Projekt

Projekt är kärnan i Crewrig. Här hanterar du allt från planering till avslut -- arbetsorder, tidrapporter, ekonomi och dokument samlas på ett och samma ställe.

Översikt

Projektmodulen låter dig följa ett projekt genom hela dess livscykel. Du kan koppla projekt till kunder och offerter, fördela arbete via arbetsorder, följa upp tid och kostnader i realtid, och hålla all dokumentation samlad. Oavsett om du är projektledare eller hantverkare på plats hittar du det du behöver här.

Kom igång

Gå till Projekt i huvudmenyn eller navigera direkt till /projekt. Du ser då projektlistan med alla projekt du har behörighet att se.

Första gången du öppnar modulen kan du filtrera på status för att hitta rätt projekt snabbt -- till exempel bara de som är pågående just nu.

Funktioner

Guide: Från offert till projektuppföljning

Längst upp på projektsidan finns en hopfällbar guide med titeln Från offert till projektuppföljning. Guiden förklarar hela kedjan i korthet -- hur en godkänd offert blir ett projekt, hur kostnader samlas in, hur du fakturerar beroende på prismodell och hur uppföljningen räknas fram automatiskt. Klicka på Visa guide för att öppna den, och på Dölj guide för att stänga. Guiden finns även på sidan Offerter.

Projektlistan

Listan ger dig en snabb överblick över alla projekt. Överst finns filter och sökning:

• Statusfilter -- välj mellan Pågående, Planerade, Klara att fakturera, Avslutade, Alla eller Makulerade
• Datumfilter -- filtrera på start- eller slutdatum
• Projektledare -- visa bara dina egna projekt eller en specifik projektledares
• Kund -- visa bara projekt kopplade till en viss kund
• Sök -- fritext-sökning på projektnamn, nummer eller kund

Tabellen visar:

Senast fakturerad -- se vilka projekt som ligger efter:

Kolumnen SENAST FAKTURERAD visar vilket datum den senaste kundfakturan på projektet faktiskt skickades. Ett streck (-) betyder att projektet aldrig har fakturerats. Klicka på kolumnrubriken för att sortera -- sorterar du fallande hamnar de projekt som väntat längst, och de som aldrig fakturerats, i botten.

Tre slags fakturor räknas medvetet inte:

• Utkast -- fakturan är förberedd men har inte skickats, så projektet är inte fakturerat.
• Makulerade fakturor -- de drogs tillbaka och blev aldrig någon intäkt.
• Kreditnotor -- de vänder en tidigare faktura i stället för att lägga till en ny. Utan den regeln skulle en kreditnota i september få ett projekt vars senaste riktiga faktura gick ut i juni att se nyfakturerat ut.

Datumet är den dag fakturan skickades (samma tidpunkt som visas under Kundfakturor → Skickade), inte fakturadatumet -- de två skiljer sig när en faktura dateras en dag och skickas en annan.

Kolumnmeny och Excel-export:

Klicka på kugghjulsikonen uppe till höger i tabellen för att:

• Valja vilka kolumner som ska visas eller doljas
• Exportera den filtrerade projektlistan till Excel

Filtren och kolumnsorteringen sparas automatiskt. När du öppnar ett projekt och klickar TILLBAKA återgår du till listan med exakt de filter och den sortering du hade -- du behöver inte sätta om dem.

Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss). Den återställer alla aktiva filter och eventuell sortering till standardläget med ett enda klick. Knappen är inaktiverad när ingenting avviker från standardläget.

Klicka på en rad för att öppna projektets detaljvy.

Snabbåtgärder per rad:

Längst till höger i varje rad finns en meny-knapp (tre punkter), och du kan även högerklicka var som helst på raden -- båda öppnar samma snabbmeny:

Ta bort projekt är bara tillgängligt för projekt som är helt tomma. Så fort projektet har tidrapporter, fakturor, arbetsorder, ÄTA, betalningsplansposter, dokument eller underprojekt kopplade till sig är alternativet inaktiverat, och håller du muspekaren över det ser du exakt vad som blockerar borttagningen. Använd Makulera istället om ett projekt med data inte längre ska vara aktivt.

Skapa nytt projekt

Klicka på LÄGG TILL PROJEKT uppe till höger i projektlistan. Fyll i formuläret:

Obligatoriska fält:

• Namn -- ge projektet ett tydligt, beskrivande namn
• Kund -- välj kund ur listan (kunden måste finnas i systemet sedan tidigare)
• Avtalat värde -- krävs bara om du väljer prismodellen Fastpris (se nedan)

Prismodell:

Under fältet TYP väljer du om projektet ska vara Löpande (standard) eller Fastpris. Fältet heter TYP för att etiketten ska få plats -- håller du muspekaren över den ser du fulltexten "Faktureringsmodell". Väljer du Fastpris dyker fältet Avtalat värde upp -- ange det totala avtalade priset för projektet. Prismodellen styr bland annat om projektet får en BETALNINGSPLAN-flik och hur resultatet räknas ut, se Tolka projektekonomin längre ner.

