Inställningar

Översikt

Inställningar innehåller systemkonfiguration för ditt företag. Här hanterar du företagsuppgifter, användaruppgifter, lönetyper, frånvarotyper, ersättningstyper, debiteringstyper, yrken, Fortnox-integration, påminnelser och utseende.

Inställningssidan har en egen sidopanel till vänster med navigering grupperad i följande avsnitt:

Sidor som kräver administratörsbehörighet visas som gråade och ej klickbara för övriga användare. Aktiv sida markeras med en accentfärgad vänsterkant i sidopanelen. I övre högra hörnet finns en Tillbaka-knapp som tar dig tillbaka till systemets startsida.

Kom igång

Navigera till /installningar via menyn för att komma åt inställningssidorna.

Funktioner

Företagsuppgifter (/installningar)

Visa och redigera ditt företags grundläggande uppgifter. Kräver administratörsbehörighet. Sidan visar ett kort med färgad rubrikrad.

Logotyp

Överst på sidan finns ett uppladdningsområde för företagets logotyp. Du kan ladda upp en bild genom att:

• Klicka på uppladdningsytan och välja en fil
• Dra och släppa en bildfil till ytan

När en logotyp redan finns uppladdad visas den som förhandsvisning. Under bilden finns knapparna BYT LOGOTYP och TA BORT. Borttagning kräver bekräftelse.

Redigerbara fält

Formuläret är uppdelat i två kolumner:

Momsregistrerad är en kryssruta. När den är ibockad visas ett extra fält för momsregistreringsnummer (VAT-nummer).

F-skatt är en kryssruta som anger om företaget innehar F-skattsedel. Informationen används på fakturor och utskrifter.

Plusgiro fungerar på samma sätt som Bankgiro och visas på fakturor om det är ifyllt.

Klicka SPARA för att spara ändringar. Knappen är grön och aktiveras bara när du har gjort ändringar.

Flikar

Under formuläret finns tre flikar med färgad bakgrund och accentfärgad markering för aktiv flik:

• BEHÖRIGHETER -- Visar en tabell med alla aktiva användare i företaget (namn, e-post, telefon).
• KONTOSALDO -- Visar aktuellt saldo som används för fakturatolkning (3 kr/faktura).
• LEVERANTÖRSFAKTURASKANNING -- Visar företagets fakturaadress för inkommande leverantörsfakturor, med en kopiera-knapp. Mejla eller vidarebefordra leverantörsfakturor dit, så hamnar bilagorna under Inköp > Inkommande där du tolkar dem till leverantörsfakturor. Mejl utan användbar bilaga hamnar under Inköp > Ej hanterade så att inget försvinner tyst. Fliken visar också om automatisk tolkning är på; varje tolkning dras från företagets kontosaldo. Adressen och den automatiska tolkningen sätts upp av Crewrig -- kontakta supporten om ni saknar adress eller vill ändra inställningen.

Användaruppgifter (/installningar/anvandare)

Visa och redigera dina egna uppgifter samt byta lösenord. Sidan visar ditt namn i rubrikraden.

Profilfält (vänster kolumn):

Lösenord och kontakt (höger kolumn):

Du kan ändra profiluppgifter och lösenord var för sig eller samtidigt. Klicka SPARA för att spara. Knappen aktiveras först när du har gjort ändringar.

Hantera användare (/installningar/hantera-anvandare)

Denna sida kräver administratörsbehörighet. Här hanterar du inloggningskonton till administrationssystemet -- lägga till nya, redigera befintliga, inaktivera eller ta bort. Varje användare har en e-post, ett lösenord och en behörighetsroll som styr vad de får göra i systemet.

Viktigt -- skillnad mot Register > Personal: Sidan Hantera användare styr vem som kan logga in i administrationssystemet och vilken roll de har. Den skapar inte en personalpost för tidrapportering, projektkostnader eller löneunderlag -- för det används Register > Personal.

Använd den här sidan främst för kontorspersonal, projektledare, ekonomi och administratörer som ska arbeta i själva systemet (kunder, fakturor, projekt, inställningar). För anställda som bara ska stämpla tid i personalappen lägger du istället upp dem under Register > Personal och klickar Bjud in användare på personalkortet -- det skapar både personalposten och inloggning till personalappen i ett steg.

En person som både arbetar administrativt och stämplar tid kan finnas på båda ställena -- de två posterna kopplas via samma e-postadress.

Paketinformation

Överst visas ett informationskort med ditt nuvarande paket och hur många platser du använder. Kortet är uppdelat i två räknare:

Under varje räknare står vad nästa användare av den sorten kostar per månad, eller att nästa ingår i planen utan extra kostnad.

Platserna är en prisgräns, inte en spärr. Du kan alltid lägga till fler användare än planen inkluderar -- tillägget räknas med automatiskt vid nästa månadsdebitering. Bokföringsbyråer med accountant-åtkomst är alltid kostnadsfria och räknas inte som platser.

Användarsektioner

Sidan är uppdelad i tre sektioner. Varje sektion visar en tabell med kolumnerna Namn, E-post, Roll, Status, Senaste inloggning, Skapad och Åtgärder.

