Kunder

Kundmodulen är navet i ditt arbete med kunder och projekt. Här hanterar du alla dina kunder – både företag och privatpersoner – och håller koll på kontaktuppgifter, faktureringsadresser och viktiga inställningar.

Översikt

I kundmodulen kan du:

• Se alla dina kunder i en översiktlig lista
• Skapa nya kunder (företag eller privatpersoner)
• Redigera befintliga kunduppgifter
• Lägga till kontaktpersoner kopplade till en kund
• Tagga kunder med färgkodade märkningar för enkel filtrering
• Koppla en prislista till en kund
• Se vilka kunder som är synkade med Fortnox
• Exportera kundlistan till Excel
• Snabbstarta en ny offert eller kundfaktura direkt från kundlistan med högerklick

Kom igång

Navigera till kundmodulen via huvudmenyn: klicka på CRM och sedan på Kunder i undermenyn. Du hamnar direkt i kundlistan som visar alla dina aktiva kunder.

Högst upp på sidan ser du fyra sammanfattande kort:

Korten visar alltid helheten – de påverkas inte av filtren du sätter i listan nedan.

Under korten ser du:

• Filterrullistor för status och kundtyp
• Knappen LÄGG TILL KUND för att skapa en ny kund
• En sökruta (märkt "Filtrera...") för att snabbt hitta en specifik kund
• En hamburgermenyn (tre horisontella prickar) längst till höger – den öppnar tabellalternativ där du kan välja vilka kolumner som visas och exportera till Excel

Funktioner

Kundlistan

Kundlistan ger dig en snabb överblick över alla dina kunder. Listan uppdateras direkt när du filtrerar eller söker.

Filter och sökning

Överst i listan finns flera sätt att begränsa vad som visas:

Du kan kombinera filter och sökning fritt. Till exempel: filtrera på "Företag" och sök på ett namn för att snabbt hitta rätt kund.

Filtren och kolumnsorteringen sparas automatiskt. När du öppnar en kund och klickar TILLBAKA kommer du tillbaka till listan med exakt samma filter och sortering som du hade -- du behöver inte sätta om dem. Du kan också dela URL-adressen med en kollega och de ser då samma filtrerade vy.

Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss). Den återställer alla aktiva filter och eventuell sortering till standardläget med ett enda klick. Knappen är inaktiverad när ingenting avviker från standardläget.

Tabellkolumner

Listan visar som standard dessa kolumner:

Dolda kolumner

Det finns flera kolumner som är dolda som standard. Du aktiverar dem via Tabellalternativ-menyn (hamburgermenyn längst till höger i filterraden):

Så här visar eller döljer du kolumner:

1. Klicka på hamburgermenyn (ikonen med tre prickar) längst till höger i filterraden.
2. En meny öppnas med en lista över alla kolumner och kryssrutor.
3. Bocka i eller ur de kolumner du vill visa eller dölja.
4. Listan uppdateras direkt.

Sortering

Klicka på kolumnrubriken Namn för att sortera listan. Klicka igen för att byta riktning (A–Ö eller Ö–A). En pil bredvid rubriken visar sorteringsriktningen.

Exportera till Excel

1. Klicka på hamburgermenyn (tre prickar) längst till höger i filterraden.
2. Klicka på Exportera till Excel.
3. En Excel-fil laddas ner med de kunder som visas med nuvarande filter och de kolumner som är synliga.

Öppna en kund

Klicka på valfri rad i listan för att öppna och redigera den kunden.

Snabbåtgärder med högerklick

Högerklicka på en rad i kundlistan för att öppna en snabbmeny med genvägar:

• Ny offert – öppnar en ny offert med kunden redan vald
• Ny faktura – öppnar en ny kundfaktura med kunden redan vald
• Ta bort kund – öppnar bekräftelsedialogen för att ta bort kunden. Posten visas bara om du har rollen chef (manager) eller administratör. Se avsnittet Ta bort kund

Det sparar dig steget att först öppna kunden och sedan navigera till offert- eller fakturamodulen.