Övriga valfria fält:

• Offert -- koppla till en befintlig offert (listan filtreras automatiskt på vald kund). Väljer du en offert fylls Avtalat värde i automatiskt med offertens totalbelopp -- du kan ändra det efteråt
• Startdatum -- när projektet planeras börja (förifyllt med dagens datum)
• Kontaktperson -- kundens kontaktperson för det här projektet
• Slutdatum -- planerat avslutningsdatum
• Projektadress / Ort -- adressen där arbetet utförs
• SKV ID-nr -- Skatteverkets ID-nummer om projektet kräver det (t.ex. ROT-arbeten)
• Arbetsorder -- en fritext som förifyller arbetsbeskrivningen på fliken ARBETSORDER
• Projektledare -- den som ansvarar för projektet
• Anteckning -- fritext för övrig information
• Märkning -- en fritextrad, till exempel ett internt ärendenummer eller en märkning kunden bett om. Fältet ligger direkt under Projektledare och Anteckning, på samma plats som på projektkortet, så du kan sätta märkningen redan när projektet skapas. Märkningen följer sedan automatiskt med till kundfakturor som kopplas till projektet
• Makulerad -- svara Ja om projektet ska skapas som redan makulerat

Tips: Fältet Klart för fakturering finns inte i skapa-formuläret -- det sätter du i projektets detaljvy när du vet när projektet är redo att faktureras.

Spara med SPARA. Du kommer direkt till projektets detaljvy.

Skapa underprojekt

Du kan skapa underprojekt för att dela upp ett stort projekt i mindre delar. Varje underprojekt är ett fullständigt projekt med egna arbetsorder, tidrapporter och ekonomi, men det är kopplat till ett huvudprojekt.

Så här gör du:

1. Öppna huvudprojektet.
2. Klicka på FLER FUNKTIONER (de tre punkterna uppe till höger).
3. Välj Skapa underprojekt.
4. En dialog öppnas där du fyller i:
   • Projektnummer -- genereras automatiskt som huvudprojektets nummer med suffix (t.ex. "P-2024-001-1", "P-2024-001-2")
   • Namn (obligatoriskt) -- benamning på underprojektet
   • Anteckning -- valfri notering
5. Klicka SPARA.

Underprojektet ärver kund, adress och projektledare från huvudprojektet. Du kan ändra dessa värden efteråt.

I huvudprojektets rubrik visas hur många underprojekt som finns, och du kan navigera dit från projektets detaljvy. I ett underprojekts rubrik visas en länk tillbaka till huvudprojektet.

Kopiera projekt

Återkommer samma sorts jobb hos samma kund behöver du inte fylla i uppsättningen på nytt varje gång -- kopiera ett befintligt projekt i stället.

Så här gör du:

1. Högerklicka på projektet i projektlistan (eller använd meny-knappen med tre punkter). Från ett öppet projekt hittar du samma alternativ under FLER FUNKTIONER.
2. Välj Kopiera projekt.
3. Namnet är förifyllt med originalets namn plus " - Kopia" -- ändra det om du vill. Kopierar du en kopia räknas den upp till "- Kopia 2", "- Kopia 3" och så vidare.
4. Klicka SKAPA KOPIA. Du kommer direkt till det nya projektet och kan redigera vidare.

Det här följer med: kund, kontaktperson, projektadress och ort, SKV ID-nr, projektledare, prismodell (för fastpris även avtalat värde och betalningsplanens poster), standardvärden som timpris, prislista, uppskattad löpande tid och inköpspåslag, behörigheterna för tidrapportering, märkningar, anteckningar och arbetsordertexten.

Det här följer inte med: tidrapporter, fakturor, ÄTA, dokument, egenkontroller, start- och slutdatum samt koppling till offert -- de hör till det ursprungliga jobbet. Kopian får ett nytt projektnummer och skapas med statusen Planerat. Kopierar du ett underprojekt blir kopian ett nytt underprojekt under samma huvudprojekt.

Projektdetaljer -- flikar

När du öppnar ett projekt ser du projektets uppgifter i ett formulär överst, och flikarna längre ned. Löpande projekt har 10 flikar; fastprisprojekt har en extra flik, BETALNINGSPLAN, som visas efter LEV.FAKTUROR. I projektets rubrik visas en prismodell-bricka bredvid statusmärket -- gulorange för Fastpris och blågrön (teal) för Löpande.

Får inte alla flikar plats på bredden -- vanligt på en smal skärm eller i ett litet fönster -- går flikraden att rulla i sidled. Alla flikar är alltså nåbara även när de sista inte syns direkt.

Åtgärdsfältet:

Längst upp i projektets detaljvy finns en rad med knappar:

FAKTURERA i åtgärdsfältet gör samma sak som Fakturera i FLER FUNKTIONER-menyn -- den lades till direkt i fältet för att vara lättare att hitta.