• Användare — systemanvändare med en av rollerna Administratör, Chef, Användare eller Läsare. Det är dessa som räknas som webbanvändare i platsräknaren överst.
• Byråer (n) — bokföringsbyråer med accountant-åtkomst. Dessa är kostnadsfria och räknas inte som platser. En ledtext under rubriken förklarar att de har fått åtkomst via bokförarflödet.
• Personal (n) — anställda med app-inloggning (personalappen). Sektionen är hopfälld som standard; klicka på rubriken för att expandera listan. Personal hanteras via Register > Personal. Öppnar du pennikonen på en personalrad kan du ändra namn, e-post, telefon, lösenord och status, men rollen är låst till Personal -- kontot kan alltså inte av misstag bli en debiterbar webbanvändare härifrån. Ska personen få tillgång till hela systemet, skapa i stället ett vanligt användarkonto med Skapa ny användare.

Roller

Systemet har fyra roller med olika behörighetsnivå:

Lägga till en ny användare

1. Klicka Skapa ny användare (grön knapp uppe till höger)
2. Fyll i förnamn, efternamn och e-post (obligatoriska fält)
3. Ange ett lösenord (minst 8 tecken, obligatoriskt vid ny användare). Klicka Generera bredvid lösenordsfältet om du vill att systemet skapar ett säkert slumpmässigt lösenord åt dig. Ett genererat lösenord visas alltid i klartext; ögat växlar visning för ett lösenord du skrivit själv, och kopieringsknappen lägger det på urklipp.
4. Välj en roll från rullgardinsmenyn
5. Kryssrutan Aktiv är ibockad som standard -- avbocka om användaren inte ska kunna logga in ännu
6. Klicka Skapa användare

När användaren skapas skickas ett välkomstmail automatiskt till den angivna e-postadressen med lösenordet och en inloggningslänk. Om mailet av tekniska skäl inte kunde skickas visas en gul varningsruta på sidan -- användaren är ändå skapad och kan logga in med det angivna lösenordet.

Lägger du till fler användare än planen inkluderar går det bra -- den extra platsen läggs på månadskostnaden vid nästa debitering. Platsräknaren överst visar i förväg vad nästa användare kostar.

Redigera en användare

Klicka på pennikonen i kolumnen Åtgärder för att öppna redigeringsdialogen. Du kan ändra namn, e-post, telefon, roll och status. Lösenord kan lämnas tomt för att behålla det befintliga. Sätter du ett nytt lösenord här skickas det inte via e-post -- använd Generera eller ögat för att se det i klartext och kopieringsknappen för att lämna över det till användaren.

Inaktivera eller aktivera

Klicka på cirkelikonen i kolumnen Åtgärder. En bekräftelsedialog visas. Inaktiverade användare kan inte logga in men finns kvar i systemet.

Ta bort en användare

Klicka på papperskorgsikonen. En bekräftelsedialog visas.

När du tar bort en användare försvinner personens åtkomst till företaget. Har hen tillgång till andra företag i Crewrig finns inloggningen kvar där -- annars kan hen inte längre logga in alls. Historik som personen skapat (tidrapporter, projekt, fakturor) påverkas inte.

Personalposten i Register > Personal tas inte bort, eftersom den bär tidrapporter, projektkostnader och löneunderlag. Borttagningsdialogen visar om det finns en aktiv personalpost och erbjuder att inaktivera den i samma steg -- rutan är förkryssad. Kryssar du ur den ligger personen kvar som aktiv personal och dyker upp i listor över tillgänglig personal. Du kan alltid aktivera eller inaktivera posten i efterhand under Register > Personal.

Kopplingen mellan personalposten och det borttagna kontot släpps samtidigt. Personalkortets flik INLOGGNING visar därför knappen Bjud in användare igen i stället för länken Skicka nytt lösenord -- ska personen kunna logga in på nytt bjuder du in hen därifrån.

Bokföringsbyråer -- bjud in en extern bokförare

Längst ned på sidan Hantera användare finns en separat sektion som heter Bokföringsbyråer. Här kan du bjuda in en extern bokförare (t.ex. din redovisningsbyrå) till en begränsad vy av ditt företag -- de ser bara det du ger dem åtkomst till och får inte tillgång till resten av administrationssystemet. Bokföraren loggar in i en egen vy på /bokforare (se den separata sidan Bokförare för hur det fungerar på deras sida).

Bjud in en bokföringsbyrå:

1. Klicka på den gröna knappen Bjud in bokföringsbyrå uppe till höger i sektionen.
2. En dialog med navy-blå rubrik öppnas. Fyll i:
   • E-post (obligatoriskt) -- bokförarens adress
   • Namn (valfritt) -- så du vet vem inbjudan skickades till
   • Moduler -- kryssa i vilka delar de ska få tillgång till. I dagsläget finns en modul: Leverantörskonton (styr leverantörernas förvalda bokföringskonton). Minst en modul måste väljas.
3. Klicka SPARA. Bokföraren får ett e-postmeddelande med en länk som är giltig i 7 dagar. När de klickar på länken sätter de sitt eget lösenord och kommer direkt in i sin bokförarvy.