Kundtyper: Företag och Privatperson

När du skapar en kund väljer du om det är ett Företag eller en Privatperson. Valet påverkar vilka fält som visas i formuläret:

Du kan byta kundtyp efter att kunden skapats genom att redigera kunden och ändra valet under Typ.

Skapa ny kund

Följ dessa steg för att lägga till en ny kund:

Steg 1: Klicka på "LÄGG TILL KUND"

Knappen finns i filterraden högst upp på kundlistan.

Steg 2: Fyll i grunduppgifter

Formuläret är uppdelat i tre kolumner:

Kolumn 1 – Grunduppgifter:

• Typ – Välj Företag eller Privatperson med radioknappar.
• Namn – Obligatoriskt. Kundens fullständiga namn eller företagsnamn.
• Nummer – Kundnumret genereras automatiskt om du lämnar fältet tomt. Du ser platshållartexten "Genereras automatiskt". Om du vill använda ett eget kundnummer kan du skriva in det istället.
• Org.nr / Personnummer – Fältetiketten ändras beroende på kundtyp. Ange organisationsnumret (för företag) eller personnumret (för privatperson). Systemet hindrar dig från att spara en kund med ett org.nr eller personnummer som redan används av en annan kund i företaget – då visas ett felmeddelande med namn och kundnummer på den befintliga kunden så att du kan öppna den istället. För företagskunder finns knappen HÄMTA bredvid fältet – klicka på den för att automatiskt hämta namn, adress och momsregistreringsnummer från Bolagsverket baserat på organisationsnumret. Redan ifyllda fält skrivs inte över. Om uppslaget misslyckas visas ett felmeddelande under fältet.
• Momsregistreringsnummer – Visas bara för företag. Ange kundens VAT-nummer om det behövs.
• Peppol-id – Visas bara för företag. Kundens adress i Peppol-nätverket för att ta emot e-fakturor. Formatet är vanligtvis 0007: följt av organisationsnumret utan bindestreck, till exempel 0007:5566778899. Om du har angett ett organisationsnummer visas ett klickbart förslag under fältet som fyller i adressen automatiskt. Fyll bara i fältet om kunden ska få fakturor som e-fakturor via Peppol -- annars kan det lämnas tomt.

Kolumn 2 – Kontaktuppgifter:

• Fakturaadress – Gatuadress, postnummer och ort. Används på fakturor.
• Mobil – Mobiltelefonnummer.
• E-post – Primär e-postadress. Valideras automatiskt (du får ett felmeddelande om formatet inte stämmer).

Kolumn 3 – Standardvärden:

• Timdebitering – Kundens avtalade timpris som används som standard vid tidregistrering och fakturering.
• Påslag inköp (%) – Procentuellt pålägg på materialinköp för den här kunden.
• Prislista – Koppla en prislista till kunden. Välj bland aktiva prislistor i rullistan, eller välj "Ingen prislista". Se avsnittet om prislistor nedan.

Steg 3: Fyll i övriga uppgifter

Under grunduppgifterna finns tre flikar med ytterligare information. Den aktiva fliken markeras med en accentfärgad linje under fliknamnet.

Fliken Övriga uppgifter

Denna flik innehåller tre kolumner:

Kolumn 1 – Faktureringsinställningar:

• Faktureringsmetod – Välj hur fakturor ska skickas: E-post, Post eller E-faktura.
• Betalningsvillkor – Antal dagar kunden har på sig att betala (standard: 30). Klicka på pilen till höger i fältet för snabbval: 10, 15, 30, 45 eller 60 dagar. Du kan även skriva in ett annat värde direkt i fältet. Värdet ärvs automatiskt till nya fakturor för kunden.
• Omvänd betalningsskyldighet – Ja/Nej. Aktivera om kunden omfattas av omvänd moms (se FAQ nedan).
• ROT/RUT-berättigad – Ja/Nej. Ange om kunden är berättigad till ROT- eller RUT-avdrag. Används som standard vid fakturering – om kunden är markerad som berättigad visas en liten indikatorpunkt på fliken ROT & RUT på fakturan när ingen avdragspost ännu lagts till.
• E-post för fakturor – Separat adress dit fakturor skickas (om den skiljer sig från primär e-post).
• E-post för påminnelser – Adress dit betalningspåminnelser skickas.
• Visa moms på offerter – Ja/Nej. Välj om moms ska visas separat på offerter till kunden.