Projektuppgifter (alltid synliga oavsett vald flik):

Formuläret överst på sidan visar och låter dig redigera Offert, Kund, Startdatum, Namn, Kontaktperson, Klart för fakturering, Projektadress/Ort, SKV ID-nr, Slutdatum, Projektledare, Anteckning, Märkning, TYP -- alltså faktureringsmodellen (med Avtalat värde för fastprisprojekt) -- och Makulerad. Klicka på kalenderikonen bredvid ett datumfält för att öppna datumväljaren, eller skriv datumet direkt i fältet. Ändringar sparas när du klickar SPARA i åtgärdsfältet.

Faktureringsmodellen (fältet TYP) går inte att ändra längre när projektet har kundfakturor (aktiva eller utkast) eller fakturerade fastprisbelopp -- fältet blir då inaktiverat.

Här är vad du hittar i varje flik:

1. OVERSIKT

Sammanfattningsvyn för projektet, med tre kort:

• Tid -- totalt antal timmar överst, sedan en uppdelning i förväntad tid, arbetad fast och löpande tid, återstående tid, oattesterad tid och en totalsumma
• Fakturering -- hur mycket som är kvar att fakturera överst (mot avtalat värde för fastprisprojekt), sedan en uppdelning på redan fakturerat och kvarvarande personal-, leverantörs- och artikelkostnader. Klicka på beloppet för att öppna en dialog med de enskilda raderna bakom summan, och skapa en faktura direkt därifrån
• Resultat -- projektets resultat överst, sedan fakturerat belopp och upparbetade kostnader per kategori (personal, leverantörsfakturor, underentreprenörer, artiklar, ersättningar)

Om projektet har underprojekt visas en lista längst ned på sidan med projektnummer, namn och status för varje underprojekt -- klicka på ett för att öppna det.

2. ARBETSORDER

Fliken innehåller ett enda större textfält, Arbetsbeskrivning, där du skriver den fria arbetsbeskrivningen för projektet -- allt som hantverkarna på plats behöver veta om vad som ska utföras.

Klicka på SKAPA ARBETSORDER (PDF) för att generera en utskrivbar PDF utifrån texten. Innan PDF:en skapas sparas arbetsbeskrivningen automatiskt, så att inget du har skrivit går förlorat. PDF:en innehåller projektinformation (projektnummer, kund, ansvarig, arbetsplats, startdatum och kontaktperson) och hela arbetsbeskrivningen, och om företaget har en logotyp uppladdad visas den i PDF-rubriken. Du kan ladda ner eller skriva ut den för att använda på byggplatsen.

Tips: Du kan förifylla arbetsbeskrivningen redan när du skapar projektet, via fältet Arbetsorder i skapa-formuläret.

3. TIDRAPPORTER

Se alla tidrapporter kopplade till projektet:

• Timmar per person -- en sammanfattning högst upp med totalt antal timmar och kostnad för varje medarbetare
• En lista med Datum, Personal, Timmar, Kostnad och Status (Godkänd eller Väntar) för varje enskild tidrapport

Listan visar de senaste 20 tidrapporterna och talar om hur många fler som finns totalt. Det här är din bästa vy för att hålla koll på hur mycket tid som lagts ned och av vem.

Exportera Arbetsdagbok:

Knappen ARBETSDAGBOK högst upp i fliken öppnar en dialog där du väljer period: Månad (förvald, senaste tidrapportens månad), Vecka, Eget intervall eller Hela projektet. Kryssrutan Ta med externa personer är förvald.

Knapparna är inaktiva när perioden saknar poster.

Externa på plats:

Under Timmar per person finns kortet Externa på plats där arbetsledare (manager eller admin) registrerar underentreprenörer, inhyrda och andra som inte är anställda: datum, namn, företag/roll, timmar (valfritt) och anteckning. Företag/roll fylls i automatiskt när namnet använts tidigare på projektet. Externa personer syns bara i arbetsdagboken -- de påverkar aldrig projektekonomin, löneunderlaget eller faktureringen.

4. EKONOMI

Ekonomisk översikt för projektet. Se avsnittet Tolka projektekonomin längre ner för en fullständig förklaring.

Uppe till höger i fliken finns en switch märkt Exkl. moms. Slå på den för att visa alla belopp exklusive moms istället för inklusive moms. Inställningen sparas i webbläsaren och gäller alla projekt du tittar på. Den påverkar bara visningen -- underliggande belopp, fakturering och Fortnox-export berörs inte.

Fliken är uppdelad i fyra sektioner:

Kundfakturor -- lista över alla kundfakturor kopplade till projektet. Varje faktura visar fakturanummer, datum, belopp och status (Utkast, Skickad, Betald, Förfallen). Längst ner visas totalt fakturerat belopp.

Leverantörsfakturor -- lista över aktiva leverantörsfakturor (materialkostnader). Varje rad visar leverantörens namn som primär etikett, följt av fakturanummer och datum, samt belopp och status (Nyinkommen, Godkänd, Exporterad, Bokförd). Makulerade och ej godkända fakturor räknas inte som projektkostnader och visas inte i listan. Längst ner visas total materialkostnad.