Pågående inbjudningar

Under knappen visas en tabell med alla inbjudningar som ännu inte accepterats:

Om ingen inbjudan är pågående visas texten "Inga pågående inbjudningar".

Tips: Om mejlet inte kom fram eller länken hunnit gå ut -- klicka på Skicka igen i åtgärdskolumnen. Då skickas ett nytt mejl med en färsk 7-dagarslänk.

Abonnemang & saldo (/installningar/abonnemang)

Visa och hantera abonnemangsplan, saldo och Crewrig-fakturor. Sidan kräver administratörsbehörighet.

Uppe till höger på sidan finns knappen Uppdatera. Klicka på den för att hämta de senaste uppgifterna direkt -- till exempel efter att du precis betalat en faktura eller fyllt på saldot och vill se det uppdaterade beloppet utan att vänta.

Plan

Visar ditt aktiva abonnemang:

Tillägg listar de poster som påverkar månadskostnaden:

• Extra webbanvändare -- antal utöver planen och vad de kostar per månad
• Extra appanvändare -- antal utöver planen och vad de kostar per månad
• Appanvändare utöver taket -- kostnadsfria appanvändare. Det finns ett tak för hur många extra appanvändare som debiteras; därutöver är de gratis
• Leverantörsfakturatolkning -- om tjänsten är påslagen
• Fortnox-koppling -- avgift som tillkommer när företaget har en aktiv Fortnox-koppling

Finns inga tillägg står det "Inga tillägg aktiva".

Planen väljs när företaget registreras. Kortet är en ren översikt -- du kan inte byta plan härifrån. Vill du ändra ditt abonnemang använder du support-chatten nere till höger. Antalet användare styr du däremot själv under Hantera användare; platserna räknas av vid varje månadsdebitering.

Saldo

Visar aktuellt saldo som används för månadsavgift och leverantörsfakturatolkning (3 kr per tolkning). Saldot visas i kronor med en färgkodad indikator:

• Grönt: Tillräckligt saldo
• Gult: Lågt saldo (under 300 kr)
• Rött: Kritiskt lågt saldo (under 100 kr)

Under beloppet visas en uppskattning av hur länge saldot räcker för fakturatolkning, månadsavgiften ej medräknad.

Fylla på saldo

Klicka Fyll på för att öppna dialogen "Fyll på saldo". Välj ett av tre belopp:

• 3 000 kr
• 5 000 kr
• 10 000 kr

En informationsruta förklarar att fakturan läggs automatiskt till under inkommande fakturor för godkännande. Om företaget saknar fakturaadress visas en varning med en länk för att konfigurera adressen.

Klicka Skapa faktura för att skapa fakturan. När fakturan är skapad visas en bekräftelse med fakturanummer (i formatet CR1, CR2 och så vidare), förfallodatum och knappar för att öppna leverantörsfakturan eller PDF-filen direkt. Fakturan hamnar automatiskt i Inköp > Inkommande fakturor och behöver godkännas där som vilken annan leverantörsfaktura som helst.

Funktioner

Ett kort med de tillval som debiteras per styck från saldot ovan:

• Automatisk tolkning av leverantörsfakturor -- av/på-switch som styr om inkommande fakturor via e-post ska tolkas automatiskt med AI (3 kr per tolkning). Ändringen sparas direkt.
• E-faktura (Peppol) -- switch som aktiverar e-fakturor via Peppol-nätverket (3 kr per skickad eller mottagen faktura). Raden visas bara när e-faktura är tillgängligt i miljön.

När e-faktura har aktiverats visas företagets Peppol-id, som du ger till era leverantörer så att de kan skicka e-fakturor till er. Om mottagning inte kunde registreras -- vanligtvis för att organisationsnumret redan är registrerat hos en annan operatör, till exempel via er bank -- kan ni fortfarande skicka e-fakturor, och en knapp låter er försöka registrera mottagning igen. Aktiveringen kan inte ångras från sidan; kontakta supporten om ni vill avregistrera er från Peppol.

Om saldot är 0 kr eller för lågt pausas automatisk tolkning -- fakturorna kommer fortfarande in via e-post men förblir otolkade tills saldot fyllts på, och knappen Tolka med AI är inte tillgänglig. Mottagning av e-fakturor stoppas däremot aldrig av lågt saldo; saldot kan gå minus.

AI-assistent

Om ditt företag har AI-assistenten aktiverad visas ett extra kort märkt AI-assistent på sidan. Kortet visar din förbrukning för innevarande månad: antal frågor och total kostnad i kronor ("Denna månad: X frågor · Y kr").

Om assistenten är inom en kostnadsfri period visas ett grönt märke: Debiteras ej (om fakturering inte är aktiverad) eller Gratis t.o.m. [datum] (om en gratisperiod löper). Syns inte kortet är AI-assistenten inte aktiverad för ditt företag.

Värva en kollega

Kortet Värva en kollega ger dig en personlig värvningslänk att dela med andra byggföretag. När ett företag registrerar sig via din länk och betalar sin första faktura får ni en bonus i Crewrig-saldo. Beloppet står i texten överst i kortet.

