Systemet varnar också när en persons avdrag på ditt företags fakturor under samma kalenderår ser ut att passera taken. Varningen stoppar dig inte -- du kan välja SPARA ÄNDÅ -- eftersom systemet inte ser avdrag som personen har fått hos andra företag. Det slutliga avdraget avgörs av Skatteverket.

Räkneexempel ROT:

Du fakturerar en kund för badrumsrenovering. Totalbeloppet är 100 000 kr exkl. moms, varav 60 000 kr är arbetskostnad och 40 000 kr är material. Med 25 % moms blir fakturan 125 000 kr.

• Arbetskostnad inkl. moms: 60 000 + 25 % = 75 000 kr
• ROT-avdrag: 30 % av 75 000 = 22 500 kr
• Kunden betalar: 125 000 - 22 500 = 102 500 kr
• Du begär de 22 500 kronorna från Skatteverket, som betalar ut dem till dig

Flera personer i samma hushåll:

Du kan lägga till flera avdragsposter på samma faktura. Det är vanligt när två personer i samma hushåll vill dela på avdraget -- varje person har sin egen gräns. Lägg till en post per person med respektive personnummer och andel av arbetskostnaden.

Fastighetsbeteckning:

För ROT-avdrag är fastighetsbeteckning obligatoriskt. Den hittar du på kundens lagfart eller via Lantmateriets karttjanst. Formatet är till exempel "Stockholm Vasastaden 1:2".

Sidan Skickade fakturor

Skickade är en separat sida (inte en flik i fakturalistan) som du när via undermenyn. Här ser du enbart fakturor som redan skickats till kund. Sidan ger dig en snabb översikt över ditt fakturaläge.

Sammanfattningskort

Längst upp på sidan visas fyra sammanfattningskort:

Utestående är alltså skillnaden mellan vad du har fakturerat och vad kunderna faktiskt har betalat. Det är ett av de viktigaste nyckeltalen för att ha koll på ert kassaflöde.

Filter

Filtren och kolumnsorteringen sparas automatiskt. Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss) som återställer alla aktiva filter och eventuell sortering till standardläget med ett enda klick.

Kolumner i tabellen

• Fakturanummer
• Kund
• Projekt
• Exkl. moms
• Inkl. moms
• Betalt
• Utestående (visas i rött om beloppet är positivt)
• Skickad (datum och tid)
• Förfaller (visas i rött om fakturan är förfallen)
• Bokförings-ID (dold som standard -- visa den via kugghjulsmenyn)
• Status

Åtgärder per rad

Direkt i åtgärdskolumnen finns ikonknappar:

• Bocksymbol (grön) -- markera fakturan som helt betald med ett klick, utan att öppna detaljvyn. Visas bara för obetalda fakturor
• Klockikon (amber) -- skicka en betalningspåminnelse till kunden. Visas bara på förfallna fakturor med ett utestående belopp. Klicket öppnar samma påminnelsedialog som fliken PÅMINNELSER i detaljvyn, förifylld med kundens fakturamail
• Nedladdningsikon -- ladda ner fakturan som PDF (samma dokument som kunden fick via e-post)
• Dokumentikon -- skriv ut fakturan

Du kan också högerklicka på en fakturarad eller klicka på menyn (⋯) längst till höger för att öppna en åtgärdsmeny med:

• Öppna -- öppnar fakturans detaljvy
• Duplicera faktura -- skapar ett nytt utkast med kopierade rader och ROT/RUT-avdrag, ett nytt fakturanummer och dagens datum (se "Duplicera faktura" nedan)
• Skapa kreditfaktura -- öppnar fakturans detaljvy med krediterings­dialogen öppen
• Markera som betald -- markerar fakturan som helt betald med hela beloppet utan att öppna detaljvyn. Visas bara för obetalda fakturor

Du kan även exportera skickade fakturor till Excel via kugghjulsmenyn.

Registrera betalningar

Betalningshantering sker under fliken BETALNINGAR i fakturans detaljvy.