Varje leverantörsfakturarad har ett klickbart kostnadstyp-märke till höger. Märket visar fakturans aktuella klassificering:

Klicka på märket för att öppna en snabbmeny och byta klassificering direkt från Ekonomifliken. Om projektet har ÄTA-poster kan du vid valet Extra arbete även länka fakturan till en specifik ÄTA.

Underentreprenörer -- lista över aktiva fakturor från underentreprenörer (UE). Varje rad visar underentreprenörens namn som primär etikett, följt av fakturanummer och datum. Makulerade och ej godkända fakturor räknas inte som projektkostnader och visas inte i listan. Dessa separeras från leverantörsfakturor för att ge bättre översikt över var kostnaderna uppstår. Även UE-fakturor har kostnadstyp-märken och kan klassificeras på samma sätt.

Ekonomisk sammanfattning -- sju nyckeltal i en sammanfattningsrad:

Nedanför sammanfattningsraden visas ytterligare två kort som hjälper dig följa upp kostnadsfördelning och täckning för extra arbeten:

Kostnadsfördelning -- visar hur leverantörskostnaderna är fördelade:

Om det finns oklassificerade fakturor visas en orange uppmaning "Klassificera X fakturor" som påminner dig om att klassa återstående poster.

Extra arbete – täckning -- jämför ÄTA-intäkter med kostnader för extra arbeten:

Om projektet har ÄTA-poster visas även en uppdelning per ÄTA med nettomarginal för varje post.

5. LEV.FAKTUROR

En renodlad bläddringsvy för projektets leverantörs- och underentreprenörsfakturor tillsammans. Till skillnad från EKONOMI-fliken, som delar upp kostnaderna i separata listor med totaler, samlar den här fliken alla fakturor i en enda sökbar lista till vänster med fakturans PDF öppen till höger -- så att du snabbt kan bläddra igenom fakturaunderlaget utan att lämna projektet.

• Sök på leverantörs- eller underentreprenörsnamn för att filtrera listan
• Använd piltangenterna uppåt/nedåt för att bläddra mellan fakturorna -- förhandsgranskningen följer automatiskt med
• Klicka på Öppna fakturan i förhandsgranskningen för att gå till fakturans fullständiga detaljvy under Inköp
• Kostnadstyp-märket (Fastpris, Extra arbete, Ej klassad) är klickbart här precis som i EKONOMI-fliken

5a. BETALNINGSPLAN (visas bara för fastprisprojekt)

Betalningsplanen hanterar à-conto-fakturering och slutreglering för fastprisprojekt. Fliken visas bara om projektet har prismodellen Fastpris.

Tabellen visar projektets faktureringsplan:

Klicka på Fakturera bredvid en à-conto-post för att skapa en ny kundfaktura kopplad till just den posten. Systemet förhindrar dubbelfakturering -- en post som redan fakturerats kan inte faktureras igen.

Längst ned visas det totala avtalade kontraktsvärdet och hur stor del som återstår att fakturera (slutreglering).

Lägg till en ny post med formuläret längst ner i fliken: fyll i beskrivning och belopp (obligatoriskt, måste vara större än noll) samt eventuell ROT-kostnad, och klicka Lägg till.

6. DOKUMENT

Hantera alla filer kopplade till projektet:

• Ladda upp ritningar, protokoll, foton, avtal och andra filer -- flera filer samtidigt om du vill
• Se filnamn, typ, storlek och när varje fil laddades upp i en lista
• Ladda ned eller ta bort enskilda filer

Filer måste vara av en av de typer systemet stödjer: PDF, Word (doc/docx), Excel (xls/xlsx), bilder (jpg, png, gif, webp) samt text- och CSV-filer. Namnge filerna tydligt så att kollegorna lätt hittar rätt.

7. STANDARDVÄRDEN

Forinstallda värden för projektet som styr hur tidrapportering och prissättning beter sig:

• Uppskattad löpande tid (h) -- budgeterat antal löpande timmar, används bland annat i Nedlagd arbetstid
• Timdebitering (kr) -- standardpris per timme vid fakturering av löpande timmar
• Timkostnad (kr) -- kostnad per timme för extra arbete
• Påslag inköp (%) -- procentuellt påslag som läggs på inköpspriset för artiklar
• Prislista -- vilken prislista projektet ska använda för artikelpriser

Den har fliken är mest relevant för projektledaren vid projektuppstart.

8. ÄTA

ÄTA står för Ändrings- och tilläggsarbeten -- det vill säga arbete som tillkommer utöver det ursprungliga uppdraget. Varje ÄTA har en titel, en beskrivning och ett uppskattat belopp, och du väljer om den ska faktureras som Fast belopp eller Löpande räkning. Väljer du fast belopp anger du även det avtalade beloppet och hur stor del som är arbetskostnad (används för ROT-avdrag).