Under Er värvningslänk ligger länken i ett läsfält. Klicka i fältet för att markera hela länken, eller klicka på knappen Kopiera så hamnar den i urklipp -- knappen bekräftar med texten Länk kopierad i ett par sekunder. Länken är unik för ditt företag och behöver inte skapas eller aktiveras; den finns där direkt.

Den som klickar på länken kommer till registreringssidan och får en notis om att registreringen sker via en rekommendation från en befintlig Crewrig-kund. Du behöver inte göra något mer -- kopplingen följer med hela vägen till aktiveringen.

Under Värvade företag listas de företag som registrerat sig via din länk, med datum och status:

Har du inga värvningar än står det "Inga värvningar än."

Bonusen syns som en transaktion av typen Värvningsbonus i saldohistoriken längre ned på sidan.

Obetalda saldofakturor

Visar en tabell med alla obetalda eller förfallna Crewrig-fakturor:

Om det inte finns några obetalda fakturor visas meddelandet "Det finns inga obetalda saldofakturor."

Saldohistorik

En paginerad tabell med alla saldotransaktioner:

Tabellen visar 20 transaktioner per sida. Bläddra med Föregående och Nästa.

Lönetyper (/installningar/lonetyper)

Definiera lönearter som används vid tidregistrering.

Fält:

• Namn
• Förkortning
• Motsvarande debiteringstyp
• Personalkostnad - påslag (%)
• Övertidsfaktor -- multiplicerar timlönen, t.ex. 2,00 för 100 % övertid eller 1,50 för 50 %
• Sorteringsordning
• Aktiv (ja/nej)

Frånvarotyper (/installningar/franvarotyper)

Hantera typer av frånvaro som kan registreras i tidrapporter.

Nya företag får automatiskt Sjukfrånvaro, VAB, Föräldraledig, Tjänstledig, Semester, Arbetstidsförkortning och Kompledigt. Saknar ditt företag någon av dem (till exempel VAB om företaget skapades innan VAB blev standard) lägger du till den här med Ny frånvarotyp -- den dyker upp direkt i frånvaroformuläret i tidregistreringen och i assistenten.

Fält:

• Namn
• Sorteringsordning
• Aktiv (ja/nej)

Ersättningstyper (/installningar/ersattningstyper)

Konfigurera typer av extra ersättning utöver ordinarie lön.

Fält:

• Namn
• Enhet -- Styck, Timmar, Kilometer eller Dagar
• Sorteringsordning
• Aktiv (ja/nej)

Debiteringstyper (/installningar/debiteringstyper)

Definiera faktureringstyper som används vid kundfakturering.

Fält:

• Namn
• Förkortning
• Sorteringsordning
• Aktiv (ja/nej)

Yrken (/installningar/yrken)

Hantera yrkeskategorier för anställda.

Fält:

• Namn
• Beskrivning

Tips: Yrken kan inte inaktiveras -- de visas alltid som Aktiv i listan.

Fortnox -- Integration (/installningar/fortnox)

Koppla systemet till Fortnox för synkronisering av kunder, leverantörer, kontoplan, fakturor och betalningar. Denna sida kräver administratörsbehörighet -- övriga användare ser ett meddelande om att behörighet saknas.

Ansluta till Fortnox

Om ingen koppling finns visas knappen KOPPLA TILL FORTNOX. Ovanför knappen finns en informationsruta som förklarar att den som kopplar måste ha fullständig Fortnox-behörighet. Om din bokföringsbyrå hanterar Fortnox kan du istället använda funktionen "Bjud in Fortnox-ansvarig" (se nedan). Bredvid knappen finns även växeln Använd servicekonto (se avsnittet nedan).

Du omdirigeras till Fortnox för att godkänna åtkomst (OAuth). Efter godkännande skickas du tillbaka och ser ett grönt bekräftelsemeddelande. Systemet validerar automatiskt vilka Fortnox-moduler som är tillgängliga.

Om serverns Fortnox-konfiguration saknas visas en varningsruta med information om vilka miljövariabler som behöver ställas in. Kontakta din systemadministratör i så fall.

Anslutningsinformation

När kopplingen är aktiv visas:

• Grön statusindikator med texten "Kopplad till Fortnox"
• Företagsnamn i Fortnox
• Datum för koppling
• Senaste synktidpunkt för kontoplan, kundimport, kundexport och betalningsimport

Modulstatus

Efter anslutning visas en tabell med status för varje Fortnox-modul. Systemet testar vilka moduler ditt Fortnox-konto har tillgång till.

Varje modul visas med en grön bock (tillgänglig) eller röd markering (saknas). Klicka VALIDERA SCOPES för att köra valideringen igen, t.ex. efter att din Fortnox-admin har ändrat behörigheter.

Synkåtgärder

Följande knappar är tillgängliga när kopplingen är aktiv:

Om en knapp kräver en modul som saknas visas den som inaktiverad (nedtonad). Håll muspekaren över knappen för att se vilken modul som krävs.