Full betalning

1. Öppna fakturan och gå till fliken BETALNINGAR
2. Beloppet är redan förifyllt med det återstående beloppet
3. Välj betalningsdatum och betalningsmetod
4. Klicka på REGISTRERA BETALNING
5. Statusen ändras automatiskt till Betald

Delbetalning

Om kunden betalar en del av fakturan registrerar du en delbetalning:

1. Öppna fakturan och gå till fliken BETALNINGAR
2. Ändra beloppet från det förifyllda värdet till det belopp kunden faktiskt har betalat
3. Välj betalningsdatum och betalningsmetod
4. Klicka på REGISTRERA BETALNING
5. Statusen ändras automatiskt till Delbetald
6. Sammanfattningskorten uppdateras och visar nytt återstående belopp

Du kan registrera flera delbetalningar på samma faktura. Varje betalning laggs till i betalningshistoriken. När det totala inbetalda beloppet matchar fakturasumman ändras statusen till Betald.

Snabbmarkering från Skickade-sidan

På sidan Skickade finns en genväg: klicka på Markera som betald på en fakturarad för att registrera hela beloppet som betalt med ett enda klick, utan att behöva öppna detaljvyn. Det är praktiskt när du gör en bankavstämning och vill snabbt markera flera fakturor.

Vanliga frågor

Hur tolkar jag fakturasumman?

Fakturasumman består av tre delar:

1. Delsumma (nettopris) -- summan av alla fakturarader före moms
2. Moms -- momsen beräknad på delsumman, uppdelad per momssats
3. Totalsumma (bruttopris) -- delsumma plus moms, det vill säga det belopp kunden ska betala

Om omvänd moms är aktiverat är momsen noll och totalsumman är lika med delsumman.

Om ROT/RUT-avdrag är registrerade visas även avdragsbeloppet och det reducerade beloppet som kunden faktiskt betalar.

På en kreditfaktura visas den sista raden som Att kreditera i stället för Att betala.

Vad betyder förfallen?

En faktura är förfallen när förfallodatumet har passerat utan att hela beloppet betalats. Det innebär inte att något gått fel -- det är en signal till dig att kunden inte betalat i tid och att du kan behöva följa upp. Vanliga åtgärder är att ringa kunden eller skicka en betalningspåminnelse via fliken PÅMINNELSER.

Hur registrerar jag en delbetalning?

1. Öppna fakturan och gå till fliken BETALNINGAR
2. Beloppet är förifyllt med det som återstår att betala
3. Ändra beloppet till det kunden faktiskt har betalat (t.ex. 15 000 kr av 50 000 kr)
4. Välj betalningsdatum och betalningsmetod
5. Klicka på REGISTRERA BETALNING

Statusen ändras till Delbetald och du ser det uppdaterade återstående beloppet. Du kan upprepa proceduren för varje ny delbetalning.

Hur skickar jag en betalningspåminnelse?

Du kan påminna kunden på tre sätt, och alla tre öppnar samma dialog:

1. På sidan Skickade -- klicka på klockikonen på den förfallna fakturans rad
2. I fakturans detaljvy -- klicka på SKICKA PÅMINNELSE i verktygsraden högst upp
3. I fakturans detaljvy -- gå till fliken PÅMINNELSER och klicka på SKICKA PÅMINNELSE

I dialogen kontrollerar du mottagarens e-postadress, anger eventuell påminnelseavgift (förifylld med 60 kr) och dröjsmålsränta, och skriver gärna ett kort meddelande som följer med i mejlet. Klicka Skicka påminnelse -- kunden får ett mejl med fakturan bifogad som PDF, och påminnelsen listas i fliken PÅMINNELSER med löpnummer och tidpunkt.

Påminnelser går bara att skicka på fakturor som är skickade, delbetalda eller förfallna och som fortfarande har ett utestående belopp. Kreditfakturor kan aldrig påminnas om.

Vad är omvänd moms?