En ÄTA går igenom dessa statusar:

Klicka på Skicka för godkännande för att antingen skicka en e-postförfrågan till en angiven adress, eller bara markera ÄTA:n som inskickad utan att skicka e-post. Godkänn eller avslå därefter ÄTA:n manuellt.

Fliken visar antalet ÄTA-poster i fliknamnet, t.ex. "ÄTA (3)".

Kom ihåg att alltid dokumentera ÄTA-arbeten löpande och se till att de är godkända av kunden innan arbetet påbörjas.

Fakturering per ÄTA:

För löpande ÄTA visas det ackumulerade fakturerade beloppet i tabellen. Klicka på beloppet för att fälla ut en lista med de enskilda fakturor som ingår -- klicka på ett fakturanummer för att gå direkt till fakturans detaljvy. På fakturans detaljvy visas en blå informationsremsa som visar vilken ÄTA fakturans rader är kopplade till, med en länk tillbaka till projektets ÄTA-flik.

9. EGENKONTROLLER

Här samlas projektets egenkontroller -- de checklistor som fylls i ute på arbetsplatsen och dokumenterar att arbetet är utfört enligt regelverk och beställning. Fliknamnet visar hur många egenkontroller som ännu inte är signerade, till exempel "EGENKONTROLLER (2)".

Tabellen visar projektets egenkontroller:

Klicka på en rad för att öppna egenkontrollen och fylla i den.

Lägga till en egenkontroll:

1. Klicka Lägg till egenkontroll (grön knapp uppe till höger). Knappen kräver behörigheten Chef eller Administratör
2. Välj Kontrollmall i listan. Bara aktiva mallar från Register > Kontrollmallar går att välja
3. Namn fylls i automatiskt från mallen -- ändra det gärna så att det syns var kontrollen hör hemma, till exempel "Egenkontroll tätskikt -- Lgh 1102"
4. Kryssa eventuellt i Obligatorisk för tidrapportering
5. Klicka Lägg till

Finns det inga aktiva kontrollmallar är knappen inaktiverad och en upplysning visas om att mallar skapas under Register > Kontrollmallar.

Fylla i en egenkontroll:

Varje kontrollpunkt besvaras med en av tre knappar:

Varje svar sparas direkt när du klickar -- du behöver inte spara formuläret. Det gör att två personer kan fylla i samma checklista samtidigt utan att skriva över varandra. Klickar du på ett svar som redan är valt nollställs punkten.

Beroende på hur mallen är byggd kan en punkt kräva mer:

• Kommentar krävs -- fältet under punkten måste fyllas i. Kommentar är alltid obligatorisk vid Avvikelse
• Foto krävs -- minst ett foto måste laddas upp innan punkten kan markeras som Utförd. Så länge punkten står som utförd går det sista fotot inte att ta bort; ändra svaret först

Under varje besvarad punkt visas när den fylldes i.

Markera klar och signera:

En signerad egenkontroll är låst -- inga punkter, kommentarer eller foton går att ändra förrän signeringen hävs. Användare med rollen Läsare kan öppna och läsa egenkontroller men inte fylla i dem.

Obligatorisk för tidrapportering:

En egenkontroll kan göras obligatorisk på just det här projektet. Då kan personalen inte registrera tid på projektet i personalappen förrän kontrollen är markerad som klar. Det är projektledarens verktyg för att säkerställa att kontrollen faktiskt utförs innan arbetet rapporteras.

• Kryssa i Obligatorisk för tidrapportering när du lägger till egenkontrollen, eller
• Öppna en befintlig egenkontroll och använd växlingsknappen Obligatorisk för tidrapportering uppe till höger. Den kräver behörigheten Chef eller Administratör

Obligatoriska egenkontroller märks med brickan Obligatorisk i tabellen. Spärren släpper så snart kontrollen är Klar -- den behöver alltså inte vara signerad för att personalen ska kunna rapportera tid igen.

Tips: Ta bort en egenkontroll med papperskorgsikonen längst till höger på raden. Det går bara så länge den inte är signerad, och kräver behörigheten Chef eller Administratör.

10. BEHÖRIGHETER

Fliken har två delar: vilka timtyper som får användas och vem som får rapportera tid på projektet.

Tillgängliga timtyper

Styr vilka timtyper de anställda kan använda vid tidrapportering för det här projektet:

• Fast -- kryssa i för att tillåta fasta timmar. Fasta timmar belastar projektet med en kostnad men faktureras inte -- de antas ingå i offererat pris.
• Löpande -- kryssa i för att tillåta löpande timmar. Löpande timmar blir fakturerbara.

Det här är en viktig inställning som påverkar hur tidrapporteringen fungerar och hur ekonomin beräknas. Om du enbart använder fast pris på projektet, kryssa i bara Fast. Om du kör löpande räkning, kryssa i Löpande. Du kan även kryssa i båda.

Vem får rapportera tid

• Endast administratörer och chefer kan rapportera tid -- kryssa i för att dölja projektet i de anställdas tidregistrering. Passar centrala kostnader och interna projekt som inte ska väljas av misstag.