Synkförlopp

Under synkning visas en blå förloppsruta med aktuell statustext som uppdateras i realtid. Texten visar vad som händer just nu, t.ex. "Synkar kund 15 av 48". När synkningen är klar visas ett grönt bekräftelsemeddelande. Om fel uppstår vid synkning av enskilda poster visas en expanderbar fellista med namn och felmeddelande per post. Varningar (t.ex. poster som hoppades över) visas separat från rena fel så att du kan skilja på allvarliga problem och mindre avvikelser.

Koppla ifrån

Knappen KOPPLA FRÅN FORTNOX finns under synk-knapparna. Den kräver bekräftelse innan kopplingen tas bort.

Använd servicekonto

Bredvid koppla-från-knappen finns en växel märkt Använd servicekonto. Den påverkar bara nästa gång du kopplar till Fortnox -- din nuvarande koppling berörs inte. Är den påslagen loggas anropen mot Fortnox som från integrationen istället för från dig personligen, vilket kräver att du är systemadministratör i Fortnox när du gör den nya kopplingen. Ändringen börjar gälla nästa gång du (eller någon annan) kopplar till Fortnox.

Synkstatistik

Under koppla-från-knappen visas en sammanställning med:

Bjud in Fortnox-ansvarig

Den här sektionen visas längst ned på sidan bara när Fortnox inte är kopplat. Är Fortnox redan anslutet försvinner sektionen automatiskt -- du behöver inte bjuda in någon. Detta är användbart när du själv inte har tillgång till alla Fortnox-moduler.

1. Ange e-postadressen till din Fortnox-ansvarige
2. Skriv ett valfritt personligt meddelande
3. Klicka SKICKA INBJUDAN

Mottagaren får ett e-postmeddelande med en länk. Genom att klicka på länken kan de godkänna Fortnox-kopplingen utan att ha ett Crewrig-konto. Länken är giltig i 7 dagar.

Om en inbjudan redan är skickad visas mottagarens e-postadress och utgångsdatum. Under det gula informationskortet visas dessutom en direktlänk märkt "Länk för konfiguration av integrationen (samma som i mailet)". Klicka på KOPIERA för att kopiera länken och dela den manuellt om e-postmeddelandet inte kom fram eller om mottagaren behöver länken igen. Du kan avbryta inbjudan med knappen AVBRYT INBJUDAN och skicka en ny om det behövs.

Fortnox -- Kontoplan (/installningar/fortnox/kontoplan)

Visa kontoplanen som synkats från Fortnox. Sidan visar en tabell med alla konton.

Kolumner:

• Nummer
• Namn
• Status (Aktiv/Inaktiv)

Filter:

• Statusfilter (Aktiva, Inaktiva, Alla)
• Fritextsökning på nummer eller namn

Du kan exportera den filtrerade kontoplanen till Excel via kolumnmenyn uppe till höger i tabellen. Filen namnges automatiskt med dagens datum (t.ex. kontoplan-2026-05-04.xlsx).

Om kontoplanen är tom visas ett meddelande om att synka kontoplanen via Inställningar > Fortnox. Längst ned visas totalt antal konton.

Fortnox -- Intäktskonton (/installningar/fortnox/intaktskonton)

Välj vilka intäktskonton som ska vara valbara när du fakturerar. Sidan har fyra sektioner, en för varje momssats du kan välja på en fakturarad:

Standardkontona används automatiskt på fakturarader och behöver inte konfigureras för att fakturering ska fungera. Du kan ändå lägga till fler konton per sektion om du vill kunna välja mellan flera konton vid fakturering.

Att alla fyra momssatser har ett standardkonto är viktigt: en fakturarad med 12 % eller 6 % moms -- till exempel en rad du hämtat in från en leverantörsfaktura -- får nu ett konto automatiskt i stället för att stoppa Fortnox-exporten med felet "saknar bokföringskonto".

Så fungerar det:

1. Varje sektion har en färgad rubrikrad med knappen Lägg till konto.
2. Klicka på knappen för att öppna en sökbar lista med tillgängliga intäktskonton (konton som börjar med 3).
3. Välj ett konto för att lägga till det i sektionen.
4. Första kontot i sektionen markeras automatiskt som Standard (med stjärna och etikett).
5. Konton som redan är tilldelade en sektion visas inte i listan för den andra sektionen.
6. Ta bort ett konto genom att klicka på X-ikonen till höger om kontot.

Klicka SPARA (grön knapp uppe till höger) för att spara alla ändringar.

Fortnox -- Förvalda konton (/installningar/fortnox/forvaldakonton)

Konfigurera vilket bokföringskonto som automatiskt sätts på nya leverantörsfakturarader. Kontona som visas är aktiva konton i intervallet 4000--7999 (material, externa kostnader, övriga externa kostnader och personalkostnader).

Sidan är uppdelad i två sektioner:

Standardkonto för leverantörsfakturor

Välj ett globalt standardkonto via en sökbar kontolista. Det här kontot sätts automatiskt på nya fakturarader om inget leverantörsspecifikt konto finns. Det är det konto som används i de flesta fall -- du slipper välja konto manuellt varje gång du registrerar en leverantörsfaktura.