Kolumn 2 – Övriga kontaktuppgifter:

• Besöksadress – Gatuadress, postnummer och ort.
• Postadress – Om postleveranser ska gå till en annan adress. Gatuadress, postnummer och ort.
• Hemsida – Kundens webbadress.
• Telefon – Fast telefonnummer.
• Status – Aktiv eller Inaktiv. Inaktiva kunder döljs i standardvyn.

Kolumn 3 – Anteckning:

• Anteckning – Fritext för interna noteringar om kunden.

Fliken Kontaktpersoner

Till varje kund kan du koppla en eller flera kontaktpersoner. Antalet kontaktpersoner visas inom parentes på fliken (t.ex. "KONTAKTPERSONER (2)").

Lägga till en kontaktperson

1. Klicka på fliken Kontaktpersoner.
2. Klicka på LÄGG TILL.
3. En dialog öppnas. Fyll i uppgifterna:
   • Namn – Obligatoriskt. Kontaktpersonens fullständiga namn.
   • Titel / Roll – T.ex. "Inköpschef" eller "Platschef".
   • E-post – Direktadress till kontakten.
   • Telefon – Fast nummer.
   • Mobil – Mobilnummer.
   • Anteckningar – Valfria noteringar.
4. Markera vilken typ av kontakt det är (du kan välja flera):
   • Primär kontakt – Standardkontakten för kunden.
   • Fakturakontakt – Kontaktas vid fakturafrågor.
   • Offertkontakt – Kontaktas vid offerter.
   • Projektkontakt – Kontaktas i projektärenden.
5. Klicka SPARA.

En kund kan ha flera kontaktpersoner med olika roller.

Rollikoner i kontaktlistan

I kolumnen Roller i kontaktpersonlistan visas ikoner som anger vilka roller kontakten har:

Du kan redigera eller ta bort en kontaktperson med hjälp av penn- och papperskorgsikonerna på raden.

Fliken Märkningar

Märkningar är färgkodade taggar som du sätter på kunder för att gruppera och filtrera dem. Antalet tilldelade märkningar visas inom parentes på fliken (t.ex. "MÄRKNINGAR (3)").

Tillgängliga färger

När du skapar en ny märkning väljer du en av nio färger:

Färgen visas som en rund cirkel bredvid märkningens namn. Välj en färg genom att klicka på den – den valda färgen får en markering runt sig.

Tilldela en befintlig märkning

Under rubriken "Tillgängliga märkningar" visas de märkningar i ditt företag som ännu inte är tilldelade den här kunden. Klicka på en märkning för att tilldela den. Den flyttas då upp under rubriken "Tilldelade märkningar" och visas med en fylld bakgrundsfärg.

Skapa en ny märkning

1. Klicka på knappen SKAPA NY MÄRKNING under märkningslistorna.
2. En dialogruta öppnas. Skriv in namnet på den nya märkningen.
3. Välj en färg genom att klicka på en av de nio färgcirklarna. En förhandsvisning av märkningen visas längst ner i dialogen.
4. Klicka SPARA.
5. Märkningen skapas och tilldelas automatiskt till kunden.

Klicka TILLBAKA om du vill stänga dialogen utan att skapa märkningen.

Ta bort en märkning från kunden

Klicka på krysset bredvid en tilldelad märkning för att ta bort kopplingen. Märkningen raderas inte – den blir bara otilldelad från den aktuella kunden.

Prislista

Du kan koppla en prislista till en kund. Prislistan styr vilka artikelpriser som gäller för kunden vid offert- och fakturahantering.