När rutan är ikryssad försvinner projektet ur projektlistan i formulären för tidsregistrering, ersättning och in- och utstämpling för alla med rollen användare eller läsare. Administratörer och chefer ser och arbetar med projektet som vanligt, och kan även rapportera tid åt någon annan på projektet. Redan registrerade timmar påverkas inte -- de ligger kvar och syns i rapporterna.

Du hittar samma kryssrutor under fliken BEHÖRIGHETER när du skapar ett nytt projekt, så inställningen kan sättas direkt från start.

Projektstatusflode

Ett projekt ror sig genom dessa statusar:

Planerat -> Pågående -> Avslutat
                     \> Makulerat

Byta status:

Klicka på FLER FUNKTIONER (tre punkter-menyn) i projektets detaljvy för att andra status:

• Starta projekt -- ändrar från Planerat till Pågående
• Avsluta projekt -- ändrar från Pågående till Avslutat
• Återöppna projekt -- ändrar från Avslutat tillbaka till Pågående. Kräver administratörsbehörighet (se nedan)

Du kan också byta status direkt i tabellerna, utan att öppna projektet: klicka på statusbrickan i projektlistans Status-kolumn, eller på den lilla statusbrickan bredvid projektnamnet i Faktureringsöversikt och Resultatöversikt. Där kan du välja vilken som helst av de fyra statusarna -- inklusive Makulerat, och tillbaka från Makulerat till en aktiv status om ett projekt makulerats av misstag. Varje byte bekräftas i en dialog innan det sparas.

Återöppna ett avslutat projekt:

Ibland behöver du återöppna ett projekt som markerats som avslutat -- t.ex. om det tillkommer arbete, en reklamation ska hanteras, eller tidrapporter saknas. Klicka på FLER FUNKTIONER och välj Återöppna projekt. Projektet går då tillbaka till status Pågående och du kan fortsätta arbeta med det som vanligt.

Obs: Endast administratörer (systemadmin eller företagsadmin) kan återöppna ett avslutat projekt. Menyalternativet är inaktiverat för övriga användare.

Nedlagd arbetstid

Gå till Projekt -> Nedlagd arbetstid (eller /projekt/nedlagd-arbetstid) för en samlad vy av nedlagd tid för alla projekt.

Tabellen visar per projekt:

Längst ned visas en summeringsrad med totaler för alla projekt som matchar filtret. Du kan sortera på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken, filtrera på status (Pågående, Avslutade, Alla, Makulerade), kryssa i Endast klara att fakturera, eller söka på projektnamn, nummer eller kund. Klicka på en rad för att öppna projektets detaljvy.

Använd den här vyn för att jämföra uppskattad tid mot faktiskt arbetad tid per projekt.

Faktureringsöversikt

Gå till Projekt -> Faktureringsöversikt (eller /projekt/faktureringsoversikt) för en samlad bild av faktureringsstatus för alla dina projekt. Siffrorna i tabellen bygger på samma underlag som Resultatöversikt och EKONOMI-fliken inne i projektet -- alltså riktiga tidrapporter, leverantörsfakturor och kundfakturor.

Tabellen har grupperade kolumner som ger dig en komplett överblick per projekt. Varje grupp har tre underkolumner: FÖRVÄNTAT (vad du bör få betalt), FAKTURERAT (vad du redan fakturerat) och DIFF (skillnaden, visas i rött om du har fakturerat mindre än förväntat).

Längst ned visas en summeringsrad med totaler för alla projekt som matchar filtret.

Filter:

När du väljer ett år visas de projekt vars period överlappar året, alltså projekt som var igång någon gång under året -- ett projekt som startade i november förra året och avslutades i mars i år syns under båda åren. Projekt helt utan start- och slutdatum syns bara under Alla år.

Du kan sortera på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken. Filtren sparas automatiskt i sidans webbadress, så du kan dela en filtrerad vy med en kollega eller komma tillbaka till samma filter nästa gång du öppnar sidan. Bredvid filtren finns en Rensa filter-knapp (tratt-ikon med kryss) som återställer alla aktiva filter till standardläget med ett enda klick.

Högerklicksmeny per rad:

Högerklicka på en projektrad i tabellen för att öppna en snabbmeny. Tillgängliga åtgärder beror på projektets nuvarande status:

Använd den här vyn inför fakturakörningar för att se vilka projekt som är redo att faktureras och var det finns odebiterat arbete.

Resultatöversikt

Gå till Projekt -> Resultatöversikt (eller /projekt/resultatoversikt) för att se ekonomiskt utfall per projekt och kostnadskategori.

Tabellen är uppdelad i kolumngrupper. Varje grupp visar kostnad, fakturerat belopp och resultat för respektive kategori:

Kostnadsvärden visas med minustecken (röda siffror) då de är utflöden. Resultatvärden visas i rött om projektet går med förlust.