Klicka Hämta förslag från Fortnox för att låta systemet analysera dina senaste leverantörsfakturor i Fortnox och föreslå det konto som används oftast. Om ett förslag hittas visas kontots nummer och hur många av de senaste fakturorna som använde det, tillsammans med knappen Använd förslag som fyller i kontot direkt. Om det saknas tillräckliga data eller Fortnox inte är kopplat visas ett informationsmeddelande istället.

Leverantörsspecifika konton

Här kan du ange ett specifikt konto och en moms-typ per leverantör. Om en leverantör har ett eget konto konfigurerat används det istället för standardkontot. Detta är användbart om du t.ex. alltid bokför fakturor från en viss leverantör på ett visst konto.

Varje rad i tabellen har tre kolumner:

Fältet Moms-typ kan ställas in till ett av följande alternativ:

När du väljer en leverantör fyller systemet automatiskt i den moms-typ som redan är inställd för den leverantören -- om den konfigurerats tidigare, t.ex. via bokförarflödet.

• Klicka Lägg till i sektionens rubrikrad för att lägga till en ny rad
• Välj leverantör, konto och eventuell moms-typ
• Ta bort en rad med papperskorgsikonen

Klicka SPARA för att spara alla ändringar. Inställningarna påverkar alla nya fakturarader som skapas i inköpsmodulen.

Påminnelser (/installningar/paminnelser)

Betalningspåminnelser skickar du direkt från kundfakturan. Öppna fakturan, gå till fliken PÅMINNELSER och klicka SKICKA PÅMINNELSE. På en förfallen faktura finns samma knapp i verktygsraden, och på sidan Skickade kundfakturor kan du klicka på klockikonen på fakturans rad. I dialogen anger du mottagare, påminnelseavgift (förifylld med 60 kr), eventuell dröjsmålsränta och ett valfritt meddelande. Kunden får ett mejl med fakturan bifogad som PDF, och påminnelsen listas under fakturans flik PÅMINNELSER. Se manualsidan för Kundfakturor för detaljer.

Den här inställningssidan är tänkt för automatiska påminnelser -- när första påminnelsen ska gå ut, intervall, avgift och påminnelsetexter. Den funktionen finns inte ännu: en gul varningsruta högst upp talar om att ändringar inte sparas, och SPARA-knappen är inaktiverad. Värdena på sidan påverkar alltså inte de påminnelser du skickar från fakturan.

Utgående e-post (/installningar/utgaende-epost)

Här kan du följa alla e-postmeddelanden som systemet har skickat från ditt företag, till exempel fakturor, offerter, inbjudningar och lösenordsåterställningar. Du ser även om varje e-post faktiskt levererades till mottagaren.

Sammanfattningskort

Högst upp på sidan visas fyra kort med e-postaktivitet för de senaste 24 timmarna:

Filter

Ovanför tabellen finns filter för att hitta specifika meddelanden:

E-posttabellen

Tabellen visar utgående e-postmeddelanden med följande kolumner:

Leveransstatusens färger:

Statusen visar alltid det längsta steg som meddelandet har nått. En e-post som har klickats visas därför som Klickad, även om den dessförinnan både levererades och öppnades.

Händelseflöde per e-post

Klicka på en rad i tabellen för att expandera den och se detaljerad information om just det meddelandet:

• Tidslinje -- en steg-för-steg-historik från "Skickat" via eventuella mellanhänder till "Levererad" eller annan slutstatus
• Felmeddelande -- om sändningen misslyckades visas felorsaken
• Referens -- om e-postmeddelandet är kopplat till ett dokument (t.ex. en specifik faktura) visas det här

Tips: Om du ser att ett viktigt e-postmeddelande (t.ex. en faktura) har statusen Bouncad bör du kontrollera att kunden har rätt e-postadress registrerad och skicka om meddelandet manuellt.

Utseende (/installningar/utseende)

Anpassa systemets visuella profil för ditt företag.

Inställningar:

Förinställda färger

Du har nio färdiga färgalternativ att välja mellan för både primär- och accentfärg. Klicka på en av färgcirklarna för att välja den. Om du behöver en specifik färg kan du klicka på färgväljaren och ange en hexkod manuellt.

Förhandsvisning

Längst ned på sidan finns en förhandsvisningssektion som visar hur rubrik, knappar och flikar ser ut med dina aktuella färgval. Ändringarna syns direkt i förhandsvisningen så att du kan provköra innan du sparar.

Återställ till standard

Om du har ändrat från standardinställningarna visas en ÅTERSTÄLL-knapp i rubrikraden. Den återgår till systemets standardvärden (ljust tema, Crewrig grön för både primär- och accentfärg, Geist-typsnitt).

Mina ärenden (/installningar/mina-arenden)

Här samlas alla supportärenden du har skapat via support-boten. Sidan är read-only -- du kan följa status och läsa eventuella svar från supporten, men ändringar görs av administratören.

Så når du support-boten

Knappen ligger nere till höger på skärmen och är märkt Support & förslag. På små skärmar, och när chatten redan är öppen, visas den som en rund ikon utan text. Du kan också öppna den från användarmenyn uppe till höger via Rapportera fel eller förslag.