Omvänd moms (omvänd skattskyldighet) innebär att köparen, inte du som säljare, rapporterar momsen till Skatteverket. Det gäller vid försäljning av byggtjänster till andra byggföretag. När du markerar Omvänd moms på fakturan laggs ingen moms på beloppet, och kunden betalar bara nettopriset. Om kunden är markerad som "Omvänd betalningsskyldighet" i kundregistret sätts kryssrutan automatiskt och nya fakturarader får 0 % moms och konto 3231 som standard. Se avsnittet "Omvänd moms" ovan för mer detaljer.

Hur fungerar ROT-avdrag på fakturan?

ROT-avdraget innebär att Skatteverket betalar en del av arbetskostnaden direkt till dig, så att kunden betalar ett lagre belopp. Du registrerar avdraget under fliken ROT & RUT genom att ange vem som ska få avdraget (med personnummer), hur stor arbetskostnaden är, och vilken fastighet det gäller. Systemet beräknar automatiskt att 30 % av arbetskostnaden dras av från kundens betalning. Se avsnittet "ROT/RUT-avdrag -- så fungerar beräkningen" ovan för ett detaljerat raknexempel.

Kan jag kopiera en befintlig faktura?

Ja. Öppna fakturan och välj FLER FUNKTIONER → Duplicera faktura. Kopian skapas direkt som ett nytt utkast med samma rader och ROT/RUT-avdrag men med ett nytt fakturanummer och dagens datum. Se avsnittet "Duplicera faktura" ovan för mer detaljer.

Menyposten finns bara i fakturans detaljvy, inte i listans högerklicksmeny. På sidan för att skapa en ny faktura visas ingen FLER FUNKTIONER-meny alls -- det finns ingenting att kopiera, kreditera eller radera förrän fakturan är sparad.

Hur skapar jag en kreditfaktura?

Det rekommenderade sättet är att öppna originalfakturan och välja FLER FUNKTIONER → Skapa kreditfaktura -- då kopplas krediten till originalet, raderna kopieras och beloppen räknas ut automatiskt.

Om originalfakturan inte finns i systemet kan du skapa en fristående kreditfaktura: klicka på LÄGG TILL KUNDFAKTURA, välj Kreditfaktura som typ och fyll i raderna. När du väljer Kreditfaktura visas en informationsruta som påminner om det rekommenderade flödet ovan. En fristående kreditfaktura syns i listan med typen Kreditfaktura.

Hur importerar jag rader från ett projekt?

Koppla fakturan till ett projekt i fältet Projekt och klicka sedan på HÄMTA FRÅN PROJEKT. I dialogen som öppnas kan du välja mellan fliken Leverantörsfakturor (importerar material från projektets leverantörsfakturor) och fliken Timmar (importerar ej fakturerade tidrapporter från projektet). Du kan sedan redigera eller ta bort enskilda rader på fakturan.

Hur exporterar jag till Fortnox?

Öppna en sparad faktura och klicka på EXPORTERA TILL FORTNOX i verktygsraden. Dialogen frågar om du vill bokföra fakturan direkt. När exporten lyckas visas Fortnox fakturanummer på knappen.

Vad är ROT-avdrag?

ROT står för Reparation, Ombyggnad och Tillbyggnad. Privatpersoner kan få skattereduktion för den arbetskostnad du fakturerar för sådana arbeten. Gå till fliken ROT & RUT och registrera avdrag per person med personnummer, arbetskostnad och fastighetsbeteckning. Systemet beräknar avdraget automatiskt (30 % för ROT, 50 % för RUT).

Vilket fakturanummer står i påminnelsemejlet?

Samma nummer som på den bifogade PDF:en. Är fakturan exporterad till Fortnox står Fortnox-numret i mejlet, annars ditt eget nummer ur F-serien. Påminnelsen kan alltså aldrig hänvisa till ett annat nummer än det kunden ser på fakturan.

Hur laddar jag ner en faktura som PDF?

Det finns två sätt. Från fakturalistorna klickar du på nedladdningsikonen direkt på fakturaraden -- det fungerar både för utkast och skickade fakturor. Alternativt öppnar du fakturan och klickar på FÖRHANDSGRANSKA i verktygsraden, varefter förhandsgranskning-panelen öppnas och PDF-nedladdningen startar. Du kan även klicka på LADDA NER PDF inne i panelen. I båda fallen är det exakt samma PDF-fil som kunden fick via e-post.