I filterfältet bredvid knappen LÄGG TILL PROJEKT finns ett fält märkt Overhead (%). Ange ett standardvärde för overhead som tillämpas på alla projekt utan ett eget värde. Du kan även ange overhead per projekt direkt i tabellraden under kolumnen Schablon. Inställningarna sparas i webbläsaren.

Du kan sortera på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken, och du kan filtrera på projektstatus, projektledare, sökord samt om projektet är klart för fakturering.

Högerklicksmeny per rad:

Högerklicka på en projektrad i tabellen för att öppna en snabbmeny med samma alternativ som i projektlistan. Tillgängliga åtgärder beror på projektets nuvarande status:

Det är ett bra verktyg för att fortlöpande följa upp lönsamhet och för att förbättra kalkylering inför framtida projekt.

Tolka projektekonomin

Ekonomifliken kan verka komplex, men den ger dig all information du behöver för att förstå om ett projekt går med vinst eller förlust. Här förklarar vi hur du läser den.

Grundformeln

Projektets resultat beräknas så här:

Resultat = Intäkter - Personal - Leverantör - Underentreprenörer - Artiklar - Ersättningar

Om resultatet är positivt (visas i grönt) går projektet med vinst. Om det är negativt (visas i rött) går det med förlust.

Vad är "Intäkter"?

Intäkter är summan av alla kundfakturor som skickats för projektet. Det är alltså det belopp du faktiskt fakturerat kunden -- inte offertens värde. Om du inte fakturerat något ännu står intäkterna på 0 kr, även om offerten är på 500 000 kr.

Vad är "Personal"?

Personalkostnaden beräknas från tidrapporterna. För varje tidrapport multipliceras antalet timmar med den anställdes timkostnad. Timkostnaden hämtas i den här ordningen:

1. En särskild timkostnad för lönetypen på personens personalkort, om en sådan finns
2. Annars den timlön som gällde på personalkortet det datum tiden rapporterades, gånger personalkortets uppräkningsfaktor (standard 1,60) och lönetypens övertidsfaktor
3. Annars företagets standardkostnad för lönetypen

Det är alltså vad arbetstiden kostar företaget, inte vad kunden betalar för timmen. Samma kostnad används i löneunderlaget, så siffrorna stämmer överens.

Personalkostnaden speglar hur mycket resurser som lagts ned på projektet, räknat i kronor.

Vad är "Leverantör"?

Det är summan av alla aktiva leverantörsfakturor som konteras på projektet -- t.ex. materialköp, hyrda maskiner, verktyg. Makulerade och ej godkända fakturor räknas inte med. Fakturor från underentreprenörer räknas inte in här utan visas separat.

Vad är "Underentreprenörer"?

Fakturor från underentreprenörer (UE) som jobbar på projektet. Makulerade och ej godkända fakturor räknas inte med. Dessa separeras från leverantörskostnader så att du tydligt ser uppdelningen.

Vad är "Artiklar"?

Den kalkylerade kostnaden för artikelrader på projektet -- artikelns inköpspris gånger antal. Om en artikelrad saknar inköpspris kan kostnaden vara underskattad; det flaggas med en varningstriangel i Resultatöversikt.

Vad är "Ersättningar"?

Ersättningar är de tillägg personalen registrerar utöver sina timmar -- milersättning, traktamente, jour och liknande. Varje ersättning kan kopplas till ett projekt, och då räknas beloppet (antal gånger belopp per enhet) som en kostnad på just det projektet. Registrerar någon en ersättning utan projekt hamnar den aldrig i projektekonomin, utan syns bara i löneunderlaget.

Vill du att bilresor och traktamenten ska synas i projektets resultat är det alltså viktigt att personalen väljer rätt projekt när de registrerar ersättningen.

Praktiskt exempel

I det här exemplet har projektet genererat 55 000 kr i vinst. Om du inte ännu fakturerat allt arbete (t.ex. bara 300 000 av 400 000 kr) kommer resultatet att se sämre ut än det egentligen är. Kom ihåg att stämma av ekonomin i samband med fakturering.

När är ekonomin missvisande?

• Du har inte fakturerat ännu -- intäkterna står på noll, så resultatet ser negativt ut
• Tidrapporter saknas -- personalkostnaden är för lag, resultatet ser bättre ut än det är
• Leverantörsfakturor är inte konterade på projektet -- materialkostnader saknas
• Projektet är nystartat -- kostnader löper men fakturering har inte börjat

Ekonomifliken ger en ogonblicksbild av nuget. För att få en rattviss bild, se till att tidrapporter, leverantörsfakturor och kundfakturor är uppdaterade och korrekt kopplade till projektet.

Vanliga frågor

Hur startar jag ett projekt från en offert?

Öppna offerten under Offerter, klicka på åtgärdsmenyn och välj Skapa projekt. Systemet skapar ett nytt projekt och kopierar in kundinformation, kontaktperson och offertvarde. Du kan sedan komplettera med projektledare, adress och datum.