I chattens rubrik står Frågor, felanmälan och förslag -- det är alltså samma ingång oavsett om du har en fråga, hittat ett fel eller vill föreslå en förbättring. Allt du rapporterar registreras som ett ärende som du följer här på Mina ärenden, och du får ärendenumret direkt i chatten.

Senaste händelser

Överst på sidan visas ett kort med de fem senaste händelserna -- t.ex. "Ärende skapat", "Under granskning", "Markerat som åtgärdat" eller "Stängt". Klicka på en rad för att öppna ärendet i detaljvyn.

Ärendetabell

Under händelseflödet listas alla dina ärenden. Filtrera på Öppna (standard), Stängda eller Alla med rullistan ovanför tabellen.

Detaljvy

Klicka på en rad för att se ditt ursprungliga meddelande, vilken sida ärendet gäller och eventuella svar från supporten under rubriken Svar från support.

Tips: När statusen ändras (t.ex. när ärendet stängs) får du ett mejl med uppdateringen.

Manual (/installningar/manual)

Visar denna användarmanual direkt i systemet -- samma innehåll som du läser här. Startsidan visar en sökbar sida med kort för varje modul, grupperade i kategorier. Skriv i sökfältet för att filtrera korten på titel eller beskrivning.

Klicka på ett kort för att öppna modulens artikel. Där finns en innehållsförteckning till höger som du kan klicka dig runt i, samt knappar längst ned för att gå till föregående eller nästa modul.

Längst ned på startsidan finns även genvägar till Vanliga frågor och till Mina ärenden om du behöver mer hjälp.

Personuppgiftsbiträdesavtal (/installningar/personuppgiftsbitradesavtal)

Här kan du läsa det personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) som gäller mellan ditt företag och Crewrig AB. Sidan är tillgänglig för alla inloggade användare.

Dokumentet förklarar hur Crewrig behandlar personuppgifter på ditt företags uppdrag, era respektive roller (personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde) samt vilka säkerhetsåtgärder som tillämpas.

Skriva ut

Uppe till höger på sidan finns en Skriv ut-knapp. Klicka på den för att öppna webbläsarens utskriftsdialog och spara eller skriva ut en kopia av avtalet.

Underbiträdesförteckning

Under avtalstexten visas en tabell med de underbiträden som Crewrig använder, det vill säga de externa tjänster som kan behandla ditt företags personuppgifter:

Vanliga frågor

Hur redigerar jag företagets uppgifter? Gå till Inställningar > Företagsuppgifter. Ändra fälten du vill uppdatera och klicka SPARA. Observera att organisationsnumret inte kan ändras.

Hur laddar jag upp företagets logotyp? Gå till Inställningar > Företagsuppgifter. Klicka på uppladdningsytan eller dra och släpp en PNG- eller JPEG-bild (max 2 MB). Om du redan har en logotyp kan du klicka BYT LOGOTYP för att ladda upp en ny.

Hur byter jag lösenord? Gå till Inställningar > Användaruppgifter. Fyll i ditt nuvarande lösenord, det nya lösenordet (minst 8 tecken med stor bokstav, liten bokstav och siffra, eller minst 12 tecken) och bekräfta det nya lösenordet. Klicka sedan SPARA.

Hur lägger jag till en ny användare? Gå till Inställningar > Hantera användare (kräver administratörsbehörighet). Klicka Skapa ny användare, fyll i uppgifterna och välj roll. Se avsnittet "Hantera användare" ovan för detaljer. Observera att den här sidan bara skapar ett inloggningskonto -- om personen även ska finnas som anställd för tidrapportering behöver du också lägga upp en personalpost under Register > Personal.

Vad är skillnaden mellan "Hantera användare" här och "Personal" under Register?

• Inställningar > Hantera användare = inloggningskonton till administrationssystemet (e-post, lösenord, roll). Används främst för kontorspersonal, chefer och administratörer.
• Register > Personal = anställda som personer (namn, personnummer, lön, anställningstyp). Används för tidrapporter, projektkostnader och löneunderlag.

För anställda som bara ska stämpla tid via personalappen -- lägg upp dem under Register > Personal och klicka Bjud in användare på personalkortet. Då får de både en personalpost och ett inloggningskonto till personalappen i ett steg, utan att du behöver gå in på Hantera användare.

Vad är skillnaden mellan rollerna? Det finns fyra roller: Administratör (full åtkomst), Chef (kan attestera och hantera personal), Användare (standardroll för dagligt arbete) och Läsare (kan bara titta). Se rolltabellen under "Hantera användare" för mer detaljer.

Hur synkar jag med Fortnox? Gå till Inställningar > Fortnox > Integration. Om du inte är kopplad ännu klickar du KOPPLA TILL FORTNOX och följer instruktionerna. När kopplingen är aktiv kan du synka kontoplan, kunder, leverantörer och betalningar med respektive knapp. Synka alltid kontoplanen först eftersom intäktskonton och andra funktioner bygger på den.

Hur byter jag företagets färger? Gå till Inställningar > Utseende. Välj en primärfärg och accentfärg från de förinställda alternativen eller ange en egen hexkod. Ändringarna tillämpas direkt. Använd ÅTERSTÄLL för att gå tillbaka till standardfärgerna (Crewrig grön).