Hur exporterar jag listan till Excel?

Klicka på kugghjulsikonen till höger om sökfältet och välj Exportera till Excel. Exporten följer ditt aktuella filter och de kolumner du har aktiverade.

Kan jag makulera en faktura som redan skickats?

Ja, öppna fakturan och ändra status till Makulerad. Notera att en makulerad faktura bör ersättas med en kreditfaktura om kunden redan fått den, för att bokföringen ska bli korrekt.

Varför står det "Utkast" som fakturanummer?

Det händer bara för företag som är kopplade till Fortnox, och betyder att fakturan inte har exporterats dit än. Fakturanumret tilldelas av Fortnox nummerserie vid exporten, så fram till dess visas "Utkast" i stället för ett nummer -- det är helt normalt. Klicka EXPORTERA TILL FORTNOX så ersätts texten av det riktiga numret.

Så länge det står "Utkast" går fakturan inte att skicka till kunden -- SKICKA är spärrad tills exporten är gjord. Se "Fakturan måste exporteras till Fortnox innan den skickas" ovan.

Använder ditt företag inte Fortnox ser du aldrig "Utkast" som fakturanummer. Då får fakturan direkt ett nummer ur systemets egen serie, till exempel F2026-001.

Duplicera faktura

Du kan skapa en kopia av en befintlig faktura -- ett snabbt sätt att återanvända fakturarader och kundinformation utan att behöva fylla i allt på nytt.

Hur du duplicerar:

1. Öppna fakturan du vill kopiera, från fakturalistan eller sidan Skickade.
2. Klicka FLER FUNKTIONER i verktygsraden och välj Duplicera faktura.
3. Du skickas direkt till den nya fakturan i utkastläge.

Menyposten finns bara i detaljvyn. Listans högerklicksmeny innehåller Öppna, Skapa kreditfaktura och Radera faktura -- inte duplicering.

Vad som kopieras:

• Alla fakturarader med beskrivning, artikel, antal, pris, moms och kontokod
• ROT/RUT-avdrag (namn, personnummer, fastighetsbeteckning och belopp)
• Kund, kontaktperson, projekt, referensuppgifter och anteckning

Vad som inte kopieras:

• Fakturanummer -- kopian får ett nytt utkastnummer
• Fakturadatum och förfallodatum -- sätts till dagens datum respektive beräknas på nytt
• Betalningshistorik och utskickshistorik
• Källkopplingar till tidrapporter och leverantörsfakturor -- dessa kan sedan hämtas på nytt via HÄMTA FRÅN PROJEKT om det behövs

Tips: Duplicera är praktiskt om du fakturerar en kund återkommande för liknande arbeten -- du slipper lägga in rader och ROT-uppgifter på nytt varje gång.

Kreditfakturor

Skapa en kreditfaktura från befintlig faktura

1. Öppna fakturan som ska krediteras (status måste vara Skickad, Delbetald eller Förfallen).
2. Klicka FLER FUNKTIONER -> Skapa kreditfaktura.
3. I dialogen, kryssa i de rader som ska krediteras och justera kvantiteten vid behov.
4. Ange eventuell anledning.
5. Klicka SKAPA KREDITFAKTURA. Du skickas till kreditfakturan i utkastlage.
6. Granska, SPARA och skicka som vanligt.

Hur påverkas originalet?

• Så snart kreditfakturan sparats (även som utkast) minskar originalets kvarvarande obetalt belopp.
• När kreditfakturan sätts till Skickad och hela beloppet är krediterat får originalet status Krediterad.
• Du ser alltid länken mellan fakturorna via bannern längst upp på respektive fakturasida.

Begränsningar

• Du kan inte kreditera en faktura som redan är Betald -- skapa i stället en fristående kreditfaktura.
• Du kan inte kreditera en kreditfaktura.
• Nummerserien är densamma som för vanliga fakturor.