Så här kopplar du en prislista:

1. Öppna kunden (ny eller befintlig).
2. Under Standardvärden finns fältet Prislista.
3. Välj en aktiv prislista i rullistan, eller välj "Ingen prislista" om kunden inte ska ha en specifik prislista.

Prislistor hanteras under Register > Prislistor. Bara aktiva prislistor visas i rullistan.

Fortnox-koppling

Om ditt företag använder Fortnox visas en FNX-märkning i grönt i kolumnen Fortnox i kundlistan för kunder som är synkade med Fortnox. Märkningen visar att kunden har ett motsvarande kundnummer i Fortnox.

Håll muspekaren över märkningen för att se kundens Fortnox-kundnummer.

Kunder som inte är kopplade till Fortnox visar inget i denna kolumn.

Fortnox-kopplingen hanteras via inställningarna under Inställningar > Fortnox. Kontakta din administratör om du behöver hjälp med kopplingen.

Redigera kund

Du öppnar en kund för redigering genom att klicka på raden i kundlistan. Sidan som öppnas har samma uppdelning som formuläret för ny kund:

• Grunduppgifter överst (typ, namn, nummer, org.nr, kontaktuppgifter, standardvärden)
• Flikar undertill: Övriga uppgifter, Kontaktpersoner, Märkningar

Alla fält som du fyllde i när kunden skapades går att ändra. Du kan också:

• Lägga till eller ta bort kontaktpersoner
• Lägga till eller ta bort märkningar
• Ändra prislista
• Inaktivera kunden (under fliken Övriga uppgifter, ändra Status till "Inaktiv")

Om kunden bara har blivit inaktuell är inaktivering nästan alltid rätt val – den bevarar all historik och går att ångra. Ska kunden bort helt finns knappen TA BORT KUND, se nästa avsnitt.

Kom ihåg att klicka SPARA när du är klar. Knappen TILLBAKA tar dig tillbaka till kundlistan utan att spara.

Ta bort kund

Knappen TA BORT KUND ligger uppe till höger på kundkortet, till vänster om SPARA. Du kan också högerklicka på kunden i kundlistan och välja Ta bort kund.

Knappen och menyposten visas bara om du har rollen chef (manager) eller administratör. Har du rollen "användare" eller "läsare" ser du dem inte alls, och du behöver be en chef eller administratör om hjälp.

Så gör du:

1. Öppna kunden och klicka TA BORT KUND (eller högerklicka på kunden i listan och välj Ta bort kund).
2. Vänta tills sammanställningen har hämtats – knappen visar LADDAR... under tiden.
3. Läs igenom den röda rutan i dialogen. Den listar allt som försvinner tillsammans med kunden, med antal per kategori: projekt, offerter, kundfakturor, leverantörsfakturor på projekten, tidrapporter, ÄTA, betalningsplansposter, egenkontroller, tidplaner, schemalagda pass, dokument och bilagor samt kontaktpersoner. Har kunden inga relaterade data står det Inga relaterade data finns.
4. Klicka TA BORT för att bekräfta, eller AVBRYT för att backa ur.

Detta är en genomgripande åtgärd. Borttagningen tar med sig hela kundens kedja – inte bara kundkortet. Om något går fel, till exempel om din roll inte räcker till, visas serverns förklaring direkt i dialogen så att du ser varför borttagningen stoppades.

Är du osäker: inaktivera kunden i stället. Då försvinner den ur listan men all historik ligger kvar.

Vanliga frågor

Hur hittar jag en specifik kund snabbt?

Använd sökrutan (märkt "Filtrera...") i filterraden. Du kan söka på kundnamn, kundnummer, organisationsnummer, personnummer, adress, stad, e-postadress, mobil eller telefon. Resultaten uppdateras direkt medan du skriver.

Hur visar eller döljer jag kolumner i listan?

Klicka på hamburgermenyn (ikonen med tre prickar) längst till höger i filterraden. Där finns en lista med alla tillgängliga kolumner. Bocka i de du vill visa och bocka ur de du vill dölja.