Hur slår jag på mörkt tema? Gå till Inställningar > Utseende. Under Tema väljer du Mörkt för att alltid använda mörkt tema, Ljust för alltid ljust, eller System för att följa enhetens inställning. Ändringen tillämpas direkt och kommer ihåg nästa gång du loggar in.

Var ser jag vad som hänt med mina supportärenden? Gå till Inställningar > Mina ärenden. Där listas alla ärenden du har skapat via support-boten, med status och eventuella svar från supporten. Det översta kortet "Senaste händelser" visar de senaste statusändringarna. Du får också ett mejl när status ändras.

Hur kopplar jag till Fortnox? Gå till Inställningar > Fortnox > Integration (kräver administratörsbehörighet). Klicka KOPPLA TILL FORTNOX och godkänn åtkomst i Fortnox. När kopplingen är aktiv kan du synka kontoplan, kunder, leverantörer och betalningar. Synka alltid kontoplanen först eftersom intäktskonton och andra funktioner bygger på den.

Jag har inte tillgång till Fortnox -- hur kopplar jag? Om din bokföringsbyrå hanterar Fortnox kan du skicka en inbjudan istället. Gå till Inställningar > Fortnox > Integration och scrolla ned till "Bjud in Fortnox-ansvarig". Ange byråns e-postadress och klicka SKICKA INBJUDAN. De får ett mail med en länk och kan koppla Fortnox utan att behöva ett Crewrig-konto.

Hur fyller jag på saldot för fakturatolkning? Gå till Inställningar > Abonnemang & saldo (kräver administratörsbehörighet). Klicka Fyll på, välj ett belopp (3 000, 5 000 eller 10 000 kr) och klicka Skapa faktura. Fakturan läggs automatiskt till i Inköp > Inkommande fakturor och behöver godkännas där. Fakturanumret visas i formatet CR1, CR2 osv.

Varför är vissa synk-knappar inaktiva? Om en synk-knapp är nedtonad saknar ditt Fortnox-konto behörighet till den modulen. Håll muspekaren över knappen för att se vilken modul som krävs. Klicka VALIDERA SCOPES för att uppdatera statusen, eller kontakta din Fortnox-admin för att få tillgång.

Varför ser jag inte Fortnox-sidorna i menyn? Fortnox-inställningarna kräver administratörsbehörighet. Kontakta din företagsadmin om du behöver åtkomst.

Vad gör sidan Intäktskonton? Under Inställningar > Fortnox > Intäktskonton väljer du vilka intäktskonton (3xxx) som ska vara valbara vid fakturering. Sidan har fyra sektioner, en per momssats: 25% (standard 3001), 12% (standard 3002), 6% (standard 3003) och försäljning inom byggsektorn ex moms (standard 3231). Första kontot i varje sektion blir standardkonto och används automatiskt på fakturarader — du behöver inte konfigurera sidan alls om standardkontona räcker.

Varför kan jag inte spara påminnelseinställningar? Sidan Inställningar > Påminnelser gäller automatiska påminnelser, och de finns inte ännu -- därför sparas inga ändringar där. Manuella betalningspåminnelser fungerar däremot: öppna fakturan och klicka SKICKA PÅMINNELSE under fliken PÅMINNELSER. Kunden får ett mejl med fakturan som PDF, och du anger avgift och eventuell dröjsmålsränta direkt i dialogen.

Hur bjuder jag in min bokföringsbyrå? Gå till Inställningar > Hantera användare och scrolla ned till sektionen Bokföringsbyråer. Klicka på Bjud in bokföringsbyrå, fyll i e-post, valfritt namn och kryssa i de moduler de ska få tillgång till (t.ex. Leverantörskonton). Bokföraren får ett mejl med en länk som är giltig i 7 dagar. När de klickar på länken sätter de sitt lösenord och loggar in i en separat vy på /bokforare -- de ser bara det du gett dem åtkomst till, inte resten av systemet. Se avsnittet "Bokföringsbyråer" ovan för detaljer.

Vad är skillnaden mellan en "Användare" och en "Bokföringsbyrå"? En användare (sektionen Användare högst upp på sidan) har ett inloggningskonto i själva administrationssystemet och får en roll (Administratör, Chef, Användare eller Läsare) som avgör vad de kan göra. En bokföringsbyrå (sektionen Bokföringsbyråer längst ned) är en extern part -- t.ex. din redovisningsbyrå -- som bara ska ha fin-kornig åtkomst till en eller flera moduler. De loggar in i en egen förenklad vy på /bokforare istället för det vanliga administrationssystemet, och ser bara det du kryssat i vid inbjudan.

Var hittar jag personuppgiftsbiträdesavtalet? Gå till Inställningar > Avtal & juridik > Personuppgiftsbiträdesavtal. Där kan du läsa avtalet och se vilka underbiträden (externa tjänster) som Crewrig använder för att hantera ditt företags personuppgifter. Använd Skriv ut-knappen uppe till höger om du vill spara eller skriva ut en kopia.