Hur byter jag projektledare?

Öppna projektet, se formuläret i detaljvyn och välj en ny projektledare i fältet Projektledare. Klicka SPARA. Den nya projektledaren får automatiskt behörighet till projektet.

Vad är ÄTA?

ÄTA -- Ändrings- och tilläggsarbeten -- är arbete som tillkommer utöver det ursprungliga avtalet. Det kan vara att kunden vill ha extra åtgärder, att oförutsedda problem uppstår, eller att ursprungliga planer förändras. Allt sådant arbete ska dokumenteras som ÄTA, godkännas av kunden och prissättas separat. Det skyddar dig och ditt företag ekonomiskt och juridiskt. Läs mer under fliken ÄTA i projektets detaljvy.

Hur ser jag om ett projekt är lönsamt?

Öppna projektet och gå till fliken EKONOMI. I den ekonomiska sammanfattningen längst ner ser du sju nyckeltal: Intäkter, Personal, Leverantör, Underentreprenörer, Artiklar, Ersättningar och Resultat. Om resultatet visas i grönt går projektet med vinst. Om det visas i rött går det med förlust. Se avsnittet Tolka projektekonomin ovan för en fullständig förklaring.

För en överblick över alla projekt, använd Resultatöversikt (/projekt/resultatoversikt).

Hur klassificerar jag en leverantörsfaktura som fastpris eller extra arbete?

Gå till projektets EKONOMI-flik. I listorna Leverantörsfakturor och Underentreprenörer har varje rad ett märke längst till höger som visar aktuell klassificering (Fastpris, Extra arbete eller Ej klassad). Klicka på märket för att öppna en snabbmeny och välj rätt typ. Om projektet har ÄTA-poster kan du vid valet Extra arbete även koppla fakturan till en specifik ÄTA. Klassificeringen kan också göras direkt i fakturan under Inköp via fältet Kostnadstyp.

Hur skapar jag underprojekt?

Öppna huvudprojektet, klicka på FLER FUNKTIONER och välj Skapa underprojekt. Underprojektet får ett projektnummer med suffix (t.ex. "P-2024-001-1") och ärver kund, adress och projektledare från huvudprojektet. Du kan skapa hur många underprojekt du vill.

Kan jag återöppna ett avslutat projekt?

Ja, men bara om du är administratör (systemadmin eller företagsadmin). Öppna det avslutade projektet, klicka på FLER FUNKTIONER och välj Återöppna projekt. Projektet går tillbaka till status Pågående och du kan fortsätta arbeta med det. Menyalternativet är inaktiverat för användare utan administratörsbehörighet.

Vad är skillnaden på fasta och löpande timmar?

Fasta timmar antas ingå i det offererade priset och faktureras inte separat. Löpande timmar är fakturerbara och debiteras kunden. Inställningen görs under fliken BEHÖRIGHETER i projektets detaljvy. Du kan tillåta en eller båda typerna beroende på projektets prismodell.

Hur döljer jag ett projekt för personalens tidregistrering?

Öppna projektet, gå till fliken BEHÖRIGHETER och kryssa i Endast administratörer och chefer kan rapportera tid. Klicka SPARA. Projektet försvinner då ur projektlistan när personal med rollen användare eller läsare ska registrera tid, ersättning eller stämpla in. Du som är administratör eller chef ser projektet som vanligt och kan fortfarande rapportera tid på det.

Var hittar jag en översikt över nedlagd tid för alla projekt?

Gå till Projekt -> Nedlagd arbetstid (eller /projekt/nedlagd-arbetstid). Där ser du uppskattad löpande tid mot faktiskt arbetad tid, personalkostnad, fakturerat belopp och resultat för alla projekt.

Varför visar ekonomin förlust även om projektet går bra?

Det vanligaste skälet är att du ännu inte fakturerat för allt utfört arbete. Ekonomifliken visar faktiskt fakturerat belopp, inte offertens värde. Se till att du fakturerar löpande så att siffrorna stämmer med verkligheten. Se avsnittet Tolka projektekonomin för mer detaljer.

Hur lägger jag till en egenkontroll på ett projekt?

Öppna projektet, gå till fliken EGENKONTROLLER och klicka Lägg till egenkontroll. Välj en kontrollmall, ge kontrollen ett namn och klicka Lägg till. Mallarna skapas i förväg under Register > Kontrollmallar.

Varför kan personalen inte registrera tid på projektet?

Troligen finns en egenkontroll som är markerad som Obligatorisk för tidrapportering och fortfarande är pågående. I personalappen visas då en orange ruta med en genväg till kontrollen, och SPARA är inaktiverad. Så snart egenkontrollen är markerad som klar släpper spärren.

Kan jag ändra en signerad egenkontroll?

Nej, en signerad egenkontroll är låst. En användare med behörigheten Chef eller Administratör kan klicka Häv signering för att ta tillbaka den till status Klar -- därefter går den att justera och signera på nytt.

Senast uppdaterad: 8 september 2026