Hur inaktiverar jag en kund?

1. Öppna kunden genom att klicka på raden i listan.
2. Gå till fliken Övriga uppgifter.
3. Ändra Status till Inaktiv (radioknapp).
4. Klicka SPARA.

Inaktiverade kunder visas inte i standardvyn. Välj "Inaktiva" eller "Alla" i statusfiltret om du behöver hitta dem igen.

Hur tar jag bort en kund helt?

Öppna kunden och klicka TA BORT KUND uppe till höger, eller högerklicka på kunden i listan och välj Ta bort kund. Bekräftelsedialogen listar allt som försvinner tillsammans med kunden – projekt, offerter, fakturor, tidrapporter, dokument och mer – innan du bekräftar med TA BORT. Åtgärden kan inte ångras.

Bara chefer (manager) och administratörer ser knappen. Behöver du bara få bort kunden ur listan är inaktivering ett bättre val, eftersom historiken då finns kvar.

Varför ser jag ingen knapp för att ta bort kunden?

Borttagning kräver rollen chef (manager) eller administratör. Med rollen "användare" eller "läsare" visas varken knappen TA BORT KUND på kundkortet eller menyposten Ta bort kund i högerklicksmenyn. Be en chef eller administratör att göra borttagningen, eller inaktivera kunden i stället.

Kundnumret – kan jag välja eget?

Ja. Fältet Nummer på ny kund visar platshållartexten "Genereras automatiskt". Om du lämnar fältet tomt genereras ett unikt kundnummer automatiskt när du sparar. Men du kan skriva in ett eget nummer om du föredrar det.

Hur fungerar Fortnox-kopplingen för kunder?

När Fortnox-integrationen är aktiverad synkas kunder automatiskt mellan systemet och Fortnox. Kunder som har ett kopplat Fortnox-kundnummer visas med en grön FNX-märkning i kundlistan. Håll muspekaren över märkningen för att se det exakta Fortnox-kundnumret. Kopplingen hanteras via Inställningar > Fortnox.

Vad är "Omvänd betalningsskyldighet"?

Omvänd betalningsskyldighet (även kallat omvänd moms eller omvänd skattskyldighet) innebär att köparen – inte säljaren – är skyldig att redovisa och betala momsen. Det är vanligt inom byggbranschen när du fakturerar ett annat momsregistrerat byggföretag för byggtjänster.

Aktivera inställningen på kunder som ska hanteras med omvänd moms (under fliken Övriga uppgifter). Systemet kommer då att automatiskt skapa fakturor utan utgående moms och lägga till rätt text på fakturan.

Om du är osäker på om omvänd betalningsskyldighet gäller för en specifik kund, kontakta din redovisningskonsult.

Vad är skillnaden mellan "E-post", "E-post för fakturor" och "E-post för påminnelser"?

• E-post (under Kontaktuppgifter) – Kundens primära e-postadress för allmän kommunikation.
• E-post för fakturor (under Övriga uppgifter) – Dit fakturor skickas. Om den lämnas tom används den primära e-posten.
• E-post för påminnelser (under Övriga uppgifter) – Dit betalningspåminnelser skickas. Om den lämnas tom används fakturaadressen.

Kan jag importera kunder från ett annat system?

Kontakta din systemadministratör för information om import av kunddata. Det finns möjlighet att importera kunder via Excel-fil.

Varför får jag felet "Org.nr används redan"?

Du försöker spara en kund med ett organisationsnummer eller personnummer som redan finns på en annan kund i ditt företag. Felmeddelandet visar namn och kundnummer på den befintliga kunden så att du kan öppna den istället – det förhindrar att kontaktpersoner, offerter och fakturor splittras mellan dubbletter med samma namn. Om den befintliga kunden inte längre ska användas kan du inaktivera den under fliken Övriga uppgifter.

Har du fler frågor? Använd support-chatten (chattikonen nere till höger i systemet) eller kontakta din systemadministratör.